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从终极价值看意见的特点、行文时机及写作要领

2022-02-15 投稿人 : 佚名 围观 : 0 评论
从终极价值看意见的特点、行文时机及写作要领

  一个文种的自身特点是其在写作过程中必须观照的问题,而一个文种的特点,又与这一文种的终极价值密不可分。张松祥认为,公文的功能或价值有工具价值和终极价值之分,所谓的工具价值就体现为我们这里所说的适用范围,亦即公文的直接价值,那么,终极价值又是什么呢?他认为终极价值是一个文种设立的目的和辅政功能的集中体现。也就是说,每一个公文文种除了体现为适用范围的使用价值,还会有其终极价值,亦即一个文种每次行文时的最终发文目的。“文种终极价值是文种价值的极限,是一个文种之所以设立与存在的根本原因所在,是一个文种写作目的与辅政功能的集中体现。”例如报告,其使用价值即向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问;而在这一工具性价值的背后,报告还有更深远的意义和价值,即汇报工作、反映情况,最终是为了下情上达,使上级了解基层工作的客观情况;而了解基层工作的客观情况又是为了在下一步工作中做出正确决策。因此,为下一步工作做出正确决策提供参考就是报告这一文种行文的终极目的。

  意见作为一种具有多向性特点的公文文种,有非常明确的适用范围,即要对重要问题提出见解和处理方法,无论是上行意见、平行意见还是下行意见。这一适用范围,就是意见的使用价值或工具价值。那么,在意见的使用价值背后,意见的终极价值是什么呢?如前所述,意见要提出见解和处理办法,那么,当我们向受文对象提出见解和处理办法时,我们最终的目的又是什么?是使受文者首先要重视我们提出的问题,能够正视问题的存在和解决的必要;其次是认同我们的观点,和我们达成一致的认识,在思想上达成共识;最后是在这个基础上,参照我们提出的处理办法形成问题解决方案,最终将这个重点问题及时解决。由此可见,解决问题是意见的终极目的。“意见的工具价值是对重要问题提出见解和处理办法,终极价值却是解决某项重大问题,推动相关工作。”面

  “正确认识并深入体味文种的终极价值对于我们把握文种运用时机、理解文种的文体特点、掌握文种写作方法进而进行高质量的写作实践有着积极而重要的影响。”认识到意见的终极价值是解决重要问题、推动相关工作,那么我们对意见的文体特点、行文时机以及写作要领应有更深刻的认识。

  一、意见的特点

  搞清意见的终极价值,对意见这一文种的特点也会有更加清晰的认识。

  首先,作为公文的一种,意见具有权威性和约束力,但因为意见以解决问题为旨归,不是某项工作的具体实施、具体开展,所以它的约束力不强,即使是下行的指导性意见,也仅仅是对解决重要问题进行工作指导,并不具有明确的强制约束力,这主要体现在两个方面。一是约束对象不明确。意见只是针对某一问题提出解决办法,虽然相比于对问题的认识和见解,解决办法要具体得多,实际得多,已从形而上落实到形而下,但解决办法毕竟和问题的解决行动不同,与解决方案相比,距离解决行动要远不少。所以,意见在行文过程中通常只是对某一个系统、某一个领域具有一定的指导性、协商性或建议性,并不具有明确的对象指向性,并非明确地指向哪些单位或个人,体现在行文时没有主送单位或者有但主送单位只是泛称。二是没有强制执行性。在党政机关十五种公文中,有些文种是具有强制执行性的,如通知、决定、命令等指挥性公文。具体来说,例如一则会议通知,其内容对时间、地点及参会人员做出要求,这些对受文单位具有强制性,受文单位相关人员必须在规定时间、地点参加会议,相比之下,意见则不具有这样的强制性。比如前面谈到的调整和完善计划生育政策,虽然它是上级部门下发的一个工作指导意见,但这个意见本身并不具有强制执行性,下级部门并不能对照意见直接去开展调整和完善工作,还要制定更详细的,适合本地区、本系统的,更具有操作性的文件如方案等,之后才可采取行动。而对于协商性意见或建议性意见,其强制执行性根本就无从谈起。

  其次,意见的终极价值是解决问题,尽管是解决重要问题,但在管理工作中,需要解决的重要问题也有很多,所以这个文种的适用范围非常广。首先,从使用机关的级别来看,从高到低,几乎没有级别限制。我们知道,像命令等指挥性公文,一般只在高级别机关使用,决定是中、高级机关使用,这些文种是有使用机关级别限制的。而意见则不同,上至中共中央、国务院,下至乡镇级政府机关均可使用,只要是有关重要问题的解决办法,都可以使用意见文种向相关单位提出,使用范围很广。再从使用单位类型来看,党政机关、企事业单位均可使用意见这一文种来表达本单位对某个重要问题的认识和解决建议,并不像有些文种只限于党政机关使用,如决议、公报等。再从行文方向上看,意见因为没有行文方向的限制,为了解决问题,可以向上、下、平行任一方向行文,它的适用范围之广由此可见一斑。

  最后,还有一点需要补充的是,意见行文方式自由灵活。意见适用范围广,其在行文中要遵从的行文规则相对来说也较竞泛。机关公文在行文方式上,越级行文是一大忌讳,像请示、报告等公文,是严格要求不可以越级行文的,正常情况下都要逐级行文,极特殊的情况才允许越级。但由于意见的行文方向不受限制,所以其行文方式也较自由灵活,只要有利于解决问题,可以逐级行文,也可以多级行文,甚至可以认为其不存在越级行文等不合规则的行文方式。而这也是和意见的终极价值———解决问题分不开的,因为要解决重要问题,解决问题的主体并不一定和行文主体是同一个系统之内的两家单位,不在同一个系统,也就无所谓上下级,相互之间没有行政关系,因此那些用于约束上下级之间行文的规则也就毫无意义,行文方式当然也就更加自由灵活。

  二、意见的行文时机

  意见的终极价值是解决问题,而解决问题的前提是要有重要问题存在。那么,是不是只要我们觉得有问题存在就可以以意见行文呢?当然不是。如果目前工作中并没有所谓重要问题要解决,却以意见行文,不论是指导性意见,还是协商性意见或建议性意见,从小的方面说是无病呻吟或忙中添乱,从大的方面说是扰乱正常的工作秩序。因为意见要解决的并非所有问题,意见要解决的是工作中的重要问题,“重要”两字不可忽略。那么,什么是重要,什么是不重要,怎样准确地区分二者呢?要做到这一点,就要凭借充足的工作经验,凭借足够的审时度势的管理才能。重要与否,除了与客观事物本身的属性有关,还与众多的外部因素相关联。同样一项工作,在这一个历史时期是不重要的,发展到另一个历史时期就可能是重要的;在一个系统中是不重要的,在另一个系统中就有可能是重要的。而我们在判断其是否重要时,既要站在整体的、全局的角度,站在历史的长河中来判断,更重要的是站在本系统、本部门的角度,站在当时当下的角度去判断,去分析,因为毕竟我们才是行文的主体,作为一个单位或部门,在我们的职权范围或业务范围内的工作,我们完全可以对工作重要与否做出判断。试想,如果我们每一单位或部门都在重要与否这个问题上犹豫不决,问题就很难得到解决,工作也很难推进。

  那么,是不是有了重要问题意见就有了行文时机呢?当然不是,因为意见是需要对重要问题提出见解和处理办法的。也就是说,发现重要问题存在,还要有对重要问题的认识和思考,形成中肯的意见,拿出可行的解决办法,对所提出的办法有一定的自信,这个时候行文的时机才成熟。而这一过程说来容易,做起来却需要大量的时间和精力。首先,一个重要问题摆在那里,要提出自己对这一问题的见解,需要有一定的理论知识,要站在理论的制高点来看待这个问题。例如我们要对有关生育政策调整完善这一问题提出见解,就需要有关于人口问题的科学理论,例如马尔萨斯人口理论、人口经济学理论,包括人口社会学理论、人口统计理论、财富流理论、人口转变理论、人口与发展理论等,从理论的高度认识到人口问题是社会可持续发展的大问题,是影响经济社会发展的重要因素。除了站在理论的高度,还要有现实的和历史的眼界。例如还是上面的有关生育政策调整完善的问题,要对中国社会的人口政策实施的历史及现实有全面的认识。计划生育作为基本国策取得了巨大成就,人口过快增长得到有效控制,解决人口对资源环境的压力,促进了经济持续发展和社会进步,改善了妇女儿童发展状况,为全面建成小康社会奠定了坚实基础。这是历史的情况。现实情况是劳动年龄人口总量开始减少,人口老龄化速度加快,家庭的生育、养老等基本功能有所弱化,我国进入低生育水平国家行列。只有形成对一个问题理论、历史、现状等全方面的认识,才能在此基础上提出令人信服的见解。

  可以提出深刻的见解,还要能提出解决问题的办法。认识问题的最终目的是解决问题,解决问题需要科学地谋划解决措施。所谓科学地谋划,包括依据科学理论、工作经验进行谋划。解决问题同样离不开科学理论,如前面所谈到的调整完善生育政策的问题,在谋划解决问题的办法即如何调整、如何完善时,仍然要以前面所谈到的人口理论为依据提出可行性措施,并且能对这些可行性措施实行后的结果做出前瞻性的判断。除此之外,长期积累的工作经验、纷繁复杂的社会现实也很重要,前者可以为方法措施的谋划提供结果的预判,后者可以成为方法措施谋划的现实依据,避免纸上谈兵。例如调整人口政策,当然不能完全取消计划生育政策,但采取什么措施可以使人口增长做到既保证一定数量的增长又不至于增长过快,在谋划这一措施时就要依据人口增长理论,还要依据人口发展管理的工作经验,包括目前的人口现实即人口基数,只有综合上述三个方面的依据,才能科学地做出方法措施的谋划。

  当对一个重要问题有了明确而深刻的见解,有了行之有效的解决措施后,意见的行文时机就到来了。

  三、意见的写作要领

  意见以解决问题为目的,所以在写法上要紧紧围绕问题解决这一目标进行。

  首先,从内容上看,要突出办法和措施,以处理办法为全文的落脚点,写好这部分内容。但处理办法不可以是空穴来风,也不可以是空中楼阁,要有依据,有一定的前提,这个依据和前提就是对问题的见解和认识,需要对见解和认识进行阐述;此外,就是处理办法,要让别人接受和采纳,也需要进行说理,只有说服力强才有可能让人接受。说理性是意见写作的一个特点,只有言之有理,才能使他人接受自己的观点和建议,也才能最终实现意见解决问题的终极价值。意见在行文过程中是离不开阐述道理的,而公文的其他文种,大多不需要阐释道理,只需说明情况即可。例如请示,虽然是以获得上级批准为最终目的,在向上级行文时需要理由充分,但即使这样,也不需要过多地对理由进行论证,论证如何与能否得到上级批准并没有直接关系,并不是论证得越充分上级越有可能批准,因为上级能否批准还要按照相关的政策、法规,所以行文请示时只需将相关情况说明即可,无需论证。再如与意见十分接近的一个文种———商洽函,行文中也只是说明情况而已,无需对本单位提出的商治事项进行阐述或论证。

  由此可见,意见与其他文种的一个很重要的区别是其阐释性,对自己主张的阐述说明是意见正文很重要的一个内容,不论是提出见解还是处理办法,意见在行文过程中都要进行充分的阐述和论证,说理性是意见写作的一个重要特点。

  其次,意见有很明显的说理性特点,这就带来了意见行文的第二个特点———逻辑性强,这一点与意见的终极价值关系更为密切。从大的层面上说,从重要问题的提出到认识、见解的阐释再到处理办法的说明,这是有着严密的逻辑关系的,其先后顺序是不容颠倒的,大致是遵从了提出问题、分析问题、解决问题的逻辑顺序,三个部分有着十分紧密的内在逻辑关系。从第二个层面上说,在提出见解部分,所谓的见解与见解提出的理论依据、事实依据之间也要有严密的逻辑关系,否则见解就无以立足,不攻自破。在处理办法部分,虽然以说明处理办法为主,但为什么要采用这样的处理办法通常也不可以省略,而且对每一条处理办法都要进行这样的阐述,对“为什么”的阐述要充分,要能够让人信服,只有这样,在这个基础上提出的处理办法才能够被人接受,接下来才会解决问题。

  上述意见说理性和结构上的内在逻辑关系,使意见在外部结构形式上显示出比其他公文文种更复杂的一种形式。为了说理更加充分,内容得到自由展开,它常常将制定意见的目的和依据(见解)、适用范围、实施主体、主要措施以及实施时间(后四项是处理办法)等分项来写,从外观上来看,是一种分条列项的形式。但我们一定要知道,这种与规章制度外观形式十分接近的结构方式,实则其遵守的却是是什么、为什么、怎么办的逻辑关系,并非条文式结构平面化的并列关系,之所以采用这种形式,只是为了扩展正文的张力和容量。

  意见说理性和结构上的这种内在逻辑关系还使其语言带有更多的政论语体的特点。公文中其他文种的主要表达方式为说明和叙述,但因为意见要说理,所以在意见写作中议论的表达方式使用比较普遍,常常是以议论、说明为主,带有政论语体逻辑性强的特点。

  请看下面一则写作案例。

  某市要在全市范围实施人文交通、科技交通、绿色交通行动,市人民政府发布实施意见。人文交通、科技交通、绿色交通行动实施的依据是贯彻落实科学发展观,《×x交通发展纲要(2004年一2020年)》提出的中长期交通发展战略,行动的目的是进一步明确2009年至2015年交通发展目标和重点。

  要建设“人文交通”,突出“以人为本”。要建设“科技交通”,突出“技术创新”。要建设“绿色交通”,突出“节能减排”。

  行动措施包括:1.着力推进“公交城市”建设。2.着力推进路网承载能力提高。3.着力推进交通信息化建设。4.着力推进交通技术创新与产业化发展。5.着力推进交通精细化管理。6.着力推进交通文明建设。

  根据上述要求写成意见如下:

  xx市人民政府

  关于实施人文交通科技交通绿色交通行动的意见

  实施人文交通、科技交通、绿色交通行动是贯彻落实科学发展观,落实《x×交通发展纲要(2004年一2020年)》提出的中长期交通发展战略的关键措施,行动的目的是进一步明确2009年至2015年交通发展目标和重点。为了保障行动的实施,现提出如下实施意见。

  一、基本理念

  交通发展要以为市民提供安全、便捷、公平、和谐的交通服务为根本出发点,要与经济社会发展相适应,与历史文化风貌相协调,要建设“人文交通”,突出“以人为本”。交通发展还要加快构建交通科技创新体系,加大技术研发和成果转化应用力度,推进信息化、智能化、产业化建设,全面提升交通系统科技水平。交通发展要建设“科技交通”,突出“技术创新”。要引导交通参与者转变出行方式和消费观念,不断提高绿色出行比重。例如鼓励生产和使用低能耗低排放汽车,建设与人口资源环境承载能力相适应的资源节约型、环境友好型综合交通运输系统。要建设“绿色交通”,突出“节能减排”。

  行动措施包括:1.着力推进“公交城市”建设。2.着力推进路网承载能力提高。3.着力推进交通信息化建设。4.着力推进交通技术创新与产业化发展。5.着力推进交通精细化管理。6.着力推进交通文明建设。

  根据上述要求写成意见如下:

  x×市人民政府

  关于实施人文交通科技交通绿色交通行动的意见

  实施人文交通、科技交通、绿色交通行动是贯彻落实科学发展观,落实《xx交通发展纲要(2004年一2020年)》提出的中长期交通发展战略的关键措施,行动的目的是进一步明确2009年至2015年交通发展目标和重点。为了保障行动的实施,现提出如下实施意见。

  一、基本理念

  交通发展要以为市民提供安全、便捷、公平、和谐的交通服务为根本出发点,要与经济社会发展相适应,与历史文化风貌相协调,要建设“人文交通”,突出“以人为本”。交通发展还要加快构建交通科技创新体系,加大技术研发和成果转化应用力度,推进信息化、智能化、产业化建设,全面提升交通系统科技水平。交通发展要建设“科技交通”,突出“技术创新”。要引导交通参与者转变出行方式和消费观念,不断提高绿色出行比重。例如鼓励生产和使用低能耗低排放汽车,建设与人口资源环境承载能力相适应的资源节约型、环境友好型综合交通运输系统。要建设“绿色交通”,突出“节能减排”。

  二、保障措施

  1.着力推进“公交城市”建设。全方位优先发展公共交通政策措施,推进以轨道交通为骨干、地面公交为主体、步行和自行车等多种交通方式协调运转的绿色出行系统建设,实现交通与城市和谐发展。

  2.着力推进路网承载能力提高。以改造道路微循环系统为重点,建成功能完善的综合交通设施网络,使道路交通设施总体承载能力与服务水平明显提升。

  3.着力推进交通信息化建设。整合信息资源,加快新一代智能交通系统建设,提高管理、运输服务水平和运行效率。

  4.着力推进交通技术创新与产业化发展。建设一批交通重点科研基地,加快科研成果在交通领域的产业化,打造一批自主创新的关联品牌产业。

  5.着力推进交通精细化管理。寓管理于服务之中,在管理中体现服务,注重管理的人性化、标准化、规范化、信息化、精细化和智能化,提高交通系统安全、有序、顺畅运行的水平。

  6.着力推进交通文明建设。加大宣传教育力度,增强交通参与者现代交通意识,营造“改善交通我参与,交通顺畅我快乐”的社会氛围,完善文明出行、文明服务、文明管理长效机制。

  以上意见请参照执行

  xx市人民政府

  xxxx年月x×日

  这份下行意见的说理主要体现在基本理念这一部分,分别对人文交通、科技交通、绿色交通及其重要意义进行了论述,使用了举例论证的方法。但这份意见在保障措施部分,对每一点并未展开论述,这是应该改进之处。

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