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浅谈如何提高纪要写作质量

2022-03-23 投稿人 : 佚名 围观 : 0 评论
浅谈如何提高纪要写作质量

  纪要是《党政机关公文处理工作条例》中明确的主要文种之一,是文秘部门“办文、办会、办事”的重要载体和特定呈现形式。纪要的特殊性与其所承载的功能,要求我们在撰写纪要时不仅要符合公文写作的基本要求,还要以目标与问题为导向,高标准高水平地呈现会议的议定事项,传递需要交待的与会议决策相关的诸多信息。

  纪要的撰写从格式到内容都没有过多要求,但发挥空间很大的同时,也会在“不拘一格”中出现良莠不齐的现象,需要认真审视。纪要的撰写是一个多感观协同、全过程调动的过程。相关人员只有在参加会议的前、中、后期多思、多看、多听、多记,以精益求精的态度投入其中,才能撰写出高质量的纪要。

  一、心怀全局,精确把握功能定位

  纪要是法定文种,具有正式公文的属性。纪要“适用于记载会议主要情况和议定事项”,这是其总体功能,同时也说明纪要是产生于会议的特殊会议文件。

  有学者认为,会议文件制度是革命时期中国共产党为适应情势需要而创制的。该制度延续至今,作用不可小觑。会议文件作用重大,由会议直接产生的纪要自然需要真实、全面、客观、准确地反映会议情况,以利会议决策事项的有效记载。

  纪要的功能取决于会议或议题的主要类型,针对不同的会议或议题,纪要体现的功能定位也不同。除了常规的按照参加人员或是会议层级为标准划分外,会议或者议题大体可分为三种:一是传达部署型,即以落实上级文件或会议精神为主;二是决定通报型,即以履行程序或是与会人员按照有关规定表态并要求贯彻执行为主;三是议事决策型,即以讨论研究相关事项并做出决策为主。

  在参加会议之前,负有纪要撰写任务的人员需要认真研读会议相关材料,以全局视野审视会议内容,精确把握会议纪要所承载的功能定位。针对不同类型的会议或议题,纪要的功能略有不同,主要有以下三种类型。

  传达部署型:此类纪要的功能主要是表态站位,应重点传达会议的主要内容,会议对所传达事项的重视与理解,本级机关的态度和对此项工作的要求部署。

  决定通报型:此类纪要的功能主要是呈现结果,重点载明履行何种程序、决定了什么事项;或者是依据怎样的法律法规、党纪党规,对相关人员作出怎样的奖惩;或者是某项工作办结之后需要有关人员知晓等。

  议事决策型:此类纪要的功能定位要根据具体会议情况进行确定。如需要扩大知悉面,则需要在纪要中全面阐述有关事项的决策过程、决策依据和决策事项,以便相关人员充分理解、统一思想。如果讨论决定给予个别人员纪律处分的事项,则只需简要载明议定事项即可。

  对纪要撰写人员来说,会前的功课必须做足。在熟悉会议议题的基础上,深刻理解议题的类型,把握好议题的功能定位,是决定纪要撰写质量优劣的关键。

  二、耳聪目明,精准抓住关键信息

  在会议召开过程中,纪要撰写人员要做到耳聪目明,能够在不同环境和语境中抓住最关键的信息,以保证纪要撰写的准确性。

  一是汇报人的汇报信息。汇报人大多会就议题作全方位汇报,关于议题的背景、目的、提请审议事项的建议等往往会在会议材料之外进行充分表达。撰写人员要认真做好概要记录,深刻理解汇报人所表达的主要观点与思路。

  二是与会人员的表态信息。参加会议的人员在表态过程中,无论同意与否,基本上都会说明理由。特别是关于不同意见的表态,要特别注意其理由表达。掌握这些内容能为纪要撰写提供更多的有效信息。

  三是主持人的总结信息。会议主持人对会议的决策事项一般会进行总结,主持人的总结是撰写纪要的重要信息来源和依据。不同的主持人在总结时表达方式不尽相同,这时更需要撰写人员听得清、看得到、记得准,把主持人关于议题的意见综合,精准地在纪要中体现出来。

  三、胸有丘壑,精致展现会议决策事项

  撰写者在完成会议前后的准备与信息收集后,最重要的工作就是集中精力将所掌握的信息整理撰写成符合要求的纪要。要把会议议定事项精致地展现出来,必须做到以下三点。

  一是体现会议最终决策。纪要的主要功用是记载会议议定事项。在实际工作中我们会发现,由于会议主持人的风格、特点各不相同,撰写纪要时更需要精准把握最终决策。要做到这一点,需要做好两方面工作。首先要记好记全会议主持人的总结。这是把握会议决策的重要依据。其次是撰写过程中要认真核实决策事项,必要时请相关职能部门审核把关,确认决策结果,确认无疏漏后请相关领导签发。

  二是深入理解决策意图。办公室工作在很多情况下要讲究“身在兵位,胸为帅谋”。撰写纪要更是如此,撰写者要有关起门来我就是主要领导、就是会议主持人的勇气和胸怀。一方面不夸张、不曲解。要真实体现纪要功能与目标,全面客观地对议题进行阐述。另一方面敢深挖、敢修改。要敢于根据主持人的总结作概要性的阐述,还要在深刻理解决策事项背景的前提下,敢于对主持人希望传递出的决策信息进行分析,对主持人未能全面阐述之处进行提炼,更好地实现纪要的功能。

  三是符合受文对象习惯。不同的纪要,受文对象也不同。由于机关单位的性质不同,有的纪要需要向社会公开,以达成社会共识为目标;有的需要向内部公开,以取得内部理解为目标;有的不能公开,以记载会议议定事项为目的。相对而言,对内部公开的纪要所占比重较大。撰写纪要的目的就在于让受文单位共同遵循,对议定事项认真贯彻落实。如果不符合受文对象习惯,一味只讲宏观性的套话、空话,势必使决策缺乏可行性,达不到纪要写作的目的。内外有别、情形各异,在不同的情况下,纪要的语言表达、内容侧重等都需要作相应调整。撰写者要不断提高撰写水平,力求表达具体、清晰,增强纪要中决策的可行性。同时,无论是面向社会还是内部的纪要,都要考虑好受文对象的习惯和认知水平,不可使行文晦涩难懂,应以受文对象能够快速、准确理解纪要内容为标准,精练的语言更符合受文对象阅读习惯。

  四、纪要写作举例与分析

  《党政机关公文处理工作条例》及与其配套的《党政机关公文格式》中并未对纪要的格式和写作提出具体的要求。在实际工作中逐渐形成了纪要的基本写法和规范体式,但也不是一成不变。总体而言,纪要主要包括标题、概况、正文三方面内容,在写作时要注意“从实际出发”,详略得当,各有侧重。

  (一)纪要标题。

  纪要的标题没有固定格式要求。一般采用三种形式:一是以发文机关标志作为标题。如“党委会议纪要”,既是发文机关标志,也可看成是纪要的标题。二是常规公文标题。即发文机关+事由+文种的组合方式,在发文机关标志之下撰写纪要标题。此类标题大多缺省发文机关名称,如“关于当前重点工作的专题会议纪要”等。三是阐明会议次数的标题。即以会议次数+文种的组合方式撰写标题。这三种标题在纪要写作中均比较常见,其使用要根据会议的具体情况而定。

  (二)会议概况。

  会议概况应概要性写明会议基本情况,必须简洁明了。但在实践中,很多纪要在会议概况部分详细叙述了会议名称、时间、地点、主持人、参加人(出席人、列席人)及研究事项等内容,对会议进行了新闻报道式概述。这种写法看似全面,但从纪要撰写角度讲,存在一些问题。

  一是重复较多。按照规范,纪要末尾处要注明会议参加人员名单,是领导班子成员的一般还要标注职务。如果在会议概况部分包含了这些内容,则前后重复。如有的纪要在会议概况中标明主持人,在出席人中又列主持人姓名。有的纪要在会议概况中记录了会议地点,以求更加全面记载会议情况。从纪要和会议记录的区别与联系看,纪要以记明会议议定事项为主,要强调时间、参加人员和议题等内容,至于会议地点,个人认为其在会议记录中载明即可。另外,有的纪要经常会出现“现纪要如下”“现将议定事项纪要如下”等表述,也显冗余。

  二是意义不大。纪要不同于总结,它要求针对具体事项阐述最终决策结果。因此,对受文机关来说,明确地阐述会议决策事项,比概要性的议题内容呈现更有价值。

  鉴于上述情况,会议概况部分的写作方法,应根据会议议题的情况灵活把握。如果只有一个议题,则可以在会议概况中将汇报人员及事项点明,在后续正文中阐述会议决策结果。可以简要叙述为“×年×月×日,××(标注职务+姓名)主持召开第×次××会议,听取××关于××事项的汇报。”如果是多个议题,则不需要在会议概况中重复叙述,直接在正文中按议题顺序阐明各个议题决策结果即可。此时,会议概况可简要叙述为“×年×月×日,××(标注职务+姓名)主持召开第×次××会议。”在正文每个议题的阐述中,首先写明“会议听取××关于××事项的汇报。”

  (三)正文叙述。

  正文部分在写作上一般采取三种形式:一是按照会议研究的议题顺序分条列项,逐个阐述会议研究的问题和决策结果;二是按会议研究的议题内容,将主体相应地分为几个部分;三是把会议所有涉及的议题和决策事项按一定标准进行分类,归纳成若干问题。这三种方式中,最常用的是第一种方式。总之,正文部分的叙述方式,主要取决于议题的多少。

  正文部分对于决策事项的阐述主要包括以下几方面。

  一是简要阐述决策事项的背景以及会议对该事项的认识与判断,对其重要性和实践意义的基本评价等,多以“会议认为”“会议指出”等引出。需要说明的是,一些比较复杂的决策事项,特别是需要在一定范围内公开并取得理解支持的,要通过纪要详细说明决策依据和决策的出发点,有时还要说明决策的过程。

  二是准确阐述决策意见。同意、通过或原则同意、原则通过等要根据决策结果准确使用。需列明相关事项的,还要根据需要逐一列明。

  三是详述会议要求事项。要根据会议主持人的总结或最终议定的结果,将会议要求相关部门或个人完成的工作在纪要中详细说明,这既是这些部门或个人承担工作的基本遵循,也是督查督办的重要依据。

  纪要的特殊功能决定了纪要写作必须注意把握关键问题,要求我们思在先、行在前,集中精力,在会议召开前后的不同阶段,全身心地投入进去,才能撰写出高质量的、更加务实有效的纪要。

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