写好总结要从结构设计入手

　　总结是对前一阶段工作或者学习进行回顾、检查和分析研究，从中找出经验和教训、获得规律性的认识，以便指导今后实践的一种事务文书。总结作为应用文写作实践中的常用文种，不但个人经常使用，而且机关企事业单位也经常用到。掌握好总结的写作方法，要从基本架构入手。

　　总结一般包括三个部分：标题、正文、结尾。标题，一般应包含单位名称、时间、文种三要素。比如“××市档案局2020年工作总结”，该标题简单明了。当然，如果标题过长，也可把单位名称删除，然后在文章结尾落款处标注单位名称，这样就可以避免标题过长。对于个人总结的写作，有教材编写者认为，可以在标题上标注总结者姓名，如“王晓明2020年工作总结”，这就有点不伦不类，不符合常规。依照笔者之意，应把标题中总结者的名字删除，然后在文尾处签署名字即可。

　　一篇好的总结，要做到正文内容清晰明白，段落分明，能让阅读者迅速把握要点，就需要在架构上花费力气。

　　写作一篇总结，先要处理好导语和具体内容的关系。一般来说，导语有虚写和实写两种写法。虚写，就是简单交代写作背景，从而导引出正文，如：“时光飞逝，转瞬一年，在上级领导的指导下，在同事们的帮助下，本人圆满完成工作任务，现将一年来的工作总结如下。”虚写需要在简单交代写作背景之后，迅速转入正文。另一种写法就是实写，也就是把过去一个时间段的工作进行简单概述，然后再徐徐引入正文。这样的导语可以是正文的纲要。比如：“本学期，本人承担了2021级涉外文秘专业的古代文学和2020级文秘专业的实用写作课程，以及2021级计算机专业的大学语文课程，现将教学情况总结如下。”这就是实写的导语。导语究竟是实写还是虚写，要看作者的写作喜好，也要看工作内容的多寡。总之，写作者要视实际情况决定。然而，有一种情况应该避免，那就是把两种写法杂糅，这是写作中的大忌。比如下面这篇个人总结的开头两段话：

　　任职一年多了，回顾一下工作、反思一下不足、思考一下打算，非常必要和及时。一年来，在上级组织和大家的共同支持帮助下，本人为有线电视网络的管理和发展做出了一点微薄的努力。

　　这一年，对于我们有线网络来说，是非同寻常的一年，网络体制的改革、网络资源的产业化运作、网络业务经营方式的转变等等，都给我们有线网络注入新的活力，给我们带来了广阔的发展空间和发展机遇。作为一名有线网络人员，有幸目睹并经历了有线网络的发展进程。在上级各部门的直接领导下，我扎实工作，依靠管理，不计个人名利，在网络整合、机制改革、强化管理、优良服务、队伍建设、思想工作等方面做了些创新和探索，促进了事业的发展。

　　就上述两个段落来说，第一段明显是虚写，但是语言比较啰唆，如“任职一年多了，回顾一下工作、反思一下不足、思考一下打算，非常必要和及时”。这句话其实是“总结”的内涵所在，同义反复，实无存在之必要。如果要采用虚写的手法，这段话可以修改为：“一年来，在上级组织的指导和同志们的帮助下，本人为有线电视网络的管理和发展做出了微薄贡献，现将工作总结如下。”但反观第二段，基本就是“实写”，把工作总结的内容概括了一下。也就是说，在同一个工作总结中，出现了两个导语，这实属不该。如何处理这两个段落呢?

　　依笔者之见，有两种办法。一种办法，就是把第一段作为导语，第二段的内容作为总结的纲要，把关键词组作为写作提纲，融入到具体内容写作中;另一种办法，删除第一段，把第二段精简之后，作为实写的导语。总的来说，导语要简明扼要，不能拖泥带水。

　　要写好总结的主体部分，必须先厘清主体内容的逻辑顺序。对于写作者来说，一定要学会归纳，也就是把分散的琐碎的信息进行分类之后归纳到同一个主题下，每个段落的第一句话成为本段落的关键句。关键句涵盖随后的各种事理、各种细节、各种数据;同时也提示阅读者本段落的主要内容。正文主体部分一般用数字标注次序：“一、二、三。”每段都有一个主题，段与段之间要有粘合关系。一般来说，要把重要的事情写在前面，按照重要性递减原则，形成一个倒金字塔结构。当然，也有一种写法，就是按照时间顺序一一写作，形成一种平行结构。选择什么顺序，要视作者所撰写的内容来确定。

　　总结结尾要干净利索，要言不烦。结尾一般是两种写法：一种写法就是评述一下工作中的不足，为未来的工作指出努力方向;另一种写法，就是将对不足之处的评述放到正文之中，末尾对未来的工作做一个展望，也就是提出下一步工作计划。

　　工作总结的写作是职场人应该掌握的基本技能。写作工作总结，收集数据、掌握信息固然重要，但要做到层次分明、逻辑严密，就必须学会归纳材料、把握主次，要在文章结构上用力，唯如此，总结才能全面准确地反映出工作中的业绩和不足，为将来的工作安排指明方向。