Word制作公文常见问题的解决方法

　　在用Word制作公文过程中, 经常会遇到诸如页码设置、行数和字数、分隔线以及页眉出现横线等比较棘手的问题, 下面将逐一介绍解决这些问题的操作方法。

　　一、设置页码

　　2012年6月国家质检总局办公厅、国家标准委办公室联合发布实施的《党政机关公文格式》 (以下简称《格式》) 中关于页码的规定主要有:

　　1.页码位于版心外。

　　2.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字, 编排在公文版心下边缘之下, 数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字, 双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的, 空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时, 页码应当连续编排。

　　3.信函格式的首页不显示页码。

　　这些规定让设置页码变得不易操作, 主要表现在页码的位置及空白页不显示页码两个方面。如何解决该问题, 有的文章介绍了如下方法:

　　单击“插入”、“文本框”、“横排”, 在单 (或双) 页页面的下页边画一个与版心同宽的文本框, 双击文本框的边框, 打开“设置文本框格式”对话框, 选择“颜色与线条”选项卡, 把文本框的线条颜色设置成“无线条颜色”, 单击“确定”;然后, 依次在文本框中插入特殊符号“—”、输入页码如“1” (或“2”) 、插入特殊符号“—”、输入两个空格。 (谭书旺:《用Word制作标准格式公文 (下) 》, 《秘书》, 2009年第6期, 第37页)

　　这种插入文本框的方法在解决文件页数较少的情况下可行, 但如遇到文件页数较多或者公文的附件与正文一起装订页码连续编排时, 则会显得较为繁琐, 因为此方法不仅增加了工作量, 而且易带来页码上的错误。比较而言, 下面介绍的方法则相对科学合理, 具体操作步骤如下:

　　第一步:解决页脚与版心的距离问题。因Word默认的页脚与A4纸型的最下边缘即“界边距”为0.6cm, 这样就造成了插入的页码与版心的下边缘距离过大, 如此就无法解决《格式》中规定的“一字线上距版心下边缘7 mm”之规定。为实现这个要求, 先单击Word窗口上面功能栏“文件”、打开“页面设置”, 在对话框中找到“版式”, 将“版式”中的“距边界”的“页眉”设置为3.7cm, “页脚”设置为2.9cm。

　　第二步:解决插入页码问题。如果使用Word中常规插入页码的方法, 则无法实现“页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字, 数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字, 双页码居左空一字”的要求。实现此规定, 需进行以下操作:

　　1.先单击Word窗口上面功能栏“文件”、打开“页面设置”, 在对话框中找到“版式”, “页眉和页脚”中选择“奇偶页不同” (因奇偶页的页码格式不同, 所以要分别进行设置) 。

　　2.单击Word窗口上面功能栏“插入”、打开“页码”对话框, 在“对齐方式”中选择“外侧”, 打开“格式”对话框中“数字格式”选择“1, 2, 3, …”。

　　3.将光标置于第一页编辑区, 单击Word窗口上面功能栏“视图”、打开“页眉和页脚”, 在“首页页脚”点击外侧“1”的页码, 出现文本框后, 将“1”的页码的字号改为4号半角宋体, 然后在“1”数字左右各放一条一字线 (左右—字线与页码应保留一个半角字符的间距) , 再将该页码文本框左移一个汉字, 保证右边空一个汉字的距离。

　　4.按照上述办法在第二页页面中设置偶数页页脚, 要注意此时的数字是“2”, 且操作时务必保证左边空一个汉字的距离。

　　第三步:解决首页不显示页码或空白页不显示页码问题。

　　《格式》规定的信函格式首页不显示页码, 其操作比较容易, 即:先单击Word窗口上面功能栏“文件”、打开“页面设置”, 在对话框中找到“版式”, “页眉和页脚”中选择“首页不同”;再单击Word窗口上面功能栏“插入”、打开“页码”对话框, 在对话框中将“首页显示页码”的勾去掉即可。

　　上述方法不能解决公文的空白页和版记页不编排页码的问题, 实现该要求, 则需进行如下操作:

　　1.先将光标置于空白页上一页的页末。

　　2.单击Word窗口上面功能栏“插入”、打开“分隔符”, 在“分隔符”对话框的“分节符类型”下面选择并单击“下一页”。

　　3.双击空白页的页码, 出现“页眉和页脚”的标记, 在“页眉和页脚”工具栏内找到并点击“链接到前一个”。

　　4.选中空白页或版记页页码序号, 删除该页码序号即可。

　　二、设置行数和字数

　　《格式》规定:“一般每面排22行, 每行排28个字, 并撑满版心。”“每面排22行, 每行排28个字”的前提应该是“如无特殊说明, 公文格式各要素一般用3号仿宋体字”, 因此该规定一般只针对于公文的正文。在2012版国家公文格式标准中, 一个字的宽度指一个汉字所占的横向距离, 具体是几号字所占横向距离, 取决于公文要素应当使用的字号, 所以, 如果遇到特殊说明的字体字号, 如发文机关标志、标题、版记中的各要素等, 则都无法对应此要求。

　　就公文正文而言, 即使按照《格式》要求, 选择A4型纸, 页边与版心尺寸设置符合要求 (即公文用纸上白边为37 mm±1 mm, 公文用纸左白边为28mm±1mm, 版心尺寸为156mm×225 mm) , 也并不能保证每面就是排22行, 每行就是排28个字, 并撑满版心。要实现此条规定, 还需进行如下操作:

　　先单击Word窗口上面功能栏“文件”、打开“页面设置”, 在对话框中找到“文档网络”, 点击“指定行与字符网格”, 再将“字符”的每行设置为43, “字符”的跨度设置为10.3磅, 将“行”的每页设置为22, 跨度设置为28.5磅。

　　三、去除页眉的横线

　　进行页眉和页脚操作时, 因“页眉”样式被定义成了“底端单实线段落边框”等格式, 所以, 自动应用“页眉”样式的页眉会出现一条横线, 影响了Word界面的直观效果, 两种方法可以去除页眉上的横线。

　　方法一:1.双击页眉区域出现页眉编辑虚线框, 全选页眉文字 (如无文字则选中并标黑回车键符号) 。

　　2.单击Word窗口上面功能栏“格式”菜单, 打开“边框与底纹”命令, 在“边框与底纹”对话框中将“边框”菜单下的“自定义”改为“无”, 在右边找到组合框“应用于”, 打开后选择“段落”, 点击“确定”命令按钮, 页眉中的横线即消失。

　　方法二:双击页眉区域, 出现页眉编辑虚线框, 单击Word窗口上面功能栏“编辑”菜单, 点击“编辑”, 选择“清除”, 单击“格式”选项, 页眉中的横线即消失。

　　Word制作公文还会遇到分隔线、项目符号等问题, 因篇幅所限不再赘述。需要说明的是, 本文是基于Word2003版本介绍的操作方法, 如使用Word其他版本, 亦可参考本文介绍的方法解决上述问题。