例谈会议纪要的写作

　　纪要是用于记载会议主要情况和议定事项时使用的一种公文, 是传达会议信息的主要媒介之一, 是指导工作和交流信息的重要工具, 是公务活动必不可少的一个文种。在实际工作中, 有些人常把会议纪要写成会议记录, 有的将其写成会议决议, 还有将其写成会议报道。其原因是没有把握纪要的文种内涵和写作特点, 偏离了行文的初衷。关于会议纪要的写作, 很多相关书籍和文章谈到过, 要么过于理论, 要么偏重实例, 为此, 笔者想用理例结合的方式, 来谈谈会议纪要的结构和写法, 以期与同行们交流。

　　要想写好会议纪要, 首先必须搞清其基本结构。

　　一、会议纪要的基本结构

　　会议纪要按照会议类型大致可分为两种:办公会议纪要和专题会议纪要。办公会议纪要是记述机关或企事业单位对重要工作或日常工作进行布置、研究、议决等事项时使用的一种会议纪要。专题会议纪要是记述为专门解决某一问题而召开的座谈会、研讨会的研究情况与成果时使用的一种会议纪要。

　　不同类型的会议纪要虽然在写法上有所区别, 但在结构上, 均可分为三个部分:概况、主体、结尾。

　　(一) 概况

　　简要介绍会议基本情况。根据需要介绍召开会议的根据、目的、时间、地点, 参加会议的人员, 会议的基本议程、主要活动和会议的结果。

　　例如《××市政府常务会议纪要》的概况部分如下:

　　20××年12月24日, 针对社区内104家企业关于解决就业问题的联合倡议, 为进一步解决本市就业问题, 促进创业带动就业相关政策落实, 市委副书记、市长韩×主持召开市政府常务会议, 市委常委、常务副市长杨×, 市委常委、副市长屠×, 副市长唐×、××等出席了会议。

　　这部分简要介绍了会议的时间、背景、目的、主要议题、主持人、与会人员、地点等要素, 开头比较简洁。需要说明的是, 涉及的要素应根据实际情况而定, 以简练为宜, 不是越多越好。

　　(二) 主体

　　这部分是纪要的中心部分, 反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。

　　例如《××市政府常务会议纪要》, 摘录其主体部分内容如下:

　　会议强调, 就业是我市当前和明年经济社会发展全局工作重点之一, 市区两级政府必须把就业作为明年民生工作的重中之重来抓, 细化措施、落实责任, 以创业带动就业, 帮助企业克服困难, 稳定就业岗位, 进一步完善就业援助体系, 加强政策储备, 真正做到帮企业、保就业、促稳定。

　　会议指出, 当前国际经济形势对企业的影响进一步加深, 部分企业生产经营遇到了暂时的困难, 就业压力越来越大。当前, 我市要按照中央的统一部署, 紧密结合自身实际, 全面推进以创业带动就业工作……

　　会议要求, 必须千方百计帮助企业克服暂时的困难, 使企业能够稳定现有就业岗位, 争取吸纳新增就业。要完善欠薪保障机制, 让外来务工人员拿到足额工资回家过年。要进一步完善就业援助体系……

　　这部分介绍的是会议的主要精神和议决的事项, 从结构上看, 把会议形成的共识、讨论的意见、相关要求等都归纳出来了, 既有总体概括, 又有具体要求, 内容明了。

　　(三) 结尾

　　有的对会议作出一些基本评价, 发出号召, 提出希望, 也有一些纪要不单独写结尾, 即在主体最后一个问题写完就结束全文。

　　例如《××市政府常务会议纪要》的结尾部分如下:

　　望有关部门认真贯彻执行会议精神, 为我市就业工作作贡献, 推动我市不断向前发展。

　　这部分是以提出希望作为结尾的。如果不要此结尾, 会议的主要情况已经反映出来了, 也达到了行文的目的。但是, 加上这句话, 文章显得有始有终。

　　二、会议纪要的主要写法

　　根据会议性质、规模、议题、议决结果等不同, 会议纪要主要有以下两种写法:

　　(一) 概括归纳法

　　对于一些小型会议, 而且讨论的问题比较集中, 意见比较统一时, 往往只要把会议的基本情况, 讨论研究的主要问题, 与会人员的认识、议定的有关事项, 用概括的方法进行整体归纳和说明。其优点是:内容精炼, 篇幅短小, 易于贯彻。概括归纳法多用于专题会议纪要的写作。

　　例如《全面部署抗震救灾工作会议纪要》一文:

　　2008年5月12日晚, 中共中央政治局常务委员会召开会议, 全面部署当前抗震救灾工作。中共中央总书记×××同志主持会议。会议听取了有关部门关于四川省阿坝藏族羌族自治州汶川县等地地震灾情的汇报, 并对救灾工作进行了快速动员部署。

　　会议强调, 灾情就是命令, 时间就是生命。灾区各级党委、政府和中央各有关部门一定要紧急行动起来, 把抗震救灾作为当前的首要任务, 不怕困难, 顽强奋战, 全力抢救伤员, 切实保障灾区人民群众生命安全, 尽最大努力把地震灾害造成的损失减少到最低程度。

　　会议要求, 要立即组织人民解放军、武警部队、民兵预备役和医疗卫生人员, 尽快赶赴灾区, 全力抢救受伤人员。要千方百计向灾区运送食品、饮用水、药品和帐篷、防寒衣被等救灾物资, 确保灾区群众有饭吃、有衣穿、有水喝、有住处。要迅速组织力量, 抓紧抢修受损的设施和设备, 尽快恢复灾区的通路、通电、通信和供水。要严密监测地震灾情, 采取有效措施, 防止次生灾害发生, 同时要科学组织救灾工作, 防止造成新的伤亡。要切实做好稳定人心的工作, 加强正面舆论引导, 对那些散布谣言、干扰破坏抗震救灾的行为, 要坚决依法处理, 确保社会大局稳定。

　　中央号召, 灾区各级党组织和全体共产党员一定要坚持人民利益高于一切, 奋不顾身地投入到抗震救灾第一线, 急人民群众之所急, 解人民群众之所难, 把党和政府的关怀送到每一个受灾群众中去。全国各地区各部门一定要大力发扬“一方有难、八方支援”的精神, 万众一心、众志成城, 迎难而上、百折不挠, 共同夺取抗震救灾斗争的胜利。

　　不难看出, 该例是用概括归纳法来撰写的。概况部分介绍了会议的时间、地点、主办单位、主持人、议题及主要议程, 会议情况比较清楚。主体部分是围绕抗震救灾这个唯一的议题, 对灾情的认识、救灾工作的部署所进行的概括, 由于议题单一, 所以概括起来也比较简洁流畅。结尾部分是用号召的形式来结束全文的, 既有利于会议精神的落实, 又使文章结构更加完整。

　　(二) 分项叙述法

　　对于召开的大中型会议或议题较多的会议, 可能由于讨论的议题多、事项性质差异大, 议题之间没有共性或关联性, 不便于概括归纳, 此时宜采取分项叙述的方法, 即根据会议的主要议题分条列项进行叙述。其优点是:条目清晰, 便于表述, 易于领会。分项叙述法多用于办公会议纪要的写作。

　　例如《××市人民政府常务会议纪要》一文, 摘取部分内容如下:

　　20××年1月4日下午, ××市长主持召开市政府第61次常务会议, 研究了关于加快民营经济转型升级的若干意见、××城区黑臭河道综合整治工作、关于××市20××年国民经济和社会发展计划执行情况与20××年国民经济和社会发展计划草案的报告 (讨论稿) 、关于××市20××年财政预算执行情况和20××本级财政总预算草案的报告 (讨论稿) 、××市中长期人才发展规划纲要等事项。

　　会议议定以下意见:

　　一、审议《关于加快民营经济转型升级的若干意见》

　　原则同意市经信委关于加快民营经济转型升级的若干意见的汇报, 由市经信委根据本次常务会议的意见进行修改完善后, 报市政府颁布实施。

　　二、听取××城区黑臭河道综合整治工作的汇报

　　(一) 原则同意市水利局关于××城区黑臭河道综合整治工作的汇报。

　　(二) 会议强调, 关于城区黑臭河道综合整治工作, 每年都要坚持不懈地安排一批治水项目, 确保城区河道水质近期要有明显改观、三年根本性好转。

　　在加强对城郊结合部水环境治理的同时, 老城区的河道治理也要进一步加强。各区要深入研究如何在保持原貌的基础上解决水质问题, 严格管理, 加强排查, 早见成效。

　　三、审议《关于××市20××年国民经济和社会发展计划执行情况与20××年国民经济和社会发展计划草案的报告 (讨论稿) 》《关于××市20××年财政预算执行情况和20××年本级财政总预算草案的报告 (讨论稿) 》

　　原则同意市发改委关于××市20××年国民经济和社会发展计划执行情况与20××年国民经济和社会发展计划草案的报告 (讨论稿) 、市财政局关于××市20××年财政预算执行情况和20××年本级财政总预算草案的报告 (讨论稿) 的汇报, 由市发改委、财政局根据本次常务会议的意见进行修改完善后, 提请市委常委会审议。

　　四、审议《××市中长期人才发展规划纲要》

　　(一) 原则同意市人社局关于××市中长期人才发展规划纲要的汇报, 由市人社局根据本次常务会议的意见修改完善后, 提请市委常委会审议。

　　(二) 会议认为, 未来十年是××转型升级、创新发展的关键时期, 也是××人才事业发展的战略机遇期。

　　要积极培养和造就能够引领我市经济又好又快发展的高质量人才队伍, 人才总量年均增长争取超过10%, 让人才的数量和质量与××经济社会发展相适应、与××在全国的地位相匹配, 把××打造成为创新创业人才的首选之地。

　　该会议纪要中涉及的议题有5项之多 (包含审议2个讨论稿) , 而且事项之间没有关联性, 并且不同的事项可能采用不同的程序和方式进行办理, 不便于归纳, 所以采用分项叙述的方法, 每个议题的议决结果非常清楚, 要求也较具体。

　　虽然搞清了会议纪要的结构和写法, 这还不够, 还应熟练掌握该文种常用词语和习惯句式的运用, 这是会议纪要写作与其他文种写作明显不同的特点之一。

　　三、会议纪要常用的词句

　　要写好会议纪要, 掌握这个文种常用的一些词语和句式是非常必要的, 这样写起来才会自然顺畅, 而且语言也很得体。下面对会议纪要写作常用的词句进行大体上的归类:

　　表达会议内容的词句:“会议按照……程序召开”“会议听取了…… (报告/意见) ”“会议讨论 (审议) ……事项 (报告) ”“会议指出/指示……”“××同志指出……”“会议分析了…… (形势) ”“会议通报了……情况”“会议传达了……精神”“会议总结了……”“会议强调……”“会议就其它问题进行了讨论 (研究) ”, 等等。

　　表达议决事项的词句:“会议 (一致) 认为……”“会议提议……”“会议明确了……”“会议原则同意/原则批准……”“会议 (充分) 肯定了……”“会议审议通过……”“会议决定……”“会议要求……”“会议双方就……达成一致”“根据……特作如下决定……”, 等等。

　　表达事项活动的词句:“会议号召 (倡议) ……”“会议要求……”“会议安排 (组织) ……”“会议对……进行了部署”“会议决定……”“会议要求贯彻落实……”, 等等。

　　四、拟写会议纪要应注意的问题

　　一要把握内容的纪实性。会议纪要的一个重要属性就是纪实性, 要求如实地反映会议内容, 不能搞人为的拔高、深化、随意发挥、添枝加叶, 更不能根据个人主观意愿变更会议议定的事项、达成的共识和形成的决定。否则, 就会失去客观真实性, 违反纪实的要求。

　　二要把握表达的精要性。会议纪要应在“要”上下功夫, 不是把会议所有内容都原原本本地记录下来, 而是把会议的各种材料和观点, 经过分析、研究、整理、概括, 有选择、有重点、有一定逻辑关系地撰写出来, 重点应放在介绍会议成果上, 而不是叙述会议的过程上, 切忌写成会议记录、写成流水账。

　　三要把握称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意向, 常以“会议”作为表述主体, “会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

　　四要把握工作的指导性。会议纪要对工作有一定的指导作用, 要求传达会议情况、主要精神, 要求与会单位以此为依据开展工作。因此, 写作时必须始终抓住指导性、实用性这个特点。