浅谈证明信的写作要求

　　证明信, 又称证明。它一般由被证明人所在单位或团体出具, 用来证明被证明人的身份或证明被证明人某方面的具体情况。在日常生活和工作中, 应用广泛。比如, 支取住房公积金时, 需要所在地房管局出具房产情况证明;向上级政府及相关部门申请困难补助时, 需要被证明人所在单位或村开具贫困证明;还有社区或单位出具的子女就近上学证明、健在证明等等。

　　证明信, 一般有打印和手写两种形式, 它可以作为资料封存, 有着法律效应。但从证明信的写作实践来看, 常常出现一些不规范的问题。现将证明信写作应该注意的问题及写作要求整理如下, 供大家参考。

　　一、结构要完整规范

　　证明信是书信的一种具体形式, 一封完整的证明信一般包括标题、称谓、正文、结尾、落款等五部分。

　　1. 标题。

　　一般用“证明”二字, 有时用“××证明”, 如贫困证明、房产情况证明等等。它的格式:第一行, 居中;字体要比正文稍大, 一般用二号字, 宋体。

　　2. 称谓。

　　也叫称呼, 一般指被证明人要去的对方单位名称。它的格式:另起一行、顶格, 之后加冒号。字体与正文一致。

　　3. 正文。

　　被证明的真实信息。根据不同的证明内容因文而异。

　　4. 结尾。

　　一般写“特此证明”。它的格式:写在正文下一行, 空两格, 后面不加标点。

　　5. 落款。

　　包括出具证明的单位或个人署名、日期, 按顺序分两行排列于正文右下方。出具方是单位的, 加盖单位公章;是个人的, 加盖个人手章。

　　常见问题:

　　1.无标题或字体偏小。

　　2.无称谓或名称不符, 未顶格书写。

　　3.正文表达不准确、不简洁、不清楚或信息不全;格式上, 接着称谓后的冒号书写, 或虽然另起一行, 但没空两格。

　　4.结束语前没有空两格 (顶格) ;或后面加标点句号或叹号;或画蛇添足。比如, 在“特此证明”下一行填写祝颂语一类的话;或无结束语“特此证明”四个字。

　　5.无出具证明单位署名或日期, 或单位名称与公章不符, 或时间不具体, 或单位署名和日期上下行位置颠倒, 或单位署名和日期上下行位置未靠右空两格并垂直居中对齐。

　　二、内容要真实准确

　　证明信的内容必须真实准确, 切不可弄虚作假。比如, 出具方在给被证明人填写信息时, 一定要让被证明人提供相关有效证件, 如身份证或户口本等等, 且所填写信息要与被证明人提供的身份证或户口本等有效证件上的信息一致。填写完毕后, 出具人一定要仔细检查核对姓名、性别、民族、出生年月日、学历、住址、身份证号码等信息, 不可轻率;有时偶尔还可能会出现“灯下黑”的现象, 出具人发现不了自己的问题, 可以采取请被证明人核准相关信息的做法, 提示被证明人核对自己的信息有没有问题, 以确保准确无误。否则, 证明就起不到证明应有的效力, 有时还会给自己的工作带来负面影响, 以致降低出具人或相关职能部门在群众中的威信, 甚至给被证明人带来不必要的麻烦。

　　证明信的内容要简洁明了, 被证明人需要证明什么, 出具方就如实证明什么, 或者说需要哪些信息, 就填写哪些信息, 与该证明内容无关的信息一概不涉及, 这也体现着出具方的专业素质。例如, 房管局在给某人出具“无房产”的“房产情况证明”时, 只需证明此人无房产登记即可, 诸如被证明人工作性质、收入情况、职务等等都不要涉及。

　　总之, 出具证明的一方要保证被证明内容绝对真实, 并且能够证得明, 证得清;在出具证明时, 要讲究原则和证据, 切不可仅凭被证明人口述就信以为真, 要本着对自己和他人都认真负责的态度履行好自己的职责。

　　三、表达要礼貌得体

　　在开具证明时, 要本着相互尊重的原则, 模范遵守职业道德, 用语要文明、简洁、得体、准确、规范。在篇幅上, 一般比较短小, 不涉及与该证明无关的信息, 也不要绕弯子, 兜圈子, 故弄玄虚, 做到打开天窗说亮话, 如实证明即可;在表达方式上, 以记叙、说明为主, 要文通字顺, 言简意赅, 不要夸张地描述, 也不要发表空泛的议论, 更不需要发自肺腑抑或慷慨激昂的抒情;在风格上, 浅近平实, 无需讲究生动形象, 更无需诙谐幽默, 平平淡淡才是真。

　　附两则证明信范文

　　例一为已婚无房产人开具的无房产证

　　证明

　　×××住房公积金管理中心:

　　经核查, 未发现有关××× (身份证号码:×××××××……) 及其配偶××× (身份证号码:×××××××……) 的房产登记信息。

　　特此证明

　　×××房地产管理所 (公章)

　　2018年×月×日

　　例二某校为学生王一佳开具的更改姓名证明

　　证明

　　×××派出所:

　　王一佳, 系我校高二年级1班学生, 学籍表上的姓名为“王一佳”, 根据高考要求, 学籍姓名必须与户口簿一致, 现因学籍表已无法更改, 恳请将户口簿上的“王一家”更改为“王一佳”。以上情况属实。

　　特此证明

　　×××中学 (公章)

　　2018年×月×日

　　总之, 证明信是现实生活中用来证明某一方面相关信息的一种应用文体, 它的最基本的功能就是证明清楚应该证明的内容, 一般篇幅短小。总之, 证明信的写作, 一是要做到格式规范, 二是证明的信息要真实、简洁明了, 三是用语要得体。