如何写好请批函

　　党政机关公文中, 请批函是函的一种, 一般用于向不相隶属的有关主管部门请求审批、寻求帮助或协调工作。在实际使用过程中, 一旦涉及向有关主管部门请求批准某一事项时, 机关单位用函就变得十分谨慎, 长期存在不相隶属的机关或单位在请求批准事项时, 不顾及公文规范弃“函”用“请示”的怪现象。这是因为请示与请批函的功能相似, 用请示比用函更可以让请批事项得以落实。

　　事实上, 自从1987年出台《国家行政机关公文处理办法》以来, 到2012年出台的最新的《党政机关公文处理工作条例》 (以下简称《条例》) , 都规定“函”适用于没有隶属关系的机关单位之间“请求批准”。发生这种现象的原因, 无外乎写作者“公文知识欠缺”, 办文者“官僚思想作祟”“工作作风不实”。这些问题公文界早有研究阐述, 笔者在此不再赘述。抛开这些问题姑且不论, 请批函无法取得预期的工作效果, 归根结底还是跟公文的写作质量有关。笔者在此不揣浅陋, 愿就如何写好请批函谈一谈自己的看法。

　　一、笔外功夫要留心钻研

　　陆游说:“汝果欲学诗, 功夫在诗外。”要想写好请批函, 办好请批事项, 笔外功夫需要文秘人员格外留心。

　　(一) 建立良好的横向关系。

　　办文即办事, 办事先做人。美国人际关系学家卡耐基说过, 良好的人际关系是一个人成功的重要因素。办公室工作纷繁复杂, 在办文办事的过程中, 能做到在组织关系中左右逢源、上下畅通, 往往会取得事半功倍的效果。请批函的实质就是请求没有隶属关系的主管部门批准事项或协调工作, 这说明建立良好的机关单位横向人际关系非常重要。然而, 在党政机关日常工作中, 处理和协调最多的还是纵向的上下级关系, 横向的平级机关或不相隶属单位之间由于工作往来较少, 搞好关系实在不易。然而, 一旦建立了良好的横向关系, 在请批事项时, 必定沟通顺畅, 工作效率高。这一点非常考验文秘人员沟通协调的能力。

　　(二) 认真研究工作关系。

　　写好公文不仅需要良好的文字功底, 还要具备过硬的政治素质和扎实的业务能力。撰写请批函之前首先要搞清楚请求审批的发文对象, 弄明白沟通协调的具体工作流程。例如《××县工商行政管理局关于统一收取烟花爆竹摊床制作费用的请示》, 此文为该县工商行政管理局向该县政府“请求批准”的“请示”。但是, 按照管理权限, 该事项的批准, 属该县物价局的职权范围, 故应以“请批函”行文给××县物价局才符合行文规范。可见动笔行文前, 认真研究工作关系, 弄清请批函发文对象十分重要。

　　二、标题用字要斟酌情态

　　请批函属于党政机关法定公文, 按照《条例》规定, 公文标题应该由发文机关名称、事由和文种三要素组成, 例如《××有色金属冶炼集团有限公司关于请求批准增装变压器的函》。函的发文方和收文方, 从原则上讲其身份是平等的, 但是就请批函来说, 发文方和收文方仍然处于请求与被请求的不对等关系中。所以, 在拟制请批函时这种关系不得不仔细斟酌。具体的情境请看以下请批函的标题:

　　例1.××市中级人民法院关于重建办公机关需划拨土地的函

　　例2.××县教育局关于请核拨乡镇中小学校舍普查专项经费的函

　　例3.××有色金属冶炼集团有限公司关于请求批准增装变压器的函

　　例4.××城乡建设委员会关于请求交通协助的函

　　作为平行文, 请批函的行文对象是不相隶属的机关单位, 其行政级别可能与发文机关平级, 或高于、低于发文机关, 因此请批函的行文多用商请的语气, 标题中“请”字必不可少。标题作为公文的眼睛, 既可以强调公文主旨, 又可以表现写作者的情感态度。

　　上文中“例1”是某市中级人民法院向该市规划局请求划拨重建办公机关用地的函, 但标题中未见“请”字。虽然该市中级人民法院比该市规划局行政级别高, 但两者不相隶属, “例1”标题未用“请”字, 不够礼貌。“例2”是某县教育局向县财政局请求核拨乡镇中小学校舍普查专项经费的函, 标题用“请”, 礼貌规范。“例3”“例4”标题中均使用“请求”, 不仅礼貌规范, 更体现了发文单位恳请批准的态度。“例3”是某公司向所在市供电局请求批准增装变压器的函, 是否增装变压器关系到该公司生产任务能否按时完成, “请求”体现了该公司对增装变压器的重视程度。“例4”是某市城乡建设委员会为确保该市重要项目施工安全、有序进行, 按期完成, 故向市交通局请求在交通压力较大路段给予交通协助的函。标题中的“请求”体现了该市政府、该城乡建设委员会对项目工程的重视, 以及希望按期完成施工的紧急态度。

　　除上文中“请”“请求”之外, 还有“恳请”“亟请”等表达情态的词语, 写作者可以根据具体的情境选用。可见, 在请批函标题的拟制过程中“请”“恳请”“请求”等词语的使用不仅是表现对受文单位的礼貌尊重, 更是表达发文单位对请批事项的情感态度, 这有利于受文单位迅速获知情感意图, 提高公文的办事效率。

　　三、请批事由要充分合理

　　在请批函的写作中仅靠礼貌客气, 甚至自贬身价用“请示”代“函”是无法达到行文意图、完成工作任务的。请批事项是否能够成功获批, 归根结底还是要看请批事项的理由是否充分, 根据是否合理。

　　(一) 依法依规是原则。

　　机关单位在向不相隶属的有关主管部门请求批准事项时, 必须依法依规依政策行事。请批事项所依据的相关法规政策必须对双方都有约束力, 具有全局性。例如《××省安全厅关于拟录用××××届大中专毕业生的函》, 此文是某省安全厅向该省人事厅请求批准录用×××等24名同志为国家公务员的函。该函的请批依据是“中共××省委组织部、××省人事厅《关于××××年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生的通知》规定……”由此可见, 该省《关于××××年省级机关录用应届高校、中专学校优秀毕业生的通知》这一文件政策对不相隶属的省安全厅和省人事厅均有适用性。省人事厅批准省安全厅“录用×××等24名同志为国家公务员”是双方单位在政策规定下应该做好的工作。在请批函写作过程中, 找到要求有关主管部门批准请批事项的法规政策依据至关重要, 在政策法规的约束下, 审批部门自然会认真严肃地对待请批事项。

　　(二) 上级支持是保障。

　　在撰写请批函的事由和依据时, 除了寻求政策法规的依据, 还要获得请批双方共同上级或审批部门上级的支持。机关单位在向不相隶属的有关部门请求批准重大事项时, 一般需要向审批部门的上级申请报备或取得支持。例如《××市中级人民法院关于重建办公机关需划拨土地的函》的请批依据是“经报市人民政府批准, 同意我院在×区×地重建, 请市规划局迅速研究……”该函的请批对象是市规划局。该市人民法院在向市规划局请批之前, 已经获得市政府的批准, 所以在请批时底气十足。再如《××城乡建设委员会关于请求交通协助的函》的请批依据是“××市政府决定在20××年11月份开展××市地下管线普查, 根据地下管线普查项目的工作性质……”。此依据是在告诉相关审批部门 (该市交通局) , 需要审批的事项已经获得市政府 (请批双方共同上级) 的支持, 而且事项重大, 所以该市交通局必定积极配合办理。由此可知, 在向有关主管部门请批某一事项时, 获得共同上级或审批部门上级的批准和支持至关重要, 这是使请批事项获得批准的重要保障。

　　(三) 合情合理是根本。

　　向有关主管部门请求批准某一事项, 归根结底是为了解决本部门的工作问题。在撰写请批函的请批理由时, 必须立足本部门的工作需要, 说明本部门请批事项的事理情理。在符合法规政策要求的前提下, 请批事项的事理情理充分是获得上级部门支持和主管部门批准的基础和根本。例如《××城乡建设委员会关于请求交通协助的函》的请批依据:“××市政府决定在20××年11月份开展××市地下管线普查, 根据地下管线普查项目的工作性质, 地下管线探测主要作业场所为建成区道路, 从安全及项目进度角度考虑, 需做好交通组织方案。”该市政府支持是一方面, 另一方面, 该市地下管线普查项目意义重大, 且主要作业场所为建成区道路, 如果交通协调不当, 引发安全事故不仅会阻碍项目施工进度, 更会危及人民群众生命财产安全。所以, 于情于理于法该市交通局都应该予以批准并且协调配合。由此可见, 请批事项本身的合理性才是获得主管部门批准协调的根本。

　　由上可知, 在撰写请批函的请批事由和依据时, 依法依规、上级支持、合情合理三者必不可少, 是主管部门给予批准的保证。

　　四、请批事项要具体可行

　　请批函的写作跟请示类似, 要遵循一事一文的原则, 不可一次请批多件事。陈述请批事项时要明确具体、条理清楚、语言简洁, 请求解决困难时要列明需要的人力、物力、财力, 要写清所需财物的品名、规格数量、经费指标, 请求给予帮助时要讲清如何帮助, 提供工作方案。陈述请批事项这一部分的写作要注意突出关键问题, 提出解决问题的具体可行的方案。

　　(一) 突出关键问题。

　　撰写请批函要做到主旨鲜明集中、材料真实, 不能为了获得审批而虚构情况, 也不能未经调查研究片面地摆问题。陈述请批事项时要简洁明了地陈述事实, 突出需要请批解决的问题, 并提出明确的请批要求。请看例文:

　　××城乡建设委员会关于请求交通协助的函××市交通局:

　　××市政府决定在20××年11月份开展××市地下管线普查, 根据地下管线普查项目的工作性质, 地下管线探测主要作业场所为建成区道路, 从安全及项目进度角度考虑, 需做好交通组织方案。

　　为确保项目施工安全及有序进行, 请求贵局对××市地下管线普查工作给予大力支持, 对于××市繁华地段、交通压力较大路段给予交通组织协助。

　　特此函达, 请即致电/复函。

　　××市城乡建设委员会

　　20××年10月20日

　　这则请批函在简要陈述请求事项时, 突出强调了两个关键问题:一是请批事项时间紧, 该函中指出“××市政府决定在20××年11月份开展××市地下管线普查”, 文末落款时间为“20××年10月20日”, 可见最快十天之后地下管线普查工作即将展开, 时间紧迫需要各方协调配合。二是工作任务重、安全风险大, 主要表现在地下管线普查项目工作关乎城市地下管网的畅通, 任务重大, 另外主要作业场所为建成区道路, 施工安全风险大。最后, 提出明确请求, “对于××市繁华地段、交通压力较大路段给予交通组织协助。”这则请批函能突出请批事项的关键问题, 有利于收文单位准确获知行文意图。

　　(二) 提出可行方案。

　　请批函写作时发文单位要学会换位思考, 不把问题抛给请批对象, 不给审批部门出难题。在向有关主管部门请批事项时, 必须结合本单位情况认真研究问题并提出解决问题的具体办法。请批经费, 就必须保证经费申请指标详细, 具体合理, 明确用途, 既不过分节约导致经费紧张, 又不超标申领, 造成浪费。请求有关部门帮助或协调工作时, 需研究具体可行的工作方案, 方便对方组织协调。如果写作前不认真研究问题, 不换位思考, 草草发文, 那么请批事项很可能得不到有关主管部门的批准。请看例文:

　　××县教育局请求批准函

　　××县财政局:

　　根据县政府关于推动办公自动化, 提高办公效率的文件精神, 各部门要根据具体情况更换或升级办公设备, 提高办公自动化水平。我局拟淘汰一批老旧办公电脑, 购置一批新的办公电脑等相关设备, 为方便工作, 请给予批准。

　　可否, 请批复。

　　××县教育局 (盖章)

　　××××年×月×日

　　该函的请批事项为“淘汰一批老旧办公电脑, 购置一批新的办公电脑等相关设备, 为方便工作, 请给予批准。”可见, 请批事项明确, 但是主管部门很难批准实行。原因在于一是对方没有交代购置办公电脑等相关设备的经费来源, 是由“××县财政局”核拨, 还是由“××县教育局”自行筹措?二是没有说明所需购置的办公电脑等设备的具体数量、具体型号, 要知道不同规格、不同型号的电脑设备价格差别很大, 而且相关设备的具体数量也没有说明。这些问题不明确, 主管部门无法做出明确的批复。

　　五、函末结语要礼貌妥当

　　请批函在不相隶属机关单位之间行文, 语言应得体规范。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言, 对级别较高的没有隶属关系的主管机关要态度诚恳、礼貌、谦敬, 对不相隶属的平级单位要语气谦和、礼貌、友善, 对级别稍低的单位也要礼貌、亲切、平和。此外根据具体请批事项的重要程度、紧急程度, 可以在发函结语中加入表达情态的词语。

　　“专此函达”“特此函达”“可否, 请审批”语气平和, 可作为向没有隶属关系的行政级别较低的一方请批事项时的函末结语。“特此函达, 请即致电/复函”则表达了希望尽快获得批复的心情, 表明请批事项情况紧急。“请批准是荷”“请及时核拨为盼”语气谦和, 礼貌诚恳, 一般作为不相隶属的平级单位之间的函末用语。“可否, 恳请函复为盼”态度诚恳、礼貌、谦敬, 适用于向没有隶属关系的级别较高单位请批时的函末用语。