企业会议纪要撰写技巧

　　会议纪要, 适用于记载会议主要情况和议定事项, 关键在“纪要”二字, 要突出会议中心议题, 精准概括和选择一般意见, 摘“要”而记, 不可有言必录。一篇好的会议纪要, 必然语言严谨、观点明确、内容翔实、逻辑严密, 结构层次清晰。笔者长期在国企办公室工作, 下面结合自己的写作实践, 概述拟写企业会议纪要应注意的几点事项。

　　一、突出表达“精准”, 把握企业会议纪要的“灵魂”

　　表述精准, 是撰写纪要的基本要求。会议纪要是记载会议的主要精神和决策事项, 具有指导性和政策性。撰写人必须树立强烈的责任感, 客观准确记载会议内容, 正确归纳意见和决定, 未形成决定的内容绝不写入。具体可参考以下原则:

　　一是做好书面语转化。《中华人民共和国国家通用语言文字法》规定:“国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字。法律另有规定的除外。”纪要作为公文的一种, 要避免使用土语、俚语和俗语。要具备转化口语的能力, 用书面语言准确提炼, 力争用最精炼的语言表达最丰富的内涵。对于会上近似书面语的表述, 纪要时可略作修改, 尽量保持原有表述, 在如实记载会议内容的同时, 又体现出对决策者的尊重。例如“认真落实安全管理要求, 实现零事故零伤害”, 会上表述已为书面语, 纪要时就要尊重原话, 切忌自由发挥。值得注意的是, 应当尽量将部分“避免危及安全生产”“防止人身伤害”等“反话”“正说”, 例如“严防生产波动”可写为“实现安全平稳生产”。这样表述, 可起到一定的鼓舞士气的作用。

　　二是补全缺失成分。会议中, 决策者往往需要在短时间内做出决策, 在表达时难免存在语义内容不全的情况, 这就给纪要写作人员带来了一定的挑战。因此, 在撰写会议纪要时, 需要结合工作安排的背景, 合理推理, 补足缺失内容, 准确叙述议定事项和观点。例如“要加强专业管理, 研究改进检查、审核的工作方法, 在这些方面要加大工作深度……”。该项工作是在近期部分机关部门监管缺失、管理滑坡的背景下提出的, 会上提出了具体要求, 却没提出要实现的结果或达到的目的, 因此在写作时需要补充完整。结合相关背景, 可合理推出安排此项工作的目的是“避免监管缺失”“实现管理提升”, 应在句末补全。

　　三是写准专业术语。企业行业专业广、专业性强, 再加之口音等干扰因素, 很难保证听清记准每个专业术语, 例如消防建审、压力管道监检、CFB锅炉、ESP系统、CEB废气焚烧炉、粗二甲苯等。有些英文单词发音相似, 如“B”和“D”、“A”和“E”、“S”和“X”等, 甚至有些专业词汇发音相同, 如“自励阀”和“自力阀”, 这就需要纪要写作人员做到会前搜集相关材料, 会后及时请教专业人员, 准确理解专业术语含义, 才能不偏离原意。平时要做好知识储备, 以备不时之需。

　　此外, 要注意上下文用词一致, 避免自相矛盾、让人一头雾水。例如上文是“不能满足生产需要”, 而下文是“满足生产需要”;上文是“扭亏工作领导小组”, 而下文是“扭亏工作组”, 诸如此类, 必须力戒。

　　二、归类确定“结构”, 构建企业会议纪要的“骨骼”

　　纪要虽小, 却同样讲求谋篇布局, 要求结构清晰、主次分明。要注意条理化和层次化, 将会上讨论意见分类、分层整理, 可分部分、加标题、列条目。以纪要常见“总分”结构为例, 参考如下撰写方式:

　　总体要求是“门面”。要准确把握企业会议召开的目的和意义, 概括会议要旨、突出中心议题, 要把握全局、突出重点, 准确转达会议精神, 体现近期工作特点, 达到指明发展方向、指导重点工作等目的。

　　分类工作是“模块”。要善于分门别类、拟定标题, 归类整理相关工作。例如以“高度重视生产运行问题”为标题, 将会上“生产运行问题”相关安排, 按照轻重缓急依次分条撰写, 便于执行者分清重点、快速落实工作, 提升效率。特别要注意的是, 标题必须涵盖分述的各项工作, 各条目之间为并列关系, 彼此不可包含或交叉。

　　此外, 有些与会议议题较远而又有价值的材料和意见, 可用简报、专题报告等向有关部门反映。有些问题, 似乎不是会议内容, 但却是解决问题的先决条件, 有关事项也要写进纪要。

　　三、理顺语言“逻辑”, 打通企业会议纪要的“脉络”

　　纪要, 记录的是语言、是思想, 必然讲求内在逻辑。逻辑混乱的表述, 不仅达不到指导工作的目的, 甚至会造成严重不良后果。现将三种常见错误例举如下:

　　一是结构杂糅。杂糅, 指不同的事物混杂在一起。在语法上, 杂糅是指几种不同的句式或意思混杂在一个句子中, 造成结构混乱、语义纠缠。常见的有“两句合一”, 如“职工代表向公司提意见是员工的权利”, 该句把“职工代表向公司提意见”和“向公司提意见是员工的权利”两句话合一, 两种说法只可以保留一个;“中途易辙”, 如“公司曾两次荣获省科学大会奖, 三次被授予省优质产品称号, 产品远销全国各地和东南亚地区”, 该句主语是“公司”, 但“三次被授予省优质产品称号”的主语只能是公司的产品, 而不能是“公司”, 犯了偷换主语的毛病;“反客为主”, 如“恐怖分子的阴谋活动是应当加以揭露, 而且能够把它揭露的”, 上半句的主语是“阴谋活动”, 显然不是“能够把它揭露的”的主语, 语意纠缠, 应在“是应当”前加“我们”。

　　二是滥用长句。长句的容量大、表达精确、细致、周密, 但容易因关照不周而出现语病, 也容易让人读到后面忘了前面。因此企业会议纪要写作时要以“可长可短用短句, 意思不变化长为短”为原则, 以让人们牢牢记住、变成口号、便于执行为目标。例如“由中国质量万里行促进会组织的、紧密结合当前市场经济热点和市场消费环境, 围绕打击假冒、信用建设、质量兴国、名牌战略等社会热点、焦点问题, 以‘诚信、质量、名牌’为主题, 聚集各个领域专家学者进行互动交流的‘中国3·15论坛’, 将于3月9日在京拉开序幕”, 该句共计121字, 附加语包含了4个动词结构的定语, 每个定语中又各自包含动宾结构、介宾结构、并列结构、偏正结构等各种语法结构短语, 内容庞杂, 将整个句子变成了“大肚子”, 不利于读者对全句意思的理解, 念起来也颇为拗口。

　　三是成分残缺。汉语并非所有句子都有主语, 一是汉语存在“无主句”, 二是汉语句子经常省略主语, 尤其是公文写作中, 为使语言精练, 更是经常省略不同句子的同一主语。但如果不应该省略的省略了, 应该交代的没有交代, 或暗中更换了主语, 就会造成“非法无主句”, 影响表意。如“通过刚才××的精彩表演, 使我们大饱眼福”, 该句因滥用介词结构而掩蔽了主语, 应将介词“通过”或“使”去掉, 还原主语“精彩表演”或“我们”。

　　在“主谓宾”结构的句子中, 宾语是相当重要的成分, 如果缺少宾语, 就会造成语句残缺。常见的宾语残缺, 大多因为宾语的修饰语过长, 宾语中心词离谓语动词太远, 特别是修饰语内部包含动宾结构, 容易把句子末尾的宾语中心词落掉。如“依据×××办法, 决定给予××承包商取消入厂资格, 并罚款4万元”, 应在“4万元”后加“的处罚”, 做全句谓语动词“给予”的宾语。

　　四、推敲写作“用词”, 裁剪企业会议纪要的“衣裳”

　　纪要内容有“质量”, 用词得当是“关键”。“吟安一个字, 捻断数茎须”是唐代诗人卢延让《苦吟》中的诗句, 突出了诗人在诗歌创作中极度严谨认真的态度。撰写企业会议纪要同样需要有“苦吟”的精神, 在用词造句上反复推敲、精心炼字、精益求精。

　　首先, 精心“选”字。构成会议纪要的原料是文字, 要像绘画大师一样, 注重细节。纪要中有很多司空见惯的词汇, 例如“抓住”“确保”, 如果换为“把握”“力保”, 往往会令人耳目一新, 给人生动形象之感。

　　其次, 学会“借”字。学会借用同行的经典用词, 既是上天入海求索新字的过程, 也是广泛借鉴、搜寻和继承前辈经验的过程。王安石写出“春风又绿江南岸”之前, 李白早有“东风已绿瀛洲草, 紫殿红楼觉春好”。企业会议纪要内容的创新是以广泛的继承为基础的, 要学以致用、有机结合。

　　最后, 避虚就实。企业会议纪要的目的是为了传达会议基本情况和主要精神、议定事项等内容, 推动工作落实。因此, 要多用实词, 不用或少用虚词, 具体到工作中就是“少一些原则性的要求, 多一些实质性的安排”, 让纪要的内容更加充实、更具有实际意义。例如相较“尽快完成”的要求, “1月10日前完成”则更加具体, 也更易督查落实。

　　总之, 企业会议纪要重在记录要点, 不可面面俱到、“撒胡椒面”, 更不可盲人说象, 缺乏事实和理论基础。要具备一定的理论深度、站位高度、工作精度, 如实反映会议的精神要旨, 同时要注意纪要报送范围, 根据实际要求做好存档、保密等后续工作。