试析函的五大写作要领

　　公文乃“经国之大业, 不朽之盛事”, 文种即公文种类, 是公文社会功能精密化的反映, 用以概括表明公文的性质、用途与制发机关的职权范围, 决定着公文的结构、格式与语言。在公文中正确使用文种是一项重要的基础性工作, 既可以方便公文的写作与处理, 又有利于维护公文的权威性和有效性。

　　函是公文文种大家庭的正式成员之一, 是一个适用范围非常广泛的实用文体, 在我国党政机关公文运转中起着重要的作用。现行《党政机关公文处理工作条例》规定:“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。”1因不受行政级别和行文方向的限制, 平行机关或者不相隶属机关之间开展工作皆可使用函, 故掌握其写作方法对党政机关之间有效开展工作尤为重要。下面, 笔者根据自己多年的公文写作经验, 试析函的五大写作要领。

　　一、开门见山不拐角

　　函的文体功用最早类似于春秋战国时期的“移”2, 是一种典型的平行文文种, 行文单位之间无上下级之分, 也没有领导与被领导之别, 而是一种沟通协作的平级关系。作为一种实用性文体, 函的写作需要具体明确、开门见山, 无论发函还是复函, 都要直陈其事并交代清楚, 切忌套话和拐弯抹角。比如, 在函的正文开头, 直接写清楚行文的理由和事项, 是询问问题、告知情况, 还是请求支持等, 都要写得有理有据, 简洁明了, 诚恳得体, 尤其是发函的理由一定要写得充分明确、合乎事理, 以获得对方的理解和支持, 达到行文的目的。以询问函的写作为例, 它是向对方询问有关事项, 平级机关、不相隶属机关以及上下级机关之间皆可使用, 其写作关键是将问题的由来以及所关注的事项询问清楚, 以便对方给予针对性的解答和本方更好地展开工作。例如:

　　××××大学关于询问“公文处理

　　常见问题纠错专题培训班”有关事宜的函××大学:

　　据官网消息, 贵校将于今年7月、8月分别举办两期“公文处理常见问题纠错专题培训班”。我校有意选派公文处理人员参加培训, 但有些事宜了解得还不够清楚。比如, 这两期培训班的培训内容是否完全相同, 以及对应的课程名称、师资情况、具体费用等。我校急需获悉, 以便有针对性地选派有关人员参加。

　　特此函达, 告知为盼。

　　××××大学 (印章)

　　2018年5月24日

　　(联系人:×××, 联系电话:××××××××)

　　该函开头第一句就写清楚了询问的事项, 第二句也直接表明了本方的态度, 紧接着一一列举出需要详细了解的有关事宜。行文直截了当, 用语也非常简练得体, 尤其是“但有些事宜了解得还不够清楚”这一句, 巧妙地回避了可能因对方在官网上公布的培训信息过于笼统以致部分事宜没有解说清楚的问题, 如此开门见山的态度和得体讲究的语言让对方乐于接受, 对方也就会尽快函复。

　　二、语言得体不强词

　　公文是代党政机关立言的实用文体, 文风崇尚简洁精练。不少公文之所以出现歧义, 很大程度上是因为没有形成庄重严谨、质朴平实、简明得体的文风。因此, 在公文改革实践中, 应强化公文的针对性、指导性和可操作性, 突出主题, 讲求实效, 力避“长、空、假”不良文风, 倡导“短、实、新”优良文风。函的写作也不例外, 除了使用礼貌、商洽、得体、讲究的语言, 力求表意清晰和篇幅简短外, 还必须对上级机关表示尊重, 对下级机关显得平和, 对平级机关或不相隶属的机关态度诚恳。以商洽函的写作为例, 它用来与对方联系或商洽有关事项, 以求得到对方的支持与配合, 促使联系或商洽的具体事项得到有效解决。首先, 要在标题处写明联系或商洽的事项。然后, 在正文的开头写清楚联系或商洽的理由, 如国家大政方针的要求或者实际工作中出现的情况等。最后, 视情况可分条列出联系或商洽的具体事项, 甚或附上本单位的相关意见, 这是商洽函的核心。尤其要注意的是, 商洽函的写作态度必须谦逊, 语气必须诚恳, 切忌使用生硬的、恭维的或者命令式的语言。比如, 商洽函的结尾是对回函的期盼, 要使用规范得体、行文简练的公文专用语, 像“如蒙慨允, 请即复函。”“肯请全力支持并尽快研复为盼。”等结语, 恳请收文单位及时做出答复, 进而实现行文目的。例如:

　　××大学关于商洽履行合同条款的函

　　×××学院:

　　根据贵我两校2016年12月28日于我校签订的《×××校区租赁合同》条款, 2017年1月1日至2018年12月31日的房屋租金应于2018年12月31日前支付。目前, 尚有叁拾柒万陆仟肆佰零陆元贰角肆分 (￥376406.24) 未结清。鉴于我校与贵校长期的友好合作关系, 请贵校切实履行合同条款, 及时付清所欠租金。

　　请即函复。

　　××大学 (印章

　　) 2019年1月5日

　　(联系人:×××, 联系电话:××××××××)

　　该函在标题中直接写清楚了商洽的事项。然后在正文的开头写明了商洽的理由, 并以实际工作中的事实 (即之前双方签订的合同) 为背景。最后点明商洽的事项, 即希望对方切实履行合同条款并及时付清所欠租金。全文语言得体规范, 无任何强词夺理之意, 易于对方接受和配合, 并助推事情的成功办理。

　　三、态度明确不含糊

　　函的写作, 语言要精练确切, 态度要肯定明晰, 尤其是复函的态度必须明朗, 不能含糊笼统或者模棱两可。以答复函的写作为例, 它是用来答复对方询问、联系或商洽之事的, 行文具有很强的针对性。首先, 正文的开头便要针对来函表示收悉, 往往采用习惯性的开头引语“贵单位××××年××月××日《关于商请解决×××问题的函》收悉”, 然后使用“经研究, 答复如下。”等作为过渡语, 引出答复的内容。其次, 针对来文请求、商洽或询问的事项, 直接给予明确的表态或答复, 并阐明相应的理由或处理意见, 达到一锤定音的效果或提醒对方注意有关事项。最后, 结尾往往使用“此复。”“特此函告。”“特此函复。”等公文专用语简短结束行文。例如:

　　××大学关于同意×××同志

　　兼任×××校友会秘书长的复函

　　×××校友会:

　　你会2018年4月27日《关于邀请×××同志兼任×××校友会秘书长的函》已收悉, 经研究, 答复如下。

　　按照×××市民政局《关于清理规范行业协会工作全面整改阶段相关事宜的通知》精神及上级有关规定, 经学校研究并报请校党委常委会审核, 同意×××同志兼任×××校友会秘书长, 兼职时间从2018年5月至2019年12月 (一届以内) , 兼职不兼薪。

　　特此函复。

　　××大学 (印章)

　　2018年5月5日

　　(联系人:×××, 联系电话:×××××××××)

　　该函的写作具有很强的针对性。首先, 说明对方来函已收悉, 并使用了“经研究, 答复如下”作为过渡语, 引出了答复的具体内容。其次, 针对来函的请求事项和上级的有关规定, 做出了肯定性的答复, 并提出了有关要求。最后, 是简短的结束语。这样的复函清楚明了, 一锤定音。

　　四、一文一事不啰嗦

　　与其他法定公文文种相比, 函的内容相对单一具体, 写作时必须遵循一文一事的行文原则, 即一则函只涉及一项事情, 便于收文单位及时处理和明确答复, 切忌一文多事和故意绕圈子。以请求函的写作为例, 它主要是向同级或上级业务主管部门请求批准事项, 需要重点写清楚请求的理由和具体事项, 便于收文单位及时做出答复, 而且只能在文中请求一件事情, 不能夹带多个请求事项。此外, 还应注意请求函与请示文种的区别。比如, “财政、人事、卫生等政府职能部门都是各项事业的专门管理机关, 下级政府或同级部门要开展相关工作时, 需要请求它们批准才行。在起草文件时, 公文文种应当选用请求函, 而不是请示。因为只有下级机关向上级机关请求批准时, 才能使用请示行文。”3例如:

　　××大学关于申请兑现××教授享受国家“万人计划”科技创新领军人才待遇的函×××市人力资源和社会保障局:

　　根据《中共中央组织部办公厅关于印发第三批国家“万人计划”领军人才入选名单的通知》精神, 我校“新世纪百千万人才工程”国家级人选××教授已于2018年3月入选第三批国家“万人计划”科技创新领军人才。根据《×××市引进高层次人才若干优惠政策规定》精神, 现申请兑现××教授国家“万人计划”科技创新领军人才相关待遇。

　　特此函达, 支持为盼。

　　××大学 (印章)

　　2018年4月6日

　　(联系人:×××, 联系电话:××××××××)

　　该函表意非常清晰。首先, 写清楚了发函的依据。其次, 写明了请求批准的具体事项。最后, 表达了希望对方支持的意愿。这样的请求函, 一文一事, 干净利落, 既实现了有理有据与精练文风的统一, 又易于促成事情的成功办理。

　　五、格式规范不随意

　　函是党政机关法定公文中的一种, 行文需郑重和严谨, 要讲究体例和格式规范, 要切实维护公文的严肃性、规范性和科学性。函由发文字号、标题、主送机关、正文、发文机关、成文日期等部分组成。根据行文的目的和内容, 函可以细分为告知函、联系函、询问函、商洽函、请求函、答复函、批准函等类别。行文时还应注意公函与便函、私函的区别。公函有正式的文号, 而便函则没有, 但这不等于便函的写作就可以想当然。便函同样属于函的一种, 因此无论在格式上, 还是在内容上都必须严格按照函的相关要求来严格规范行文。而且, 便函与私函之间也要加以区别, 便函有严格的格式和内容要求, 而私函因属于私人间的互通往来, 故可不受公文文体因素的影响。此外, 还需注意函的行文格式与其他法定公文的不同, 比如, 函在版心的右上角标记发文字号, 没有签发人和版记等信息。

　　总之, 充分认识函的文体功用和正确掌握函的写作要领, 既可减少错用、误用、滥用和混用文种等现象发生, 助推平级机关或不相隶属机关之间更好地开展工作, 又可以充分体现并保障公文的严肃性、准确性和有效性, 进而更好地实现公文上传下达、左右沟通、宣传教育的社会功能, 确保高效优质地为党政机关各项管理活动服务。