机关公文写作存在的问题
(一)错用、混用文种。这种现象在机关公文写作中非常普遍，究其原因，是起草者对文种的概念和用途分辨不清。1.“请示”和“报告”的混用，经常看到这样的标题《××关于××××的请示报告》，混用的原因可归结为：一是请示和报告都是上行文，是下级机关向上级机关行文。二是长期以来的使用习惯造成。1948年1月7日，毛泽东撰写的《关于建立报告制度》中规定地方和部队必须定期向中央报告工作情况。党的机关1989年将“报告”列入法定公文。行政机关1951年将“报告”列入法定公文(当时含有请示用途，1957年请示从报告中分离出来)，也就是说在对“请示”和“报告”两个文种重新明确使用范围之前，这两个文種是有交叉性的。而且一些领导常挂在嘴边交代身边的文职人员“给上级打个报告”，其实里面含有请示的用途。这就造成了两个文种经常混淆使用的情况。2.“通知”“通报”“通告”“公告”的错用。《条例》中对通知、通报、通告的适用范围都有明确的划分。这三个文种虽然都有一个“通”字，但使用范围和用途有很大不同，“通报”多用来表彰先进、批评错误，而通知多用于向下级发布信息，通告更多的是面向社会发布。而且“通报”是对已发生的事实进行发布，而“通知”“通告”的事实尚未发生。而“公告”则属于高级别文种，但在生活中经常能看到某小区张贴“停水、停电公告”等，这样的事项既不重大，也没必要向国内外发布，这种情况用“通告”更为适宜。3.“函”的使用混乱。《条例》规定“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。”在这个概念中有“请求批准和答复审批”字样，所以工作中经常出现“函代替请示”“函代替批复”的情况，但起草者大都忽略了前提是“向不相隶属机关之间”请示或答复，“请示”和“批复”是严格遵循“下请上复”的原则的文种，行文之间有明确的上下级关系。而“函”的属性中显然不具备这个要素。
(二)语言使用不规范。公文是具有法定权威和规范格式的应用文。它具有严肃性、规范性的特点，语言风格追求简洁、庄重、理性、客观。但在实际工作中由于公文写作者自身条件的限制和对公文特点的不熟悉，常常在语言表述上出现各种问题。公文的语言特点决定了“公文写作对辞格运用的前提是适度、为我所用，不影响公文的庄重性与严肃性，如果一味滥用辞格而淡化甚至无视其所服务内容的实际意义，就会以文害质，更遑论朴素美学了。”公文写作应实事求是、有一说一，而不应该夸大其词，失去分寸。汉语中有很多近义词、反义词，一个词在不同的语境下意思不同，不同的词又有相近的意思，这就要对词语的感情色彩、词意的范围、轻重等有准确的理解，才能在具体工作中恰当地进行表述。如“依法严厉阻止暴力恐怖活动”中的“阻止”属于语气过轻，在这个语境下用“阻止”显然是力度不够，换成“打击”要更符合情境。再如“破坏”和“损坏”虽然是近义词，但前者一般指有意为之，而后者单纯指物品坏掉。“这种人为损坏的行为决不能予以姑息”这句话中用“损坏”就不如“破坏”程度更明确。机关公文写作出现的上述问题都带有一定的普遍性，要想提高公文写作的水平，必须找到克服这些问题的方法并在实践中去加以改正。
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