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谈谈如何写好情况说明

2022-07-12 投稿人 : 佚名 围观 : 0 评论

  何谓情况说明?顾名思义,就是单位或个人对已经发生或正在发生的有关情况进行解释,使相关方理解、支持的一种书面材料。情况说明在日常生活、工作、学习中经常看到,使用频率比较高。情况说明主送对象可以是党政机关、企事业单位,也可以是个人、社会公众、社会团体等,适用范围比较广泛。如何写好情况说明,下面谈谈笔者的看法。

  一、情况说明的特点

  情况说明属于应用文,但有自己的特点,笔者归纳为“五性”,具体如下:

  1.真实性。情况说明要实事求是反映实际情况,不能歪曲事实、回避矛盾、推脱责任、欺骗主送对象。

  2.单向性。情况说明是向相关方解释说明的单向行文,不需要相关方回复。

  3.引导性。情况说明引导相关方理解、支持自身现实情况,引导人们辨别是非、认清问题本质,引导舆论沿着正确方向发展。

  4.针对性。情况说明是针对现实已经发生或正在发生的情况进行解释说明,具有很强的针对性。

  5.时效性。情况说明是为了向相关方解释当前具体情况的产生原因、进展及应对措施等,具有很强的时效性。如果不及时说明,很可能谣言四起,不利于自身发展。

  二、起草情况说明的前期工作

  “凡事预则立,不预则废”。起草情况说明之前要做好准备工作,依次通过调查、分析、拟定提纲等环节,打好情况说明的“腹稿”。

  1.调查。一是弄清楚事件的情况。情况说明是因事而发的,因此需要弯下身子,深入实际调查,获得第一手资料。调查要做到全面客观,掌握事件的正反面、过去的历史和现实的情况、涉及事件的数据及各相关人员信息等情况。二是弄清楚行文立场的情况。如果是个人起草情况说明,那么要弄清楚自己与主送对象的关系,明确自己的身份,确立自己的立场;如果是代表单位起草情况说明,那么要弄清楚单位与主送对象的关系,从单位的全局高度去看问题,确立单位的立场,而不是自己的主观立场。三是弄清楚主送对象的情况。情况说明是写给人看的,那就要学会“将心比心”,弄清楚主送对象的关切,比如主送对象已了解了什么,还未了解什么,期盼了解什么,怎样才能更好地让主送对象理解等,再设身处地地根据主送对象的思想特点、职业特点、文化水平等情况采取相应的表达方式。

  2.分析。在做完调查后,不要急于摆明问题的解决措施,要冷静分析前期调查已获取的第一手材料,并抽丝剥茧、去伪存真、去粗取精。特别要理清楚历史与现实、前期中期后期、先来后到等时间顺序,理清楚上与下、左与右、南与北等空间顺序,理清楚原因与结果、现象与本质、具体与概括、主要与次要等逻辑顺序,发现事件发展的内在规律,为提出科学的解决措施奠定基础。

  3.拟定提纲。提纲是针对情况说明设计要点,具体到每一级标题、每个层次的谋篇布局。拥有一份好的提纲,起草情况说明时就会得心应手、提高写作效率。因此,每一级标题要凝练概括到位,每一个层次要标明即将运用到的材料,而且层次之间应符合一定的逻辑。

  三、情况说明的写作要点

  情况说明一般由“标题”“开头部分”“主体部分”“结尾”“落款”组成,掌握了这五个部分的写作要点,情况说明起草工作就“水到渠成”了。

  1.标题。情况说明的标题常用的是单式标题,主要有两种形式:一是直接写“情况说明”;二是由“关于+事由+文种”组成,如《关于××市通报我市一例新冠确诊病例的情况说明》。

  2.开头部分。情况说明的开头部分,一般概括说明问题即可,主要侧重于提出问题,说明情况发生的时间、地点、事项等。如下面这则《情况说明》的开头:

  2020年12月2日,有网友通过××自媒体平台反映××市××小区居民在缴纳了天然气开户费后没有安装的情况。现我司就相关情况说明如下:

  又如下面这则《关于“2022年度××线上培训”相关情况说明》的开头:

  2022年度××线上培训开展以来,各地区各部门高度重视,积极组织,参与人数众多,平台访问量巨大。截至5月21日,共有355.3万人参加线上培训,222.6万人取得考试合格证书。根据参训人员反馈情况,现将相关问题说明如下:

  以上开头部分均包含了时间、地点、事项等要素,简明扼要,开门见山,直接点明需要说明的情况。

  3.主体部分。主体部分是情况说明的核心,主要侧重于分析问题、解决问题,要做到实事求是、符合逻辑、层次清晰。根据涉及问题的多寡,笔者将之分为“简短说明”和“分段说明”。

  (1)简短说明。如果涉及问题较少,主体部分写作应比较简短,能够用一个自然段说清楚的,就列为一段即可。该主体部分要注意层次分明,条理井然。

  下面是一则《情况说明》主体部分解析:

  首先,分析问题产生的原因,是疫情等不可抗力因素导致的:

  ××市××小区居民于2019年年底缴纳天然气安装费,但因今年年初疫情影响,导致我司在××小区的预定施工计划被打乱、延后。

  其次,介绍公司目前工作进展情况,表明公司克服疫情影响后恢复施工,给相关方吃下“定心丸”:

  目前,我司正在有条不紊地按照疫情复工后的既定计划赶工期、抢进度、保质量。

  最后,对反映的情况进行表态,写明公司具体的整改措施,行文时采用诚恳、谦逊的语气:

  对于网友反映的情况,我司会尽快安排施工人员进场施工,同时,力争在本月底前完成通气。

  又如下面这则《关于××镇夫妻吵架烧房事件的情况说明》主体部分:

  经核实,××镇并未发生此事件,此视频传播者系××市某微信公众号,视频内容并非事实。××镇党委政府积极引导网络舆论,向人民群众说明情况,倡议广大网民正确看待网络事件,有正确的是非判断能力,不信谣、不传谣。

  上述主体部分分析了事件产生的原因,以及采取相应的措施,阻断了谣言传播,并倡议广大网民不信谣、不传谣。如此一来,这样的情况说明既起到了澄清事实、以正视听的作用,又达到了以此为契机、教育引导广大网民的效果。

  (2)分段说明。如果涉及问题较多,主体部分较长,需要几个自然段才能说清楚的,就列几个自然段来写。该主体部分要注意结构清楚、层次清晰。行文可以选择纵向结构,按照情况出现的先后顺序,说明情况的来龙去脉;可以选择横向结构,按照归纳出来的问题,划分出各个层次来安排结构;也可选择综合结构,将纵向与横向结合起来,交替使用。

  如下面这一则《情况说明》主体部分:

  一、关于培训时间

  本次培训自5月5日开始至11月5日结束。

  二、关于考试取证

  完成4个学时的学习后,可参加考试,考试合格方可取得证书。

  三、关于学时

  参训人员学习时,系统将记录全部学时。

  四、关于系统卡顿

  由于前期参与人数较多,系统处理信息能力不足,有时会出现卡顿现象。目前系统已完成升级改造,将有效提升流畅度。

  五、关于机构入驻

  机构入驻是为机关单位了解本机关本单位人员学习培训情况而设置的功能,无论是否入驻,都不影响个人参与培训。

  六、关于费用问题

  本次培训完全免费。

  上述主体部分采取的是纵向与横向相结合、交替使用的综合结构。即按照归纳出来的问题,用一级标题分成六大类问题(横向),每一类问题下面再按照情况发展先后顺序(纵向)来表述,详细地回答了相关方关心、需要解决的问题。

  4.结尾。结尾可根据具体情况来写或不写,有的结尾部分根据需要表示感谢之意或表达歉意。如下面这两则《情况说明》结尾部分:

  例1:在此,我司对广大媒体和社会各界的关心与支持表示感谢!

  例2:我行将以此为戒,举一反三,开展专项整治行动,着力提升服务质量。

  5.落款。落款写明单位名称或个人姓名、日期即可。

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