谈“提示”的写作

　　近年来, 随着作风建设的持续深入开展, 中央八项规定的逐步落实, 四风问题被有效纠治, 以前机关单位存在的门难进、脸难看、话难听、事难办的现象少了, 一切为了群众、时刻想着群众、努力帮助群众的现象多了:许多窗口行业、服务部门纷纷给群众以温情提示———无论是在电信、税务、财政、卫生、交通、教育、银行、铁路等部门, 还是水、电、暖、煤气、网络、有线电视等部门, 无论是在机场、码头、车站、电梯里、公共食堂、人行道两边、自动缴费机与自动柜员机前, 还是在各种营业大厅、服务大厅、售票大厅, 无论是购物、吃饭还是出行、办事, 无论是纳税、缴费还是旅行、看病……我们总能看到各种各样的“温馨提示”“友好提示”“友情提示”, 可以说, 以提示的方式方便群众办事在越来越多的行业、部门、领域已成为一种共识、一种习惯甚至一种风气。既然提示的使用这么普遍, 且已约定俗成、蔚然成风, 那就有必要对这个还不是文种的“文种”加以研究和剖析, 以统一人们的认识, 促进这一文种使用的规范化。

　　一、“提示”作为一个文种的条件已经具备

　　(一) “提示”能否作为文种来对待

　　文种是内容性质、具体功用相同的同类文章的规范化统称。明确了文种, 写作者会有所遵循, 有针对性地采用不同的原则、方法、手段去创制能最有效解决特定问题的文章, 并将其迅速准确地投入生效过程。文种随着社会的发展而产生, 也随着社会的发展而消亡。一般情况下, 判定某一类型的文书是不是文种, 主要依据三个条件:一看它是不是出于某种需要而形成的, 或是管理的需要, 或是交流沟通的需要, 或是参考备查的需要, 或是宣传教育的需要, 这是最主要的一条标准。二看它是不是为社会和人们所接受和认可。某一文种为人们所接受和认可, 一般有两个途径, 一是自上而下的来自官方的规定, 比如《党政机关公文处理工作条例》中确定的15个法定文种;二是自下而上的来自工作实践且已约定俗成大家都在使用的文种, 许多事务性文书就属此类。三看它是不是相对稳定且不可替代。一个文种的功能作用应相对稳定持久, 不能亦此亦彼;同时, 此文种与彼文种的界限应清晰明确, 不能你中有我、我中有你, 更不能在写作实践中用这个也行用那个也行。基于上述认识, 我们认为将“提示”作为一个文种来对待恰逢其时:“提示”在社会生活中有着广泛的需求, 尽管还没有一个人明确提出“提示”就是一个文种, 也没有任何来自官方的声音表明“提示”可以作为文种来对待, 但在实际工作中, 不管是党政机关还是社会团体、企事业单位, 都在广泛而大量地使用“提示”, 且已经得到人们的普遍接受, 人们甚至希望这样的“提示”越来越多;“提示”是随着以人为本思想的深入、人性化管理的需要、中央八项规定的逐步落实和四风问题的改善而应运而生的, 作为一个新事物, 它自然有着区别于其他文种的功能作用、性质要求和写作特点。另外, 从词性来看, 提示既可以作动词又可以作名词, 作动词表明目的要求, 作名词揭示性质功用, 形式上完全符合一个文种的要求。

　　(二) “提示”适用范围的界定

　　要确定“提示”的适用范围, 就要明确提示的含义。《现代汉语词典》对提示的解释是:把对方没有想到或想不到的提出来, 引起对方注意, 比如向学生提示课文要点。此外, 实际生活中提示还具有如下含义:给予相应的提醒、明示和解释;从旁指点, 促使注意, 告诉别人该做的事。因为提示总是在发布提示的单位的影响力范围内发布, 且总是在人们过往的地方、易于被人们看到的醒目的地方发布, 所以, 笔者认为“提示”的适用范围可以这样界定:提示适用于在一定范围和场所就有关事项给予人们相应的提醒、明示和解释, 以引起人们的注意。提示的目的是为了让人们明白什么事该做、什么事不该做, 以及事情到底该如何做, 从而做出正确的判断和选择。

　　二、“提示”的类型

　　“提示”按表现形式可分为两类。

　　一类是标语式提示, 也叫提示语, 通常语言简洁, 短小精悍, 给人以善意的提醒, 使人加以注意。它主要应用于社会生活当中, 且大多以张贴的方式发布。这类提示语在日常生活中随处可见, 几乎涵盖了人类衣食住行、吃喝拉撒方方面面。比如, 文明穿衣提示语:小心, 别让我们的衣服弄花你的妆容 (某商场试衣间提示) 。文明用餐提示语:粒米虽小你别扔, 勤俭节约留美名;民以食为天, 用餐礼为先。安全提示语:进出时不争不抢, 走楼梯不慌不忙;安全与幸福携手, 文明与美丽同行;安全是最大的节约, 事故是极大的浪费;车好人好道路好, 更需你来照章跑;勿将自己的生活习惯和收入状况告诉别人。环保提示语:环境保护, 人人有责;爱护环境, 保护地球, 让我们托起双手共同撑起一片蔚蓝的天空;没有地球的健康就没有人类的健康, 善待地球就是善待自己。旅游提示语:漫漫旅途, 文明相伴;垃圾不乱扔, 举止是文明。这类提示语虽无头无尾, 文字言简意赅, 但提醒十分到位, 且常常采用对偶、类比、拟人等修辞手法, 让人在轻松幽默的氛围中自觉不自觉地接受其意见和建议, 效果良好。这里要注意提示语与标语的区别。提示的目的是方便别人, 让其少走弯路;标语是用简短文字写出的有宣传鼓动作用的口号, 多从环境、安全、交通、校园、人生、大自然、文明礼仪等方面给人一些警示、告诫、劝导及要求, 它的应用范围十分广泛, 宣传教育作用比较突出。比如, 24字的社会主义核心价值观, 企业文化标语“用户至上, 质量第一, 爱岗敬业, 科技领先”等。一条标语是不是提示语, 主要有两个判定标准:一是目的性, 提示语旨在方便别人, 让人少走弯路, 所以其初衷必须是为他人着想;二是提示性, 提示语必须就某件事某种行为给人以提醒, 以引导人们做出正确的选择。比如, “营造绿色食品氛围, 打造绿色食品基地”就不是提示语, 只能是一条宣传标语。

　　另一类是文书式提示, 在形式上与一般文书无异, 有标题、正文和落款, 篇幅根据实际需要可长可短, 书写载体亦可大可小, 有的与公文用纸一般大, 张贴在比较醒目的位置;有的则写在很大的广告牌上, 矗立在大门口或道路的出入口等显眼处。这类提示在电信、公安、民航等窗口部门比较多见, 比标语式提示容量更大, 提示更详尽, 可操作性更强。比如, 某市公安局户籍部门关于如何换领已经到期身份证的温馨提示:

　　1. 申请人凭居民户口簿或加盖单位公章的集体户口个人信息页复印件、居民身份证到户籍所在地公安派出所开具《申领、换领、补领居民身份证人像信息采集单暨领证凭证》 (以下简称《领证凭证》) 。

　　2. 申请人凭居民户口簿、居民身份证、《领证凭证》到指定的人像信息采集点拍摄照片。

　　3. 申请人凭居民户口簿、居民身份证、已盖章的《领证凭证》 (16周岁以下的, 婴幼儿还需出具出生证或独生子女证, 在读学生还需出具学生证或学籍卡) 回户籍所在派出所办理换领居民身份证确认手续。

　　三、“提示”的写作

　　要写好“提示”, 让它更好地为人们的工作、学习和生活服务, 就必须掌握它的写作方法、写作要求及有关注意事项。

　　(一) 标语式提示的写作

　　此类提示语, 因为文字简短, 又多张贴在醒目的位置或人们目之所及的地方, 所以写作必须有所讲究。

　　一是必须弘扬新风尚, 传播正能量。写作这种提示语, 必须心存善念, 真心实意地为他人着想, 或引导人们安全出行, 或提醒人们保护环境, 或要求人们讲究礼仪, 或倡导人们节约资源。比如, 让你的痰吐与谈吐一样高雅;花开堪赏只须赏, 莫要折花空赏枝。每年冬天下雪, 在经过一座过街天桥时, 笔者总能在护栏上看到“雪天路滑, 小心摔跤”的提示语, 心里久久都是温暖的。

　　二是必须注重修辞, 讲究文采。要达到既能让人过目不忘 (最起码能够领略提示的内涵) , 又要让人们乐于接受 (最起码不至于反感) 的效果, 就必须注意叙述的角度、提示的语气、语句的锤炼、节奏的明快和韵律的铿锵。为此, 可以借用名人名言, 引用古典诗词, 使用修辞手法。比如, 水龙头旁边的提示语“请不要让我伤心地流泪”就比“请随手关好水龙头”要温馨、生动, 韵味十足。这种提示语本身是在宣扬真善美, 只有使用意境优美、隽永含蓄的语句才符合这种内在要求, 才会更易于感染人、打动人。

　　三是必须书写工整, 文字优美。因为提示语写出来是供人看的, 是在显眼的位置张贴的, 是教化、劝导人们遵守公序良俗、一心向善的, 所以文字必须优美、醒目, 绝不要因为文字潦草甚至存在错别字而以文害义。

　　四是必须与时俱进, 开拓创新。时代在发展, 社会在进步, 提示语的写作自然不能不有所反映。比如, 以前宣传计划生育这项基本国策的提示语在大街小巷随处可见, 而从2016年1月1日开始两孩生育政策全面放开, 如果再不合时宜地宣扬“只生一个好”的思想, 自然就会不得人心。

　　(二) 文书式提示的写作

　　这类提示跟一般文书的写作一样, 讲究内容与形式的完美统一。

　　从内容上讲, 必须想群众所想, 急群众所急, 根据机关单位的工作性质、特点、规律, 就群众所关心的, 群众想知道的, 群众还不清楚的有关事项及时予以提示。比如, 某高校有关部门这方面就做得很到位:新生入学报到、春节回家购买团体票、毕业生离校、研究生推免等事项都会以提示的方式告知每一位同学, 因为大家心里有数, 所以每一项活动都秩序井然。笔者所在办公楼下有一台圈存机, 每年5月份左右, 机器的旁边都会张贴一则针对毕业生的温馨提示:毕业在即, 请为校园卡酌量充值, 落款是校园卡管理中心。这样的提示不仅温馨, 而且贴心。

　　从结构上讲, 这类提示一般由标题、正文、落款和日期构成。

　　1. 标题。

　　一般有四种形式:一是公文式标题, 由发文单位+事由+提示构成, 且发文单位常常省略, 比如, ××大厦管理处关于电梯使用的温馨提示, 物业中心文明养狗温馨提示;二是直接以“温馨提示”“友情提示”“友好提示”等作为标题;三是由事由+提示构成标题, 如“安全提示”“文明出行提示”“文明用餐提示”等;四是由发文单位+提示构成标题, 如“中国移动温馨提示”。这里要注意的是, 按照约定俗成的用法和人们的写作习惯, 也为了更好地体现温情和友善, 一般不宜直接以“提示”作为标题。

　　2. 正文。

　　一般先交代提示的目的或缘由, 再提出具体的需要提醒和提示的事项。这里要注意的是, 正文部分最后一般不提出希望和要求, 也不宜提出希望和要求。这主要是由授文者和受文者双方的关系以及提示的性质决定的。例如:

　　××物业服务中心文明养狗温馨提示

　　尊敬的××业主/住户:

　　近期服务中心接到多起关于不文明养犬的投诉, 同时小区公共区域经常都会有狗狗的大小便, 给小区环境造成严重的污染。为维护小区秩序和环境卫生, 保障广大业主/住户的健康和人身安全。服务中心特别提醒家有爱犬的业主/住户注意以下几点:

　　一、坚持每年定期给爱犬注射相关疫苗及进行常规体检;

　　二、携带爱犬户外活动时, 为爱犬佩束犬链并由成年人牵领, 大型犬需戴上防护口罩, 以免伤害或惊扰他人;

　　三、不要让爱犬在小区楼道、电梯内、空中花园等公共场所随地大小便, 如有排泄物, 请及时清理, 并妥善处置, 保持小区内环境卫生;

　　四、深夜、清晨避免让爱犬吠叫, 以免干扰他人的正常生活。

　　××物业服务中心

　　××××年×月×日

　　3. 落款。

　　一般署发文单位或部门的名称。这里要注意上下、前后保持一致。比如某“温馨提示”标题中的发文单位是“物业小区”, 落款处的署名则是“××物业服务中心”, 不仅“物业小区”的表述不当, 而且前后不一致。

　　4. 日期。

　　现在好多提示都不写成文日期, 可能跟提示本身时效性不强有关, 也可能跟某些提示内容多少年都不更新有关。但笔者认为, 还是完整地、规范地用阿拉伯数字标明日期比较好, 因为有了日期就便于查找、统计、参考和管理。

　　另外, 文书式提示在写作中还需要注意以下几个问题。

　　1.注意与相关文种的区别。在实际工作中, 向社会或人们告知某件事情, 可选择的文种有好几个, 要注意予以区别。首先, 注意提示与通知的区别。通知是发文机关在自己的职权范围内就某项工作如何开展作具体部署, 所属单位收到后要认真贯彻执行, 所以从发文目的看这是发文者为推动工作开展所采用的一种手段, 从执行效果看具有一定的强制性, 从叙述方式看往往态度比较坚决, 没有商量的余地;而提示只是在发文者的职责范围内就某件事应该如何做、不应该如何做向受文者加以提醒, 甚至都不能说是“要求”, 更多的是一种善意的劝导, 所以从发文目的看完全是为受文者考虑, 从执行效果看更多需要受文者的配合和支持, 没有什么强制性, 阅读者常常会感到很温馨、很温暖。比如, 某高校关于做好毕业生离校工作的安排, 就应该以通知形式发出;而如何办理离校手续, 则可以加以温馨提示。其次, 注意提示与启事的区别。启事是机关、企事业单位、团体或个人, 向公众说明某事或希望公众协助办理某事时使用的一种事务文书。它与提示一样, 都具有告知性, 都要求文字简洁, 且大都采取张贴的方式发布, 但二者的区别也是很明显的:不管是招生、招领启事, 还是寻物、招聘启事, 不管是征订、开业启事, 还是征婚、迁址启事等, 不仅是为了告诉人们什么事情, 而且希望人们知道事情之后能积极回应, 所以启事的结尾一般都要交代联系地址、电话、联系人姓名等信息, 如果得不到任何回应, 这则启事无疑就是一份无效的启事。这可以说是提示与启事的最大区别。

　　2.注意一文一事。在文书写作实践中, 为了方便文书的制作, 也为了便于办理和流转, 人们往往采取一文一事的方式。提示的写作也应如此。某医院门口有一块竖着的广告牌, 上面是“温馨提示”四个字, 中间纵向有一条分割线, 然后两边是两条提示, 一条是提示不要吸烟, 一条是提示不要停车, 尽管意思表达很到位, 但总感觉不对劲。笔者以为, 医院门口竖立不要随便停车的提示无可厚非, 因门外边就是大马路, 作出不要吸烟的提示似乎不妥, 完全可以将这条提示张贴在医院过道或服务大厅相应的位置。

　　3.细节的处理要规范、恰当。随着印刷技术的发展和成本的下降, 许多单位制作的提示常常图文并茂。笔者以为, 适当加以装饰可以, 但一定要把握好“度”, 如果装饰过度以致淹没了提示的内容, 那就适得其反了。另外, 提示毕竟属于一种文字材料, 它的写作也要符合现代汉语的语法规范。有一则提示是这样写的:

　　自助缴费智能车位锁温馨提示:

　　停车10分钟锁板升离开前看编号缴费锁板降再开车

　　瑞德摩尔城市购物广场

　　这里提示的主体应该是人或管理机构, 而不能是“车位锁”;正文中应正确使用标点符号, 而不能全由空格代替;落款下面位置应注明成文日期。