催款函写作模板
首次催款函
尊敬的××先生:
我们在清点账目时, 贵方1月份的购货中, 有8万元人民币未付。为了这么一小笔款子写信打扰, 实在抱歉。然而, 我们还是尽早结清这笔账目为好。能否请贵方将款子汇来?如你已汇出, 请原谅我们的冒昧。
××公司总会计师×××
××××年×月×日
评析:首次催款, 态度谦恭, 措辞委婉。称谓前加“尊敬的”, 文中两次尊称“贵方”, 礼数周到。善意提醒对方欠款未付, 对催款表示抱歉, 显得温文尔雅。最后即使向对方提出还款要求, 也是使用商询语气, 并给对方留下补救的机会。
二次催款函
尊敬的××先生:
你于1月份购买了我们公司的××产品, 尚有8万元人民币至今未付。你会记得, 我们是要求在购货后次月的第一天付款的。如你方已于前几天付款, 可将此催款单作废。
××公司总会计师×××
××公司公关部经理×××
××××年×月×日
评析:二次催款, 态度降温, 语气变冷。尽管称谓仍用“尊敬的”, 但文中改称“你”“你方”, 而不再用“贵方”尊称对方。商函开头直接指出对方欠款未付, 使用的是公事公办的口气。用“你会记得”一语提醒对方约定付款的时间, 暗含希望对方不要赖账之意, 但最后一句仍留给对方下台的台阶。落款处除总会计师签署外, 还增加了公关部经理, 意在向对方表明催款行为已由公司业务部门升级至公关部门。
三次催款函
××先生:
你1月份所欠之8万元货款, 逾期未付已相当久了。我方已两度函告, 所占用的时间和支付的邮资, 其费用累计已超过这笔款子的0.5%了。能否近日付款以结清这笔小小的欠款?
××公司总会计师×××
××公司公关部经理×××
××××年×月×日
评析:三次催款, 直击要害, 绵里藏针。首先指出对方欠款“逾期未付相当久”, 虽“已两度函告”, 但对方仍置若罔闻, 说明对方拖欠货款的严重性;再告知对方拖欠货款在时间和邮资上已给己方造成了损失;函中一再提及“这笔小小的欠款”, 似是话中有话, 绵里藏针:就这么点欠款都老拖不还, 诚信不是大有问题吗?最后一句仍用商量语气提出还款要求, 还是给了对方一点面子。
四次催款函
××先生:
这是我们就你1月份逾期的8万元人民币账款的最后一次函告。把这么小笔款子交由代理人办理, 未免有点太小题大做, 但是, 我们不得不这样做。我们的礼貌待客是闻名遐迩的, 我们一贯的银货两讫的习惯也是有目共睹的, 在这两方面, 我们都想保持良好的信誉。
如果在星期四即7月15日上午9点的早班邮件中仍收不到你方的汇款单据, 我们将委派我公司的特邀律师就付款问题与你方接触。
××公司总经理×××
××公司公关部经理×××
××公司总会计师×××
××××年×月×日
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