如何做好假日值班电话记录

　　值班工作是各级党政机关、企事业单位不可缺少的经常性工作, 是秘书部门的基本任务之一。节假日值班更是重要的工作, 须臾不可忽略。

　　在大中型机关和企事业单位里, 普遍采取专职值班制度, 设立专门的值班机构 (值班室) , 配备专门值班员, 负责本机关的日常和节假日值班工作。在小型单位里, 则往往采取轮流值班制度。还有一些单位, 介于上述两种办法之间, 采取专兼职值班相结合的办法。不管是什么类型的单位, 作为值班员做好假日值班电话记录都是非常必要的。假日值班电话记录分为来电记录与去电记录两种, 下面结合工作实际谈谈如何做好假日值班电话记录。

　　一、来电记录

　　(一) 来电记录的几种情况

　　1. 上级机关来电

　　主管上级机关的来电, 所涉事项都是与本单位业务密切相关的, 必须认真记录与处理。还有一种无直接隶属关系的上级机关来电, 这种情况比较特殊。当遇到了突发事件, 比如, 某单位有人越级上访, 无直接隶属关系的上级来电, 让该单位处理相关事宜。这些都需要做好详细的来电记录。

　　2. 下级机关来电

　　下级机关来电多是进行政策或业务咨询的, 这要求我们要把本单位以及有关部门的各种文件烂熟于心, 或者存储在电脑里 (主要指那些不保密的文件) , 待下级机关来电询问的时候, 能够顺利地进行解答并做好记录。记录时一定要记住对方的姓名、职务、联系电话等。

　　3. 不相隶属机关来电

　　不相隶属机关来电多是进行政策咨询或请求协调办事的。值班员能解答或处理的, 要认真解答、积极协调处理并做好记录。

　　(二) 来电记录中存在的问题

　　1. 时间不清

　　一是时间写不全。如发生在2014年5月16日的事件, 不能只写“14年5月16日”、“5.16”, 或者写成“5月16日”。记录时间要尽可能精确, 如发生在“5月16日下午3点47分52秒”, 不能只写“下午3点左右”。二是与真实时间不符。有的值班员一时忙乱, 忘记了时间, 就随便编个时间, 这是绝对不允许的。

　　2. 地点不清

　　值班员记录下来的必须是能够找得到的地方, 记录地点要详细、准确。如发生在大连市沙河口区某某街道某某号的事件, 不能只记录大连市沙河口区。

　　3. 人物不清

　　对相关人物的自然情况记录不清。有的值班员在记录时, 在当事人的自然情况一栏, 只写了姓名, 不写性别, 不记身份证号码;对参与此事的是一个人, 还是多个人, 记录不清楚;每个人在此事件中的地位记录不清楚, 等等。

　　4. 事件不清

　　一是事件的起因不清。因为什么发生了此次事件, 记录时要把缘起的内容尽量搞清楚。但有些值班员却不这样, 在忙乱中, 忘记了这些基本的内容。二是事件的经过不清。在这个环节上, 要求记录时必须把有关内容记录全面。但有些值班员在记录的时候, 东一句西一句, 没有一个连贯的意思。如打架, 应该记录谁先动手, 另外一人怎么办了, 双方都是怎么做的等等。有的值班员在记录的时候, 却是只记录谁打谁了, 而忘记了谁先动手的, 这是事件处理的关键一环, 必须记录清楚。三是事件的结果不清。任何事件都是有结果的, 就是最后怎么样了。但有些值班员是这样记录的:“结果很惨, 已经交由警方处理。”这里的“很惨”, 应该交代“惨”到什么程度。“交由警方处理”应该写明白交给谁处理的。

　　二、去电记录

　　(一) 去电记录的几种情况

　　1. 给上级领导去电

　　当接到请示件、急办件以及上级的来电时, 必须向上级领导报告, 给领导去电, 交给领导处理;如果遇到突发事件, 应按照预案处理程序进行汇报与处理。这些都需要详细地做好去电记录。

　　2. 给有关部门去电

　　在值班时遇到不属于本单位职责范围内的比较重要工作和问题, 不需要本单位处理, 可给相关部门去电, 转交给有关部门处理, 具体的处理过程也需要做好记录。

　　(二) 去电记录中存在的问题

　　1. 时间不清

　　与来电记录中的问题相同。

　　2. 接受单位不清

　　对去电单位的名称记录不清楚。单位名称要写全称, 或者规范化简称, 有些值班员却只写自己明白的简称。如中共北京市委机要交通局, 在记录时, 如果只写上“交通局”, 就必然导致接受单位不清。因为在国内不少省、市、区都有机要交通局, 或者称为“交通局”。

　　3. 接受者不清

　　一是对接电话人的情况了解不细。有些值班员只写接电话人的姓, 不写名字;有的写名字与实际名字不一致, 随意改变名字。有的张冠李戴, 把姓章的“章”字, 写成了“张”;还有的因为熟悉, 竟然把对方的外号给写上了。

　　4. 新闻六要素不全

　　六要素包括时间、地点、人物、事件的起因、经过、结果。但许多单位对此并无严格要求, 任由值班员随意记录。

　　5. 摘要不当

　　不当之处包括如下几项内容。一是不精。所谓“不精”, 就是啰嗦。其实, 去电记录把六要素都讲了, 就可以了。但是, 有些值班员在写作的时候, 却抓不住要害。本来几句话就可以讲清的, 却写了几百甚至上千字。二是不细。事情的经过部分, 要言简意赅, 但不少值班员却不厌其烦去展开描述, 该写的没写, 不该写的却没少写。如对汇报一起踩踏事故的去电记录, 只要把结果讲清了, 过程简要介绍就可以了。三是不准。值班员只有如实汇报的权利, 没有下结论的资格。如某地发生交通事故, 值班员在汇报的时候, 擅自将其定性为“恶性事故”。结果, 遭到了领导的批评。