文书管理制度

文书管理制度

第一章  总  则
第一条  为确保文书事务顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。
第二条  所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表、参考书等一切业务用书与公文。
第三条  文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责；分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则作出规定。
第二章  文书的收发
第四条  到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置：（略）
第三章  文书的处理
第五条  文书按机密程度可分为以下几类：（略）
第六条  普通文书的处理原则如下：（略）
第七条  机密文书的处理原则如下：（略）
第八条  文书的阅览原则如下：（略）
第九条  与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商．如果不能协商一致．上报或请示上级领导，由上级裁决。
第四章  请示审批
第十条  凡公司经营重要事项，都必须经请示并获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后，方能实行。
第十一条  须请示审批事项如下：（略）
第十二条  请示审批者为分公司经理以及以此为标准确定的主管。
第十三条  请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。
第十四条  请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书应一式多份，分送有关部门，如业务部门、出版部门、总务部门和财务部门等。
第十五条  请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者、所属分支机构及部门，并签名盖章。
第十六条  请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书(副本)替代批复返回，并请示部门予以执行。
第十七条  请示提案原件由总务部保管。
第五章  文书的制作
第十八条  文书制作要求如下：（略）
第十九条  文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有明确的决定之后进行。文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。
第二十条  重要文书，必须经过公证，并且在正式文书形成前掌握并附上具有价值的证据或证明文件。
第二十一条  文书的署名按下列规定进行：（略）
第二十二条  文书的盖章按下列要点进行：（略）
第二十三条  总裁与公司印章按下列原则使用：（略）
第六章  文书的发送
第二十四条  一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还须给文秘室以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。（略）
第二十五条  各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记、填写。
第七章  文书的整理与保存
第二十六条  全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。
第二十七条  分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，留存各部门保管。
第二十八条  文书的保存年限如下：（略）
第二十九条  全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第三十条  保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。
第三十一条  如果职务或部门划分发生变更，或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。
第三十二条  必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。