公文写作的六个常见问题

　　一、文种问题

　　公文文种问题主要表现在以下两个方面。

　　第一，文种错误。

　　文种错误指所用文种为非公文文种。比如误把申请当请示，误把总结当报告。公文是公对公的行文，而个人对机关单位的行文，不是公文。申请即个人对机关单位的行文，是个人请求机关单位审批某一事项，因此不可使用请示。

　　总结是工作文书，不是公文，不可写作关于××的总结报告。工作文书都不具有公文的性质与作用，写作格式也不像公文那样要求严格。此外，工作文书也可用于个人。这些都是与公文的不同之处。

　　第二，文种混淆。

　　文种混淆指对各种公文的混淆，比如公告与通告、请示与报告等。是公告就不是通告，是请示就不是报告。每一种公文都有其自身的功能与使用范围，不可用错，也不可混用。比如，关于××的请示报告。

　　二、标题问题

　　公文标题问题主要表现在以下几个方面。

　　第一，重复啰唆。

　　发布与印发类公文，标题一般不可使用一种公文发布和印发另一种公文。比如，关于发布××决定的通知;关于印发××意见的通知。决定与意见均是公文，还用得着使用其他公文进行发布和印发吗?直接公布即可。

　　转发类公文，标题中不宜出现两个相同的文种。最常见的问题是出现两个“通知”。比如，关于转发××通知的通知。遇到这种情况，最好进行技术处理，将被转发的通知改为“有关文件”。

　　第二，乱用省略。

　　上行文的标题一般可省略发文机关;下行文的标题一般不宜省略发文机关。

　　三、主旨问题

　　公文主旨问题即公文主题问题，主要表现在以下两个方面。

　　第一，没有主旨。

　　没有主旨就是没有核心内容。出现这个问题的原因是，发文者没有明确的发文目的、发文思路和发文追求，随意发文;或事先没有进行周密思考，没有明确主旨就急于行文，仓促行文，结果使收文者面对一盘散沙，不得要领。

　　第二，主旨不明确。

　　这种问题的表现是，公文有主旨，但主旨不明确，不突出，难以用一句话表述出来，或有两个以上的主旨，主旨不“主”。

　　四、格式问题

　　公文格式问题指格式不符合要求，主要表现在以下两个方面。

　　第一，格式错误。

　　格式错误是指基本格式的错误。公文基本格式涉及版头、主体、版记和页码四个方面，其中每个方面都有具体内容和明确的位置要求，比如版头部分，包括七项内容，即份号、秘密级别、紧急程度、文件名称、公文编号、签发人和分隔线。这些内容的位置不可标错，一旦标错，就属于格式错误。

　　第二，格式残缺。

　　格式残缺是指公文格式中该有的内容被疏漏了。比如公文格式的主体部分，包括九项内容，即公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注及附件编排。这九项内容该有的一定要有，如果没有，则属于格式残缺。

　　五、结构问题

　　公文结构问题指公文各项内容的组合出了问题，主要表现在以下两个方面。

　　第一，没有公文结构的意识。

　　没有结构意识是说公文起草者只注重公文的内容表达，却忽视了公文写作的结构安排。公文写作的结构安排和其他文章一样，要考虑十个方面，即标题、思路(顺序)、开头、段落、层次、主次、详略、过渡、照应和结尾。如果公文写作者在起草公文时全然不顾这十个方面，就属于没有公文结构意识。

　　第二，公文结构不讲究。

　　这是由第一个问题引发的第二个问题。公文起草者由于没有结构意识，所以在起草公文时对于公文结构就不讲究了。比如公文开头，应该先写什么，应该怎样使收文单位刚一阅读公文就引起高度注意;比如应该怎样分段，哪一段应该长一些，哪一段应该短一些;再比如应该怎样突出重点，应该怎样前后照应等：都属于结构讲究的问题。

　　六、语言问题

　　公文语言问题指公文语体风格和语言要求的问题，主要表现在两个方面。

　　第一，不符合公文语体风格。

　　公文的语体风格主要是庄重。具体来说，公文写作不得使用文学语言，不得使用修辞手法，不许含蓄，不许幽默，否则，就是公文语体风格出了问题。

　　第二，不符合公文语言要求。

　　公文语言要求包括词语要求、句式要求、风格要求和身份要求。公文的词语要准确，句式要简练，风格要平实，身份要得体，否则，就是不符合公文写作的语言要求。