公司档案管理办法
公司档案管理办法
第一章总则
第一条为规范公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的遗失，特制订本办法。
第二条本办法依据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规制定。
第三条办法所称档案是指我公司成立以来在物资采购、人事劳资、财务审计、项目管理、培训教育等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图片、影像资料等不同形式的历史记录。
第四条公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中，列入公司有关部门的职责范围中。
第五条公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。
第二章归档范围及责任单位
第六条公司、各部门文件及附件;公司与业务往来单位的函件、信件(含附件);公司向政府职能部门提交的报告、请示(包括附件)和回复;公司及各部门向政府职能部门提交的报告和请示;公司及各部门向总公司提交的报告和请示等由行政办公室负责收集归档。
第七条公司问责档案由行政办公室提供。
第八条公司财务档案由公司财务总监自行保存近三年内的所有相关档案，超出此范围的财务档案必须交公司行政办公室管理。
第九条公司工程项目发包合同(包括合同原件、草稿、报批表及附件)，由公司工程部提交公司行政办公室管理。
第十条所有经济合同签字后主营部门必须即时送公司行政办公室一份，包括合同原件、草稿、报批表及附件。
第三章档案的分类、立卷与管理
第十一条行政办公室根据收集的档案资料可分为：公司类、政府职能部和行业、工程项目类、企业工商登记类等。
第十一条档案立卷
(一)保管期限顺序;
(二)在同一级别中产生文件时间或文号顺序;
(三)同一文件、资料中正、副件顺序;
(四)同一文件、资料中的法律文书与实体文件、资料顺序;
第十二条档案装订
(一)档案厚度适宜，控制在1cm~2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;
(二)装订不压字不掉页、案卷外观整齐、清洁美观。
第四章档案的借阅
第十三条董事长、总经理、公司副总经理可直接向行政办公室办理借阅手续。
第十四条各部门借阅档案以及外单位人员查阅档案都必须由总经理批准，并做好借阅登记。
第十五条档案借阅者必须爱护档案、保持整洁、严禁涂改，严禁擅自翻印、抄录、转借，并按时归还。
第五章档案的移交和销毁
第十五条每年12月30日，公司行政办公室向总公司行政人力资源部移交完整的档案资料，并建立移交清册。
第十六条公司没有权利销毁档案资料
第六章附则
第十七条本办法自发布之日起施行。
第十八条本办法由公司行政部负责解释。
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