浅谈专题工作报告和情况报告的区别

　　报告是向上级机关汇报工作、反映情况, 回复上级机关询问时所使用的文种。它的应用范围很广泛, 在党政机关、企事业单位、社会团体中都可使用。根据内容与作用的不同, 报告可以分为工作报告、情况报告和答复报告三类。其中工作报告既可以是多方面汇报一定阶段内的工作情况的综合报告, 也可以是专门汇报某一工作情况的专题报告, 比如《黑河乡人民政府关于发展民俗产业的报告》, 黑河乡人民政府就发展民俗产业的专题, 向县人民政府作了汇报。

　　专题工作报告和情况报告在内容和写法上有一定的相似之处, 它们都有对情况的表述, 它们都属于专题报告, 所以在使用时容易被混淆, 很多公文写作者也存在一定的疑惑。从实际情况来看, 两者的写作目的和内容还是有较大区别的。从写作目的看, 专题工作报告是对本单位所做过的某方面的工作的回顾和总结, 便于上级了解;而情况报告则是分析出现情况的原因并提出相应的措施或对策, 力求解决问题。从写作内容来看, 最新的《党政机关公文处理工作条例》中对报告的表述将“汇报工作”与“反映情况”相平行, 形成互不相容的并列式逻辑关系, “工作情况”是被排斥于“情况”之外的。另外, 工作报告汇报的都是常规性的工作, 比如日常进行的工作事项, 专题工作报告汇报的是常规工作的某一方面;而情况报告则是一种“非常规性”情况, 即正常工作秩序之外突发的、偶发的情况。比如本单位、本地区发生的灾害、事故等重大事件, 其他重要的、特殊的、突出的新情况、新问题。由于两者作用不同, 公文写作者必须切实掌握两者在用法及写法上的区别。

　　专题工作报告是向上级机关汇报某项工作情况的报告, 其正文一般包括四个部分:一是某项工作的基本情况, 可以简要交代时间、背景和工作完成情况。如《四川省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设情况的报告》 (例文一) 这一部分写的是“去冬今春是我省实施农田水利基本建设治水兴蜀的第二年。按照全国电视、电话会议的部署, 我省狠抓了以水利建设为中心, 以治水、改土、兴林、修路为主要内容的农田水利基本建设, 取得显著成绩。据统计, 从1996年9月1日至1997年3月底, 全省累计投入劳动积累工13.25亿个……新增提水控灌面积9.75万亩, 冬蓄提水完成6.5亿立方。”二是主要成绩和经验体会, 这部分应把工作的过程、措施和成绩叙述清楚, 要从实际工作中概括出规律性的东西来, 以便指导今后的工作。如例文一指出其取得成绩的主要做法是:“一、领导重视, 真抓实干;二、因地制宜, 突出重点;三、深化改革, 增大投入;四、广泛宣传, 持续发展;五、激励先进, 开展竞赛。”三是存在问题, 写出工作中的缺点与不足, 反思值得吸取的教训。如例文一提到“去冬今春, 我省农田水利基本建设取得了很好的成绩, 但也存在一些问题:地区与地区之间, 重点工程与面上工程之间发展不平衡;有的地方资金不能及时到位, 影响了工程建设进度等。”四是今后意见, 提出今后改进或开展工作的建议。如例文一在结尾处指出“目前, 我省将做好以下几方面的工作:一是抓紧塘、堰、渠道的清淤扫尾工作……”, 对今后工作的开展提出了建议。

　　情况报告是向上级机关反映偶发性特殊情况的报告, 它比起工作报告写法更加灵活, 但是从写作思路来看, 基本上应该围绕着“出现了什么情况?为什么会出现这种情况?怎样应对这种情况?”的写作思路进行写作, 所以情况报告第一部分是陈述情况, 如《×市人民政府关于××百货大楼发生重大火灾事故的情况报告》 (例文二) 中这一部分写的是“1993年2月14日13时15分, ××市××百货大楼发生重大火灾事故。事故发生后, 市消防队出动消防车24部, 消防指战员164人, 经过消防指战员的英勇扑救, 大火于16时30分被扑灭。造成80人死亡, 55人受伤, 大楼全部商品被烧毁, 直接经济损失400万元。”写明了事故基本情况、施救情况和损失情况。第二部分写明原因, 例文二这部分从造成该事故的直接原因和深层原因进行分析:“这次火灾的直接原因是电焊工××违章作业, 在一楼铁窗架电焊火花迸到易燃货品上引起, 但也与××××百货公司管理局及员工安全思想模糊, 公司安全制度不落实, 许多安全隐患长期得不到解决有关。”第三部分提出对策。例文二这部分根据对事故的原因分析, 采取了一系列措施:“一、市人民政府召开紧急防火电话会议, 市委、市政府对有关人员视情节轻重, 做了相应的处理。二、树立“安全第一、预防为主”的思想, 切实加强对安全工作的领导。三、建立健全领导防火安全责任制, 加强对零售企业的安全管理。”

　　尤其应该注意的是, 专题工作报告和情况报告在写法上都要介绍情况, 都要对情况进行分析, 都要针对情况提出今后的措施。那么, 怎样区分这两种不同的报告, 以避免写作中可能发生的错误呢?笔者认为可从以下几点加以注意:

　　1.两者汇报情况的侧重点不同

　　专题工作报告的情况部分介绍的是常规工作中的某一项专门工作的过程和结果。这类报告需要将工作的过程和结果进行提炼概括, 力求精确严密, 具有指导性, 为后面写作重点成绩和经验部分做好铺垫;而情况报告则是向上级汇报新情况、新问题, 抓住倾向性、动向性、关键性的问题, 以陈述情况为主, 所阐述的问题长, 过程短, 主要把事情的原委、性质、看法写清楚, 为认识问题、解决问题做好铺垫。总之, 两者虽然都写的是情况, 但各自的目的不同, 情况介绍的侧重点也不同。

　　2.两者表达方式不同

　　专题工作报告的表达方式以叙述、说明为主, 围绕向上级所要汇报的情况, 少发议论甚至是不发议论, 在语言运用上要突出陈述性, 把事情交代清楚, 充分显示内容的真实和材料的客观。如果涉及的是比较简单的工作, 写作时可以依据时间顺序采取纵式写作结构, 对于比较复杂的工作, 还可以按照工作內容性质采取横式写作结构。情况报告的表达方式除了叙述、说明, 还有议论。情况报告是“情、因、策”的报告, 其中, “分析原因”是情况报告的写作重点, 介绍情况就是为了更好地分析原因, 只有把原因分析透彻了才可能有针对性地提出解决问题的对策, 它处于全文的核心与重点位置, 不可忽略, 而这种“分析”恰恰是运用“议论”方式, 这和专题工作报告的少发议论甚至是不发议论要求是不同的。

　　3.两者提出建议、措施的针对性不同

　　专题工作报告是对本单位所做过的某方面工作的回顾和总结, 在文末更多提出的是未来工作的努力方向, 大有在取得成绩的基础上更上一层楼的意思, 充满了期待。如例文一最后一个部分就是对今后工作的开展指明努力方向, 如果做到了, 工作会更加顺利地开展, 取得的成绩也会更好。情况报告则是认识问题、解决问题, 所以在文末更多提出的是解决已出现新情况新问题的办法, 力求将新情况新问题解决好, 提出的措施更多的是针对问题进行补救, 争取以后少出现或不再出现类似情况。如例文二最后一个部分提出的措施就是在分析了事故出现的原因后有针对性地提出了三条补救措施, 它更多的是对过去出现问题的查漏补缺。