评改一篇工作提示函

工作提示函属于非法定公文，主要作用是在一些关键的时间节点就某项工作向有关单位或对象发出必要的提示，为受文者提供指导或帮助。从行政约束力和执行力来看，因其属于非法定公文，且为提示性质的函，故不像法定公文那么强。而当所涉事项比较紧急且重要时，选用工作提示函就欠妥，发文机关需要结合实际选用合适的法定公文文种，并要求受文者严格遵照执行。
下面这篇工作提示函，主要目的是强调应急救灾的紧迫性和重要性。或许是主送机关中出现一个特殊的"市级相关部门”，使得发文机关使用了提示函这一具有“平行”色彩的文种形式。虽然工作内容也已表达清楚，但仔细考量，还有不少欠妥之处。原文如下：
××市应急委员会办公室
××市安全生产委员会办公室
××市减灾委员会办公室
工作提示函
各县（市、区）应急办、安委办、减灾办，市级相关部门：
市气象台6月15日15时发布暴雨蓝色预警：预计今天夜间到明天白天我市有一次强降雨天气过程，其中××市、××县、××县、××县有暴雨(60-80mm),局部可达大暴雨(100-120mm),最大小时降雨量30-50mm,其余地方中到大雨，局部暴雨。过程中伴有雷电、短时强降水、阵性大风等强对流天气。请各县（市、区）和各相关部门注意防范强降雨可能引发的中小河流洪水、山洪、地质灾害、城镇内涝等次生灾害，切实做好本轮强降雨防范应对各项工作。
一要加强监测预警。各县（市、区）和各部门要及时组织会商研判，密切监视天气、水情、雨情趋势，实时滚动预报和点对点预警，落实群测群防各项措施，确保预警信息及时、精准、有效传递到基层一线责任人。
二要加强风险管控。各县（市、区）和各部门要紧町山洪危险区和强降雨重合区、城市内涝点、在建工地、病险水库、小水电站等重点区域，发挥监测预警系统和群测群防体系作用，督促相关责任人员到点到位、提前排查，确保风险隐患早发现、早预警、早处置。
三要强化避险转移。各县（市、区）和各部门要树牢“两个至上”理念，严格落实“三个避让”和“三个紧急撤离”刚性要求，履行各自责任，加大对重点区域、重点地段、薄弱环节等地段巡查频次，及时排危除险，尤其是要提前转移危险地带人员和危房居民到安全场所，加强城镇内涝引排，防范暴雨可能引发的山洪、萌塌、滑坡、泥石流等灾害。
四要强化应急准备。各县（市、区）和各部门各类救援力量要迅速进入临战状态，根据情况适时前置救援队伍、装备机械和救援物资，确保一旦发生灾情险情，迅速启动应急响应，投入抢险救援，把灾害损失降到最小程度。
五要强化值班值守。各县（市、区）和各部门要加强值班值守，严格落实24小时值班和领导带班制度，及时掌握分析雨水情及.灾情，做好信息收集处理与分析，搞好指令上传与下达，保持通联通畅，及时报送险情、灾情和防御工作信息。
××市应急委员会办公室
××市安全生产委员会办公室
××市减灾委员会办公室
2024年6月15日
上述工作提示函，内容表达基本清楚，但在文种使用、主送单位安排、语言表达、概念使用、语法规则等方面，还存在如下一些问题。
1文种使用有误。按照行政层级管理的规定，县（市、区）应急办、安委办、减灾办是市（指设区的市）应急办、安委办、减灾办所属的下级部门。上级就某项周知性事项对下级行文，指示性更强，理当使用通知，而不宜使用“工作提示函”。更重要的是，应急救灾是一件十分紧急的大事，来不得半点马虎，特别是异常恶劣的暴雨雷电自然灾害，突如其来，情况特殊，带来的损失也可能会特别大，因此提前做好应对是必须予以高度重视的大事要事。面对这种时间紧、任务重的特殊情况，就时间来说，选择的文种应是通知中的紧急通知。
2同级别单位的处理存在问题。不能因为在主送单位中有“市级相关部门”，而认为既然是平级单位，就应该使用带有平行性质的函，其实这可能是对公文法规的误读或误用。按照《党政机关公文处理工作条例》规定，通知“"适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。由此可见，通知也可以用于平级单位这一”有关单位”。当然，也可以把“市级相关部门”这一平级单位放在抄送栏内处理，这样既理顺了与县（市、区）的上下级关系，又尊重了同级的相关部门。
3语句啰唆重复。“工作提示函”原文每一段的撮要（小标题）都使用了“一要、二要、三要”，从语义上看，这个能愿动词“要”显示出了一个自然顺序。其实就本文而言，段与段之间并无先后顺序关系，基本上都是同步进行的，应去掉“要”字，以免引起误解，况且撮要之后，每一段开头均有一个显示强调意味的“要”字，显得多余累整。另外，每句撮要之后，都有一句“各县(市、区)和各部门”的称谓，重复多余，因为主送机关已经明确，没有必要再次重复。
4概念不一致。概念是反映事物特有属性的思维形式，在同一段话或同一篇文章里，讲同一个问题的时候，要求概念是一致的，其内涵和外延都要保持不变，否测就是偷换概念，令人难以把握。文章主送机关中是“市级相关部门”，第一段中却出现了“各相关部门”，以及一至五条要求中均是“各部门”。对此，在第一段中，应当对应抄送栏中使用的"市级相关部门”，以保持前后一致，做到表达准确，消除歧义。
5用词不当。第五条"及时掌握分析雨水情及灾情”中的“雨水情”搭配欠妥，或者改为"雨情、水情”，或者改为“雨情”；“搞好指令上传与下达”中的“搞”字，略显随意，对比“搞”和“做”，都有从事的意思，但“搞”显得不庄重、不严谨，而"做”则比较正式。
除了上述问题外，还有错用标点符号等现象，不再赘述。综合上述，试对原文修改如下：
××市应急委员会办公室
××市安全生产委员会办公室
××市减灾委员会办公室
关于做好强降雨天气防范工作的紧急通知各县（市、区）应急办、安委办、减灾办：
6月15日15时，市气象台发布暴雨蓝色预警，预计今天夜间到明天白天我市有一次强降雨天气过程。其中××市、××县、××县、××县有暴雨(60~80mm),局部可达大暴雨(100~120mm),最大小时降雨量30~50mm,其余地方中到大雨，局部暴雨。过程中伴有雷电、短时强降水、阵性大风等强对流天气。为切实做好本轮强降雨防范应对工作，注意防范强降雨可能引发的中小河流洪水、山洪、地质灾害、城镇内涝等次生灾害，现将有关事项紧急通知如下：
一、加强监测预警。要及时组织会商研判，密切监视天气、水情、雨情趋势，实时滚动预报和点对点预警，落实群测群防各项措施，确保预警信息及时、精准、有效传递到基层一线责任人。
二、加强风险管控。要紧町山洪危险区和强降雨重合区、城市内涝点、在建工地、病险水库、小水电站等重点区域，发挥监测预警系统和群测群防体系作用，督促相关责任人员到点到位、提前排查，确保风险隐患早发现、早预警、早处置。
三、强化避险转移。要树牢“两个至上”理念，严格落实“三个避让”和“三个紧急撤离”刚性要求，履行各自责任，加大对重点区域、重点地段、薄弱环节等地段巡查频次，及时排危除险，尤其要提前转移危险地带人员和危房居民到安全场所，加强城镇内涝引排，防范暴雨可能引发的山洪、崩塌、滑坡、泥石流等灾害。
四、强化应急准备。各类救援力量要迅速进入临战状态，根据情况适时前置救援队伍、装备机械和救援物资，确保一旦发生灾情险情，迅速启动应急响应，投入抢险救援，把灾害损失降到最低程度。
五、强化值班值守。严格落实24小时值班和领导带班制度，及时掌握分析雨情及灾情，做好信息收集处理与分析，做好指令上传与下达，保持通联通畅，及时报送险情、灾情和防御工作信息。
××市应急委员会办公室
××市安全生产委员会办公室
××市减灾委员会办公室
2024年6月15日
抄送：市××、市××（余略）