试论问题台账的写作

　　近年来, 在应用写作领域逐渐出现一种新文体, 它以问题为导向, 明确责任领导、责任部门和具体责任人, 层层压实责任, 确保精准施策, 既帮助秘书办公人员做好了时间管理, 也有效地推动了各项工作顺利开展。这种新文体就是问题台账。

　　一、什么是问题台账

　　传统认为, 台账主要用于金融领域, 如统计台账、股票台账, 后来台账成为一种词根, 前面可以根据需要加上一些修饰限定词语, 延伸至其他管理领域。例如, 国土资源管理领域的土地台账、企业管理中的产品台账、旅游管理中的团队台账等, 到今天台账已经发展成为专门的词语, 甚至演变为一种新文体。

　　问题台账是台账的一种。在笔者看来, 问题台账是一种为了解决某个问题或处理某项事务而存在的事务文书, 其中的表格具有相对规范的格式, 便于上级管理和监督部门审核, 从而有力地推动工作顺利开展。还有基于此引申出来的台账式督查。台账式督查就是要对照问题整改的各项要求, 在工作的起始阶段同步建立工作台账, 将每一时点的进展成效及时准确、公开透明地记录在案。

　　二、问题台账的特点

　　问题台账作为一种格式相对规范、内容相对稳定的表格型文体, 一般来说大致具有以下五个特点:

　　(一) 实用性。

　　这是所有应用文体的通用特点, 对于台账来说, 实用性更为突出。建立问题台账就是为了解决问题, 推动工作, 目的性强, 便于掌握使用。

　　(二) 精准性。

　　这是台账的典型特点。通过建立问题台账, 坚持问题导向, 倒查问题出现的原因, 找准解决问题的具体措施, 设定完成时限, 明确责任领导、责任单位 (部门) 和具体责任人, 为最终解决问题提供了有力的材料支撑。

　　(三) 简洁性。

　　这是台账的视觉特点。问题台账往往用一张或几张A4纸就将复杂的工作事项清晰地展现在领导、督查部门和工作人员面前。从问题到措施一目了然, 从责任领导到直接责任人一竿子插到底, 从提出问题到解决问题一气呵成, 特别是完成时间要醒目显示, 便于查找和监督问责。

　　(四) 实效性。

　　这是台账的功能特点。问题台账的建立往往是集中火力, 聚焦核心重点问题, 包括直接责任部门起草、重点责任部门提出修改意见、领导班子召开会议集中讨论研究等过程。从接到上级通知要求到制作定稿, 台账的建立过程一般较短, 不像撰写总结、报告等事务文书需要收集整理大量的基础性材料。在台账管理过程中, 台账的保管、使用和监督也是直达“最后一公里”, 实效性强, 不仅时间上有保证, 取得的效果也是经得起推敲和考验的。

　　(五) 内省性。

　　这是台账的标志性特点。问题台账研究的问题, 往往是针对自身问题, 号脉问诊, 需要刀口向内, 深入剖析, 内省性强。虽然不少文体也涉及了自我剖析问题, 如前瞻性的计划、回顾性的总结、请求批准的请示、商谈性的函等等, 但将内省性放在首位的唯有问题台账。

　　三、问题台账的基本结构

　　问题台账的结构大致可分为标题、正文和附注三部分。

　　(一) 标题。

　　标题是台账的眼睛, 主要由“单位+事由+台账”构成。如:《××小学问题整改台账》。有的时候“单位”可以根据实际需要, 改为“部门”或“个人”。

　　有的时候, 标题会省略掉“单位”, 简化为“事由+台账”。“单位”则下移至标题之下、正文表格之上, 便于加盖公章。如:

　　联系服务群众“最后一公里”问题整改台账

　　单位名称:中共××镇委员会 填报时间:201×年×月×日

　　甚至有的时候, 标题只有“台账”二字, “单位”下移至标题之下、正文表格之上, “事由”中的时间改为具体的“日期”排在“单位”之后, “事由”的其他内容分解到正文表格内容中。

　　(二) 正文。

　　正文是台账的主体, 一般就是表格及其内容。如安全问题台账 (见文后附表) 。

　　通常说来, 建立问题台账就是制作表格, 加上相应问题和内容;检查问题台账就是对照表格内容, 进行核查落实。根据需要, 不同的问题台账要求不一, 内容也会有所区别。但下面五项内容一般必不可少的:

　　1. 序号。

　　问题台账往往会按照问题的类型进行细分, 为了区分这些问题, 便于尽快查找、实施和监督, 台账的第一列 (从左至右的行文叙事, 下同, 不再赘述) 都会写明序号。有的台账还会在左边再加上类型, 进行细分。

　　2. 存在问题。

　　找出问题、找准问题, 是建立问题台账的前提和基础。找什么问题, 是按照上级的要求, 结合实际进行的。如果从议论文的角度看, 建立问题台账就是一个推理论证过程, 找出问题, 提出问题好比是议论文中的第一步;找出原因, 分析问题就是其中的第二步;而第三步就是解决问题, 拿出切实可行的方案和举措。

　　3. 解决措施。

　　这是问题台账的核心内容。如果说一个没有“存在问题”的问题台账是无源之水, 那么一个没有“解决措施”的问题台账就是走过场的形式主义。解决措施要从存在问题及其根源顺藤摸瓜, 更需要按照上级的要求, 结合实际, 拿出切实可行的具体措施。同时, 要根据工作进展情况, 对解决措施进行补充完善。

　　4. 责任单位和责任人。

　　责任单位和责任人是问题台账的具体实施者, 有时会进一步分解到责任部门、责任领导和直接责任人。责任单位和责任部门是承担解决问题的责任集体, 与存在问题的责任集体虽大体相同, 但还不尽一致。因为有时下级出现的问题, 需要上级审批和监管, 一定要区分开来。责任人虽有责任领导和直接责任人之分, 但都是承担解决问题的责任人。其区别在于责任领导是领导责任和管理责任, 直接责任人是直接执行责任。

　　5. 完成时限。

　　这是问题台账的“紧箍咒”, 一般来说要根据上级部门提出的目标来决定。按照上级确定的基调, 建立问题台账的单位、部门和个人, 还要结合实际, 制定相应的实施方案和措施步骤, 使其切实可行, 能够落地生根、开花结果。有的时候, 问题的解决不能一蹴而就和一劳永逸, 就需要长期坚持;有的时候, 问题的解决需要马上行动, 就需要立行立改。

　　(三) 附注。

　　这是问题台账的解释说明部分。有时在表格最后一列, 表头上标明“备注”, 对正文内容进行补充说明;有的时候在表格最后一行, 做上标记;更多的时候, 在表格下方另起一行, 对表格无法显示的部分进行解释说明, 对正文主体部分提出更进一步的要求。有时, 附注内容可以省略。

　　四、注意事项

　　在问题台账拟制和写作中常常会出现一些问题。在这里, 列出三种常见情况, 进行辨析, 以供深入讨论、借鉴、思考、使用。

　　(一) 将台账简化为表格。

　　没有制作过台账的人, 往往会以为建立台账, 就是做表格, 将表格内容一填就算完成任务。忽略了台账的基本格式和组成部分, 这是对台账的基本概念不了解导致的。表格确实是台账的主体部分, 但表格的作用在于使台账清晰明了。没有标题画龙点睛, 表格就只能是表格, 而不是台账。另外, 表格在于使人看明白, 台账中的表格更在于明确责任和完成时限, 以便于推动工作顺利开展。

　　(二) 重台账, 而轻实干。

　　上级管理部门认为台账就是一剂良药, 包治百病, 无往而不胜。出了什么问题, 都要建台账, 本来很简单的事, 都要有台账, 以致一刀切, 许多脱贫攻坚战中下基层的“第一书记”都在建台账和交台账中身心俱疲, 无暇顾及实质性工作。更为典型的是“每到年终, 在各种检查、评比、验收、创优等活动中, 台账可以说是一项不可缺失的重要资料。有的单位对下属部门检查往往仅凭被检查单位提供的台账, 对工作作评价、打分数、定优劣。于是乎, 台账质量的好坏、完成水平的高低便成了一些下属单位领导下大力气抓紧抓好的一项主要工作, 以致出现重台账、轻实干, 工作好不如台账做得好的现象。”归根到底, 这是一哄而上的思维惰性和形式主义造成的, 而没有把精力用到实际解决问题的方法创新上来。

　　(三) 为了建台账而建立台账。

　　上级要求建立台账, 下面就制作台账, 问题找出来了, 措施也有了, 就是如果上级不进一步督促检查, 下面就照旧把台账束之高阁, 以致台账摞成摞, 工作没进展。这种事情, 报纸上屡有报道, 如2013年《人民日报》就有《台账过多, 蒙了上面苦了下面》的报道。究其原因, 还是工作人员形式主义、官僚主义和懒散作风在作怪, 上面不严, 下面不实。所以, 台账只是一种文体, 要真正抓落实, 还要进行台账式管理, 用制度管人理事。

　　总之, 作为一种应用广泛的新文体, 包括问题台账在内的台账还不被太多人熟悉, 还需更多专家学者和行家里手作进一步探讨。对台账式管理, 不少领导和管理人员还不能运用自如, 需要人们在实践中不断进行总结完善。