询价函和报价函的“呼”与“应”

　　在日常应用写作范畴, 函的适用范围十分广泛。其中, 询价函、报价函就是经济领域的商业活动中常见的两种形式。

　　询价函是买方向卖方询问有关商品交易条件所写的商务信函。报价函和询价函相呼应, 是卖方向买方提供商品有关交易条件的商务信函。询价的目的是请卖方报价, 报价是告诉买方价格, 询价函和报价函对交易双方都没有法律上的约束力。买卖双方可商议更改有关内容, 并达成合作意向。先有询价函, 后有报价函, 询价函是“致函”, 报价函是“复函”, 两者具有一问一答、一呼一应的关系。

　　一、标题上的“呼”与“应”

　　询价函的标题可以直接写“询价函”三字。但为了避免过于简单笼统, 信息量过少, 也可以加上发文机关、询价范围等内容, 比如《办公家具询价函》《政府办公用品采购询价函》《××市第一中学三角钢琴采购及安装项目询价函》等。为了加强管理, 纳入政府统一采购、统一财政支付, 党政机关和事业单位的询价函多有编号。如果编号写入报价函, 可以写在标题的正下方或者在正文中注明。比如, ××市××区政府采购服务中心2015年11月12日发布的《设备采购项目询价函》, 就在标题下注明了编号“TXQG—2015—193”, 其中“TXQ”便是“屯溪区”三字汉语拼音的首字母。

　　与询价函类似, 报价函的标题也可以直接写“报价函”, 或在文种前加发文机关和报价内容, 比如《机械设备报价函》《政府办公用品采购报价函》《××公司监理费报价函》等。

　　二、内容上的“呼”与“应”

　　询价函既然要询价, 就要提出问题, 供报价方响应。因此, 询价函在内容上常常首先写明项目名称、询价依据和目的, 再提出详细的询价要求, 比如, 可以向报价方提出资质要求、复函和报价须知、应承担的法律责任、结算方式等。如果需要向报价方索要主要商品目录本、价格单、商品样品、样本时, 也可以用询价单或发订单的方式询问某项商品的具体情况。询价函的结尾多表明合作的诚意和愿望。正式的询价函, 如政府部门公共建设所用的询价函, 结尾可以用“特此函告”“特此函达”等收尾;较为随意的询价函, 可以用“此致敬礼”“恳盼见复”“希速见复”等礼貌用语结尾。带有公告性质的询价函有时也可以省略结尾的礼貌用语。

　　询价函的写作, 可根据实际情况采取文字式、表格式等灵活的询价方式, 或合理增减询价内容。比如2016年7月25日发布的《××县公安局采购执法执勤装备项目二次询价函》, 开门见山, 开篇即指出询价的依据和目的:“××县政府采购中心受新蔡县公安局委托, 就××县公安局采购执法执勤装备项目以询价方式进行采购, 择优选定供应商, 欢迎符合条件的企业参与投标。”随后, 从项目名称及编号、项目简要说明、合格的投标人、询价文件领取、递交投标文件截止时间、开标时间及地点、联系方式等7个方面, 详细而明确写出了询价内容。这样的询价函又称为询价公告, 带有招标公告的性质。而另一则2016年7月21日发布的《××县农业委员会土地确权档案盒采购询价函》, 在指出“受××县农业委员会的委托, 以询价采购方式购买一批土地确权档案盒”之后, 分别从项目编号、项目名称、采购内容、供应商资格要求、报价函构成、报价要求、报价函递交、质量及售后服务要求、投标保证金、合同签订及供货日期等17个方面提出了具体要求, 并对询价响应文件进行了规范, 在文后还附带了报价函、法定代表人委托书、规格响应表、质量保证书、售后服务承诺书等附件, 要求报价方必须使用指定的格式, 这与《××县公安局采购执法执勤装备项目二次询价函》在内容上有较大差异, 可见询价函的灵活性之大。但无论询价函内容如何变化, 在关键信息上都必须做到准确无误, 比如时间、地点、价格、货号等, 都要精确、明确。一些内容简单的询价函, 也可以直述要求, 例如下面一则××毛尖茶采购询价函:

　　××茶叶厂:

　　我商场对贵厂生产的绿茶很感兴趣, 欲订购××毛尖茶。品质:一级;规格:每包100克。望贵厂能就下列条件报价:

　　1. 单价;

　　2. 交货日期;

　　3. 结算方式。

　　如果贵方报价合理, 且能给予优惠, 我商场将考虑大批量订货。

　　望速回复。

　　××商场

　　2016年7月25日

　　与询价函相呼应, 报价函要严格回应询价函的询问内容, 一一作答。一般要在开头简要说明询价函已收到, 获悉了相关信息, 参与报价。然后详细介绍产品情况, 包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等内容, 并对自己的资质做简要说明。如有必要, 报价函可以附上产品技术材质参数及配置表、售后服务承诺书、供货时间承诺书、资质证明等, 增强可信性, 提高成功率。结尾可使用“恭候佳音”“恳请回复”“欢迎再询”等礼貌用语。如果询价函对报价函做了统一格式要求, 报价方就要严格按照询价方发布的报价格式进行报价, 不能自作主张, 随意改变。

　　报价函与询价函有对应关系, 在制定报价函时一定要认真研究询价函, 针对所问内容一一作答。比如, 一份《××大学学位服干洗服务采购项目报价函》一开始就表明态度:“关于本次询价采购项目, 我公司已认真阅读了贵中心发布的询价函, 决定参加报价”, 接着从报价响应情况、服务承诺、报价说明、资质证明材料、联系方式等方面详述了本公司的有关情况。再如, 针对上文的××毛尖茶采购询价函, 某茶叶厂回复报价函如下:

　　××商场:

　　由衷感谢贵商场来函询价!兹就贵方要求, 报价详述如下:

　　商品:××毛尖茶

　　规格:一级

　　容量:每包100克

　　单价:每包×元 (含包装费)

　　包装:标准纸箱, 每箱100包

　　结算方式:商业汇票

　　交货方式:自提

　　交货日期:收到订单10日内发货

　　我方所报价格极具竞争力, 如果贵方订货量在1000包以上, 我方可按95%的折扣收款。如贵方认为我们的报价符合要求, 请早日订购。

　　恭候佳音!

　　××茶叶厂

　　2016年8月1日

　　茶叶厂的报价函是针对询价函而写的, 信息全面, 内容清楚, 条理分明。首先向对方致谢, 然后对询价方关心的问题一一回应, 就对方要求进行报价, 并详细开列了商品名称、规格、容量、单价、包装、结算方式、交货方式、交货日期等信息, 以及量大从优的优惠条件。

　　三、细节上的“呼”与“应”

　　法定公文中的函用语较为严肃、书面化, 不能有寒暄用语, 而询价函之类的商洽函则可根据情况口语化, 使用一些热情洋溢的词语, 拉近双方的距离, 增进感情, 提高合作几率。询价方作为买方, 占据着先天优势, 但在行文中, 也不可盛气凌人, 也要态度真诚礼貌。真诚是一个人或单位最好的品质, 本着真诚、友好的合作态度去写询价函, 有利于进一步合作, 即便遭到拒绝, 也不会因小失大, 损害自己的美誉度, 丧失今后合作的机会。询价函还要语言简洁凝练, 直言其事, 简单明了, 直截了当地表明需要什么, 要求怎么样, 不需要拐弯抹角, 长篇大论。

　　询价函可以是普发性的, 也可以发给一个或多个单位;报价函则是只能针对一份询价函, 与询价函具有对应性。对于卖方而言, 一封报价函可能意味着一次销售的好时机, 所以回复报价函一定要及时、确切、周到, 不要因为某些小疏忽而失去了潜在的客户。为了增强合作的可能性, 发出报价函要迅速及时, 因为询价单位可以给多家单位发函, 择优选择, 从中找到质优价廉的卖家, 如果复函不够及时, 就可能因为抢不到先机而失去商机。此外, 报价函的内容要真实、完整、准确, 不能弄虚作假, 所提供的信息需真实, 内容需完整具体, 事实和数据需准确无误, 这样才能争取更大的合作机会, 并与询价方达成一致。同时也不会因为小的失误造成对方的误会, 带来不必要的损失。报价函还需要直截了当、简明扼要、不赘虚言、切中要点, 切不可“答非所问”, 对于不符合主题、目的和报价方要求的内容, 要毫不留情地舍弃。

　　报价函与询价函是一种共生关系, 询价函所提要求明确, 报价函才能回答得准确, 询价方才能获得所关心的信息。而报价方要想合作成功, 获得利益, 也必须认真回答询价函的问题。因此, 不管是询价函, 还是报价函, 在写作时都要立足大局, 关注细节, 这样才能达到预期的目标。