企业法律文书制作应注意的三个问题

　　企业在经营和管理过程中，涉及的有关劳动关系管理、企业合同管理、日常经营运转以及服从国家监管管理过程中提交的申请、股东声明、董事会决议等众多的文书、表格、函，可以统称为企业法律文书。本文拟结合律师工作实际，总结一下企业法律文书制作应注意的三个问题，希望对有关写作者有所帮助。

　　第一，要明确制作范围。企业法律文书制作范围主要有三大块：一是对外具有重大法律意义的合同文书;二是内部管理流程文本;三是经营环节中各种表格制单。对外具有重大法律意义的合同文书，主要是指企业对外的各种诸如买卖、加工、合作、租赁、投资入股、股东声明、董事会决议等合同文书或其他文本;内部管理流程文本，主要是指劳动合同、岗位职责、销售承包规定，加班加点申请审批与签发单，以及招聘、解聘、辞退等各种劳动关系人事管理文本;经营环节中各种表格制单，是指与经营流转相关的各种寄发、收讫、网上传输过程中涉及企业经营管理的文件、单据、表格，等等。比如外贸企业面临的许多发票、装箱单、确认单等。上述文书对于保障企业顺利开展经营与管理起着重要作用，必须引起高度重视。

　　第二，要遵循法律审查在先原则。在起草企业法律文书以及相关文字资料时，必须绝对遵循法律审查在先原则。如果企业内部有法务部门或者有顾问律师的，在处理有关纠纷或案件时，必须听取法务部门专业人员或律师的详细意见，文本由他们起草或者最后交由他们审查确认。完成确认后，必须一式多份，分别建立档案保管。虽然现在许多大公司一般都有内部法务部门，或者聘请顾问律师，但其实这个环节还是没有得到足够的重视。一旦公司发生纠纷，或者发生司法诉讼，对公司一定会产生震荡和不利的后果，最严重者甚至会导致公司财务主体或者经营主体等被严重破坏，所以，(法律审查在先)必须作为原则得到遵行，必须引起高度重视。

　　针对内部管理流程文本和经营环节中各种表格制单等，需不需要法务部门甚至律师直接审查和监控呢?一般来讲不需要。但是，针对劳动人事部门经理和具体分工负责此类工作的员工，一定要严格培训，所有该部门工作涉及的文字材料，要确保已经经过法律认证和审查，并且已经经过检验，劳动人事部门经理和具体分工负责此类工作的员工对此已经有充分的认识和经验。企业其他部门涉及的内部管理流程文本和文字资料，也应当同样要求。至于经营环节中各种表格制单，具体岗位上某员工操作的资料等，也要在企业内部由法务部门和业务部门共同确定成型。

　　第三，要结合企业经营与管理实际。企业法律文书制作以及相关文字资料文字处理必须密切结合企业经营与管理的特殊性。

　　每一个企业经营与管理都有共性与独特性，但其独特性更需要兼顾。企业经营与管理环节，还与管理者和员工的个性相关，也与企业背景和运转特殊性相关联。比如电气设备销售与安装业务，重要的是从开始销售到安装，到最后检验付款，以及售后维修，都要设计出一连串表格、文件、交接单、确认书之类，其中专门名称、种类、数量、价格，都不可产生歧义，要有确定性，某些设备、物件，还有外语名称，必须同时附后写上。有些涉及技术标准，甚至有幅度范围，都必须精确完整;对于行业习惯概括所指，必须符合通常理解。再比如，进出口外贸公司企业经营与管理的特殊性，往往集中体现在一系列具有时间顺序的操作单据上。先要获得外贸订单，价格、金额、数量、品级、海运时间等必须敲定，并固定在合同文本或双方长期业务往来的习惯固定做法上;然后要与国内厂家详细推敲细节，及时落实合同条件;接下来，厂家生产时必须派人跟踪检查签单确认，打样确认后组织大货生产，报关，订舱船运(极少数空运)。这一系列过程均需要业务资料细节过程的留存来反映。外贸公司员工需要仔细分工操作。因此，公司必须详细总结每一个细节，不断总结和固化文本、文字，并且要适应公司特殊性和业务特殊性，做到所有资料详细安全保管归档。对其中可能出现的错误纠正、延误告知、交接手续等绝对具有法律节点意义的文本形式，必须精确策划，并确保操作员工领会文字意义。要提高这一工作的精准度和效率，最好是由律师和业务员共同商讨，反复比较后确定，并随时更新。司法审理实践表明，涉及外贸的诉讼，仅仅在理的一方当事人，并非一定因为在理就会胜诉。胜诉的关键之一，就是资料保存完整和法律意义上的材料种类与文字设计的全面与精准。

　　需要指出的是，纯粹的司法文书，必须得到规范和统一，规范和统一的依据应该是法律制度本身与司法实践特点。律师采用法律文书部分，也应当在基本格式上做到规范和统一，以体现法律工作的庄严和稳定性。至于企业在经营与管理过程中涉及的其他有关文本、表格、交接单、签注单等，也需要企业领导与操作员工有法律意识和责任心，在法律的框架下制作和使用。