证明写作的“四字诀”

　　证明, 以书信格式撰写的又称证明信。在日常工作、生活中, 证明非常常见。比如, 婚姻状况证明、亲属关系证明、偿还能力证明、生存 (健在) 或死亡证明、房产情况证明、违法犯罪记录证明、保险事故证明等等。可以说, 证明的使用涉及人们生活的方方面面, 现实中需要提供证明的情况多如牛毛。近年来, 为简政放权、便民利民、服务民生, 国家和有关部门不断取消各类证明材料。2016年9月1日起实施的由公安部、国家发改委等12个部门联合出台的《关于改进和规范公安派出所出具证明工作的意见》明确指出, 对于居民户口簿、居民身份证、护照完全能够证明的公民姓名、曾用名、性别、民族成份、出生日期、出生地等9类事项, 公安派出所不再出具证明。

　　但由于现实情况十分复杂, 证明在生活中仍有巨大存在空间。当人们需要证明身份、经历或事件等的真实情况时, 还会用到证明。证明一般可作为材料存入档案, 可作为证件使用表明身份, 还可证明证件丢失等情况。从出具方来看, 证明可由党政机关、企事业单位、社会团体开出, 即组织证明;也可由个人开出, 即个人证明。一般情况下, 证明多采用手写体。但在一些单位, 由于需要面向社会大量出具证明, 常常会印刷格式固定的证明方便工作中使用。不管何种形式, 从具体实践来看, 证明的写作都要把握“真、准、专、慎”这四字诀。

　　“真”是指证明必须要真实可靠。证明以“真”为第一要务, 文中涉及的人名、时间、地点、事件、数据等各种信息一定要符合实际, 言之有据, 不能粗心马虎、弄错、弄乱、遗漏或张冠李戴、以偏概全, 不能隐瞒真相, 更不能弄虚作假、随意编造、任意捏造、故意伪造。提供虚假证明, 性质严重的还会受到党纪政纪处分。据报道, 江汉平原某镇财政管理所一名预备党员赌博受到行政处罚, 支部书记却为其出具“无任何违纪违法行为”的证明, 使这名预备党员顺利转正。最终, 该支部书记因违反组织纪律受到党内严重警告处分。有时, 一些证明还具有法律意义, 一旦信息错误, 在作为证据使用时, 还会涉嫌伪证罪、提供虚假证明文件罪、出具证明文件重大失实罪等, 要承担相应的法律责任和经济责任。据报道, 为了能在交通事故中多获得赔偿, 被害人张女士请工作单位南通市某医院为自己出具了一份被扣发工资和奖金的证明, 法院查明事实后, 对提供虚假误工证明、妨碍民事诉讼的南通市某医院依法处以罚款5万元。由此可见, 出具证明一定要核准、核实各类信息, 避免出错, 确保信息的真实性。

　　“准”是指证明必须准确无误。写作证明, 用词用语一定要准确、精确, 明晰、明确, 切忌含糊不清、表意不明、指向错乱, 造成歧义异议。准确性不够, 就会造成证明失真失实, 可信度降低, 失去证明的应有作用, 甚至会适得其反, 带来负面影响。例如, 出生证明对于孩子报户口、上学、出国等人生大事至关重要, 但一位名叫“宫志琴”的网友在某政府网络问政平台反映, 在自己小孩的《出生医学证明》中, 母亲身份证有一个数字错误, 这给其带来了极大麻烦。无独有偶, 该市另一个10岁小孩的出生证明上, 父母姓名各有一个错字, 孩子的性别也被写错, 这直接导致孩子无法落户、无法入学。据了解, 根据该市有关文件规定, 因签发单位原因导致《出生医学证明》无效的, 原签发单位应及时换发;因特殊情况需要变更或更正《出生医学证明》中父亲或母亲信息的, 由当事人提供法定鉴定机构出具的亲子鉴定证明、新生儿父母户口所在地派出所出具的是否登记户口的证明和说明材料, 按相关规定办理换发。可见, 证明一旦错误, 会给当事人生活带来极大不便, 即使能够纠错, 也会给人们生活、工作带来困扰, 徒增烦恼。而要做到证明准确无误, 就需要出具者以认真负责、严谨细致的态度, 仔细核准各项细节, 做到“零失误、无差错”。

　　“专”是指证明要体现专门性, 增强针对性。开具证明时, 当事人需要哪方面的证明, 就给出哪方面的证明, 要笔无旁骛, 言不多写, 无关事项绝不涉及。例如, 某派出所开具的“无违法犯罪记录证明”:

　　经我派出所辖区居民王×× (男, 身份证号码:××××××××××××××××××) 申请, 派出所核查相关档案资料, 截至2016年8月25日, 我所未发现王××有违法犯罪记录。

　　特此证明

　　××派出所 (盖章)

　　2016年8月25日

　　再如下面这则某公司开具的“收入证明”:

　　兹证明张×同志 (身份证号码:××××××××××××××××××) , 系我单位正式在职职工, 已连续在我单位工作11年, 目前在我单位担任财务部经理职务。近一年内该职工在我单位平均月收入人民币柒仟肆佰元整。

　　特此证明

　　××商贸有限公司 (盖章)

　　2016年7月8日

　　这两份证明信的针对性都比较强, 使用的场合也比较特殊。“无违法犯罪记录证明”多在出国办理护照, 或者进入事业单位及管制较为严格的外企时使用。这则“无违法犯罪记录证明”证明了王××无违法犯罪记录, 对于其学历、婚姻状况、财产收入、政治面貌等其他各方面情况均不作出证明, 具有较强的针对性。“收入证明”是在办理签证、银行贷款、信用卡等事项时, 需要由当事人工作单位出具的对经济收入的证明。这则“收入证明”首先证明当事人是本单位职工、所担任职务、工作年限等, 为后文的收入证明提供铺垫和依据, 表明收入证明的真实性和有效性, 对当事人的其他情况也并不涉及。

　　“慎”是指出具证明必须谨慎、慎重, 知之为知之, 不知为不知, 切不可随意证明、胡乱证明。这一点很多革命前辈都为我们作出了榜样。1941年, 周恩来同志曾为一名叫嵇直的同志写过证明信:

　　关于嵇直同志所要求的证明, 当我在中央工作时, 他已不在中国了, 故我对他不直接知道。不过, 他所叙述的事, 一般的都合乎事实。如张秋人介绍他入中国社会主义青年团, 那完全是可能的, 因为张秋人同志在1922年确是在青年团工作。而且那时青年团还是社会主义青年团, 直至1923年在广东开全国代表大会, 才改为共产主义青年团。如工人党员孙良惠为嵇直同志所介绍, 当时确有其人, 而且还是一位很好的同志。1924年夏, 项英 (中共中央委员, 政治局委员) 同志确曾领导过小沙渡工作。1925年, 张秋人和宣中华两同志在上海是可能的, 贺昌同志当时确在上海工作。沈泽民同志确是1926年去莫斯科入中山大学的。从1925—1926年起, 罗亦农同志任江浙区党委书记, 赵世炎同志任党委组织部长, 他们两人过问嵇直同志的事, 是完全可能的。1926年9月, 石琼同志确任中央交通, 嵇直同志赴海参崴, 由他通知并代办动身手续, 完全合理。那时, 梁柏台同志确在海参崴工作, 由中央介绍嵇直同志给梁柏台同志也极有可能。

　　根据上述各事, 我只能证明是可能, 因为我当时还没到中央 (时在上海) 工作, 尤其不幸的是, 上述这些同志, 除了石琼同志以外, 全都牺牲了。故我无法为嵇直同志找到这些同志的直接证明。不过, 我所能作负责证明的, 即是, 在当时 (1926年) 派人去海参崴工作, 如非党员或非青年团员, 是不可能被派去的, 除非这个人是华侨而非由党派去的。

　　我还记得, 在1926年冬, 党中央还派了陈赓同志 (现任八路军旅长) 及顾顺章 (已成叛徒) 等三人 (还有一人已退党) 去海参崴学习, 不知嵇直同志知否此事。如知道, 我还可电询陈赓找到证明。

　　周恩来 (签名) , Chow En—Lai (签名)

　　一九四一.一〇.九.于重庆

　　这封证明信用词之严谨、谨慎, 令人敬佩, 从中不难看出周恩来同志细心、细致的工作态度, 以及对同志高度负责的精神。文中使用了“确是”“确有”“确曾”“确在”“确任”, 以及“完全可能”“完全合理”“合乎事实”等肯定词语, 并采用中英文签名, 对自己所了解的历史事实一一详细说明, 并作出自己所能做到的“负责证明”。这封证明信如今已成为珍贵的历史资料, 被国家收藏。

　　无独有偶, 1955年7月, 时任中国人民解放军铁道兵司令员的王震同志也曾为一名叫王炳初的老同志给江西省委组织部写去证明信:

　　江西省委组织部:

　　你部一九五五年三月十二日来信悉。王炳初同志确系原三五九旅七一九团二营副营长, 于中原突围时因负重伤寄在陕南老百姓家里。该同志在部队时作战很勇敢, 也很忠诚, 一直保有党的组织关系, 确系负伤后失掉关系的, 该同志系湘赣苏区出来的一位老同志, 历经长征、华北抗战、南下北返的一位同志。但本人到底什么时候入党和参军具体的就也记不清楚了, 负伤后寄托在老百姓家的情况及以后的情况就也不太清楚了, 寄的时候我还知道, 并曾留部分钱给他。只要以后没有什么问题, 前一段情况没有什么问题, 特此证明。

　　此致敬礼

　　王震

　　七月十三日

　　这则证明以书信的形式发出, 因此具有书信的特点和格式;是由王震同志写就发出的, 与周恩来同志的证明信一样, 这也是一则个人证明。在内容上, 王震同志对自己掌握的王炳初同志的职务、负伤寄养、党组织关系、经历等事实和情况, 悉数介绍;而对王炳初同志的入党和参军情况、“寄托在老百姓家的情况及以后的情况”由于自己不掌握, 也都一一明确写出, 非常客观慎重, 显示了老一辈革命家尊重事实的可贵品质。

　　证得清、证得明、证得准、证得真, 是证明写作的关键。因此, 写作证明时, 除了要把握这“四字诀”外, 还要注意格式规范, 标题、称谓、正文、落款要合乎要求, 特别是署名时, 组织证明要加盖单位公章, 个人证明要加盖私章、签名, 或按下手印, 才能确保证明的效力和可信性。