感谢信写作的“八项注意”

　　感谢信是党政机关、企事业单位、社会团体或个人向其他单位集体或个人表示感谢的一种公关礼仪性书信。它不仅是感谢、表扬和宣传的有效手段,还是展示良好形象、维护公共关系、弘扬良好社会风尚、推动社会文明进步的重要形式。感谢信被应用的范围广、场合多,类型多样,格式相对固定,在写作中容易陷入误区。下面,结合案例分析一下感谢信写作过程中需要注意的事项。

　　一、注意区分类型,不千篇一律

　　不同类型的感谢信,写法往往有所不同。根据内容,感谢信可以被划分为七种主要类型:一是针对得到帮助支持而起草的感谢信,受助者或受助单位向提供帮助支持的人或单位表示感谢;二是业务往来的感谢信,有业务往来关联的单位与单位、单位与个人之间表示感谢;三是受到邀请、慰问等予以回复的感谢信,接到邀请函、请柬、慰问信等之后表示感谢;三是收到赠品、礼品后予以回复的感谢信,收到纪念品、题词、贺词、贺信、贺礼等之后表示感谢;四是受到帮扶救济或收到捐赠后回复的感谢信,本人、单位或第三方基金会、慈善机构等收到救济、帮扶、捐赠后回复、确认并致谢;五是脱贫攻坚感谢信,受帮助者及其所属单位或所属地区政府就助力脱贫攻坚向集体、单位或个人的帮扶救济、脱贫攻坚行动致感谢信;六是求职感谢信,面试结束后给面试官或者面试单位的感谢信,感谢对方给自己面试机会、在面试的过程中给予指导或给予工作机会;七是悼唁感谢信,家中亲人或亲属逝世,向前来吊唁或协助办理后事的单位或个人表示感谢。

　　不同类型的感谢信具有不同的特征,在格式、结构与写法上往往有所不同,例如:得到帮助支持的感谢信的一般格式为:交待事由,陈述事迹,作出评价,表示谢意;收到捐赠的感谢信的格式一般为:确认收到捐赠,作出评价,表示感谢。在起草感谢信时要确定感谢信的类型,然后再根据感谢信的类型特征和相对固定的模式起草。

　　二、注意有的放矢,不泛泛而谈

　　感谢信是在事后起草的,感谢的事由和对象都已明确,因而在起草感谢信时必须有针对性。感谢信可以分为普发性感谢信和专指性感谢信,普发性感谢信向一定范围内的一些单位或集体表示感谢,如《××市委、××市人民政府致全市人民的感谢信》;专指性感谢信是对特定的单位或对象表示感谢,如《致××县人民医院的感谢信》。在感谢信写作过程中,不应写成通用的模板,不宜把普发性感谢信在开头称呼位置上“切换”为不同称呼后作为专指性感谢信发送。即使在同一事件或活动中有多个单位或帮助者,每个帮助者或帮助单位所做的事情是不同的,应该有所侧重。

　　例1:

　　感谢信

　　××市公路局:

　　6月30日,我县遭受1956年有气象记录以来最为严重的特大暴雨灾害,降雨强度之大前所未有,灾害损失之重前所未有。

　　超历史的雨情、汛情和灾情,牵动着市委、市政府和全市人民的心。灾情发生后,市直相关部门迅速组织人力物力驰援××,全力参与转移安置受灾群众、抢通水电路讯等工作。

　　7月2日启动灾后重建工作以来,各兄弟县市(区)、市直各部门更是积极响应市委书记××同志“举全市之力支持××救灾”的号召,发扬“一方有难,八方支援”的大爱精神,纷纷伸出援助之手,捐款捐物,贡献力量,用实际行动表达了对灾区人民的深情厚意,极大地鼓舞了灾区人民重建家园的信心。

　　在此,我们表示衷心感谢,并致以崇高敬意!

　　当前,我县灾后重建和恢复生产工作正有序推进,我们坚信,有市委、市政府的坚强领导,有各兄弟县市(区)和市直各部门的守望相助、无私奉献,我们一定能够战胜困难,争得抗洪救灾的全面胜利!

　　这封感谢信与发文对象“××市公路局”的直接关系不大,针对性也不强,信中“市直相关部门”“各兄弟县市(区)”与主送机关“××市公路局”的称呼不一致,读者很明显能够发现这是在起草好一封普发性感谢信之后,在开头称呼上添加“××市公路局”,然后发给收文单位的,所表述的内容没有具体提到××市公路局在这场抗洪救灾战役中的特殊帮助支持及贡献。

　　三、注意表达得体,不脱离情境

　　感谢信的写作要紧密贴合情境、语体,在对己方和对方的身份、地位、关系和特征了解清楚的基础上,再用恰当的语言、恰当的方式向对方表示谢意。

　　一是注重礼貌用语,讲究语言得体,根据已经发生的事实,巧用语言的艺术,全面准确客观地叙述事实、表达谢意,不宜过分夸大、铺张渲染。二是要采用恰当的表达方式,适当地表达感情,以记叙说明为主,抒情议论不宜过多,表达的感情要真诚、真挚、真切。三是篇幅适中,内容简明扼要,不宜长篇大论。

　　例2:

　　感谢信

　　××先生:

　　感谢你在百忙中抽出时间为我校做讲座,你的讲座深入浅出,联系实际,有一定水平,大家还是比较满意。以后有机会,我们还会继续邀请你来做讲座。

　　这封感谢信在表达上有三处不得体:对专家称呼“你”不得体,应称呼“您”表示敬意;认为专家讲座只是“有一定水平”不当,应为“水平很高”;大家反映“比较满意”不得体,应为“相当满意”。

　　四、注意公关意识,不忽视公关

　　感谢信是具有很强公关性的专用文书,可以起到增进感情、提升形象、拓展业务等方面的公关作用,在一些感谢信的起草中要增强公关意识,要考虑一些衡量标准,如:有利于增进感情、推动业务开展,有利于维护社会关系,有利于提升自身或品牌的良好形象。

　　例3:

　　感谢信

　　尊敬的先生/女士:

　　您好!

　　感谢您购买××单元××室(号)房屋。值此中秋、国庆双节来临之际,××有限公司恭喜您成为尊贵业主中的一员并感谢您一直以来对项目给予的关注与支持,在今后的日子里,我们会竭尽全力为您提供更优质的服务,让您尽情享受悠然生活,愿我们携手共创舒适的××空间!

　　最后,××有限公司,真诚地祝愿您中秋团圆,阖家欢乐,幸福安康!

　　这是××公司写给业主的感谢信,在感谢业主的同时拉近了与业主之间的距离,向业主作出了优质服务的承诺,表达对业主的关心和祝愿,树立了良好的品牌形象。

　　五、注意一文一事,不夹杂其他

　　感谢信具有行文目的的单一性,行文的目的就是表示感谢,不应在感谢信中出现请求、要求或协商等其他事项,不可以把感谢信当作申请书、请求信使用。感谢信发出后对方一般不予以答复,提出的要求请求也不一定会得到对方的支持,在感谢之后又提出新的要求和请求,可能会让对方反感。

　　例4:

　　感谢信

　　尊敬的××老师:

　　非常感谢您昨天为我们班做的精彩演讲!您亲切和蔼的笑容、幽默生动的语言、深入浅出的讲解给我们留下了深刻的印象。我们已征得学校领导班子同意,聘请您担任我们班的课外辅导员,希望您乐意接受。我们期待着再次聆听您的教诲。

　　感谢信主要表达的内容是感谢,而这封感谢信的主要内容却变成了聘书,显然不合适。如果是聘书,对方就可以作为被聘任的依据、接受聘任,但感谢信没有聘书的法律效力。

　　六、注意区分对象,不公事私办

　　起草感谢信时要注意区分因公和因私。具有隶属关系的单位或上下级之间尽量不要用感谢信,因为一个系统或单位内部的相互帮助和支持是由于工作关系或工作需要而产生的,用了会显得“见外”“生分”。

　　“公对公”的感谢信不要越过应感谢的单位而直接发给应感谢单位的一部分人或某个人,因为应感谢单位的安排是单位集体行为,少数人或个人是受单位安排而进行帮助支持的,收到的感谢信属于单位集体。感谢信的发文单位可以直接把感谢信发给对方单位,然后在信中对部分人或个人表示感谢。

　　例5:

　　感谢信

　　敬启者:

　　过去一年,××教育信息中心本着“实事求是,公平公正”的原则,组织市教育信息化专家组成员召开教育系统信息化建设项目评审会议14次,评审信息化建设项目56个,累计过审金额超过3780万元。市纪委监察局对该项工作表示充分肯定,并以此作为我市创先争优典型在全市通报表扬。在贵单位的大力支持下,所推荐的专家成员××同志积极配合教育信息中心工作,共参与4个项目的评审及相关工作,对规范我市教育信息化项目建设、提高教育信息化经费使用效益做出重大贡献。我们怀着感恩的心,向阁下及贵单位致以最衷心的感谢,希望贵单位在新的一年里继续关心和支持我市教育信息化建设工作。

　　值元旦来临之际,教育信息中心全体人员祝您工作顺利,身体健康!祝贵单位事业蒸蒸日上,硕果满枝!

　　这封感谢信的发送对象和主送称呼有问题,因为“××同志”是单位所推荐的专家成员,毕竟是单位和单位之间的帮助,不能越过单位而直接发给“敬启者”或“××同志”,而应把“××单位”作为主送机关和受文对象。内文也应做相应调整。

　　七、注意切合主题,不借题发挥

　　因对象不同、事件不同,感谢信表达的主题和内容也不相同。但感谢信的主题不能偏离“感谢”,在起草时,更不能借题发挥、在感谢信中表达一些不相关的内容,否则对方收到感谢信后会觉得动机不纯、感情不真挚、态度不诚恳,就失去了感谢信应有的作用。

　　例6:

　　致业主的感谢信

　　尊敬的××装修业主:

　　您好!这是来自××装修的500名员工的诚挚感謝!

　　第一感谢您选择了××装修。因为有了您的支持与信赖,让我们在装饰行业越走越坚定!

　　第二感谢您对××装修的意见反馈。在过去的这些日子里,我们一直为构建您的爱巢而努力着,在此过程中,我们的服务或有未使您满意的地方、或因种种原因,使我们的一些工作难以推进和达成,未能给您提供高效率、高品质的服务。

　　××装修,能称得上是一个有态度的互联网企业,因为我们敢于面对直白的意见和自己的错误!因此,在这里,我们特拟诚挚的一封信,将业主的反馈意见和处理结果告诉消费者!同时,我们也拿出认真的态度,给业主带来的不良体验,我们必将弥补!

　　这封感谢信的内容本应是装修公司对装修业主的支持和惠顾表示感谢,却对对方对本单位的支持与信赖轻描淡写,主要内容是对业主反馈的“装修的意见”表示歉意、表明态度、作出承诺,明显文不对题,内容偏离了主题。

　　八、注意保护隐私,不泄露信息

　　感谢信在公开张贴或发表时一定要事先征求被感谢对象的同意,因为公开发表的文字可能会泄露对方的隐私、侵犯其权益,对其产生不良影响。在起草感谢信的过程中,一定要注意使用场合、传播媒介和传播载体等方面,在进行大众传播或公开发表时一定要事先征得对方的同意,否则就容易背离初衷、造成侵权。

　　例如:长期困绕××患者的隐疾被某医院治愈,××患者于是就给该医院写了一封感谢信。该医院未经××患者同意竟将其感谢信原文公开张贴,其中涉及了××患者的隐私。××患者得知后将该医院起诉至法院,要求该医院停止侵害、赔偿损失。法院判决支持了××患者的诉讼请求。

　　感谢信是文明的使者,是一种表示感谢的专用书信,对维护人际关系、传递正能量、推动社会文明进步具有重要作用。我们要在合适的场合,用合适的方式、合适的语言、给合适的对象奉上一封感谢信,让爱心传递下去,让文明传递下去。