做好会议记录“六要”

　　会议记录是各级机关、企事业单位常用的一种应用文。写好会议记录, 对于研究工作、执行决策、推动工作具有重要意义。写好会议记录, 应做到“六要”。

　　一、认识要清楚。

　　会议记录者要站在讲政治的高度, 保持清醒的头脑, 本着对历史负责、对事业负责、对领导负责、对自己负责的态度, 客观公正记录好每一句话、每一件事, 使会议记录在短期内起到备查、参考的作用, 长期内成为经得起检验的档案史料。在实际工作中, 有些文秘人员对会议记录的重要性认识不到位, 认为做会议记录是“小事一桩”, 不重要, 也没难度, 甚至认为只要会写字就能胜任。错误的认识, 必然导致错误的行为。以应付了事的态度记写的记录, 很难真实体现会议精神, 会议记录的指导、参考和史料作用就要大打折扣, 轻则给执行会议决定事项的工作人员造成误导, 重则会出现工作失误, 导致不必要的损失。一些常规性会议, 在当时看来不很重要, 但随着时间推移, 当时会议对某些事项的研究决定不适应新形势要求时, 再去查找当年的会议记录、决策依据时, 就显现出会议记录的重要性。因此, 做好会议记录工作, 必须要有强烈的责任感和使命感。

　　二、要素要齐全。

　　会议记录一般由会议标题、组织情况、会议内容、会议结尾四大要素构成。会议标题由机关单位名称、会议名称组成;会议组织情况按照记录的顺序分别由会议名称、时间、地点、出席人员、列席人员、缺席人员、主持人、记录人等环节构成;会议内容是会议记录的重点, 主要包括会议议程、议题、讨论发言内容、议定事项等;会议结尾由“散会”文字标记、主持人和记录人签字、会议记录页数三部分构成。会议记录要素必须齐全, 环节也要衔接紧密, 不能出现缺项漏项问题。经常出现的问题有:会议标题遗漏或不明确, 有的会议记录只写“工作会议”“协调会议”, 给查阅者带来不便, 应该规范简称会议名称, 比如:“××县棚户区改造工作会议”“城区义务教育划片就近入学协调会”;出席、列席人员记录不全, 以“等”代过, 或是只写职务、不写姓名;结尾不写“散会”, 或是“散会”两字没有在记录内容下一行空两字处书写, 而是空开几行, 这就给会后添加或更改会议内容提供了条件;会议记录未经主持人审核签字, 也没有记录人签字, 遗漏了这个关键环节, 会议记录的真实性就会受到质疑, 也不利于会议研究决定事项的落实。

　　三、心思要专注。

　　记录会议要专心, 思想紧跟会议进程, 大到会议议程、小到发言的字句都要关注, 必须认真倾听与会者的发言和观点, 随时注意会议的每一个细节, 仔细观察会场的动态, 真正做到心到、眼到、手到, 心、眼、手统一协调、运用自如。在具体记录过程中, 要做到心中有数, 记录条理清楚, 议程紧密衔接、环环相扣。有时会议预定事项和发言人随着会议进程可能出现变化, 记录人员一定要心随会动, 随机应变, 记录时第一时间作出调整, 理顺记录的议程和条理, 确保记录最终能够准确再现会议实况。同时, 作为记录人员, 对会议过程中出现的有可能影响会议议程的随机性问题, 在会议主持人未发觉的情况下, 应及时给予提醒和协助处理。

　　四、记录要准确。

　　真实准确是会议记录的生命。记写会议记录要实事求是、客观公正, 尊重与会者的真实意愿, “原汁原味”记录会议发言, 详实记录关键事例或主要数据, 准确概括和表述会议议定事项, 会议结束后要认真检查核对, 确保会议记录的真实性、准确性、完整性, 为开展工作提供可靠的依据和参考。作为会议记录人员, 要想准确记录, 会前还要做足功课, 不仅要提前阅读与会议主题相关的政策, 还要了解当地实际, 掌握某项工作的进展情况、问题和困难, 以便提高自己对会议研究事项的认知水平, 确保记录的准确性。特别是对一些政策规定的表述、定性的言论和集体讨论的决策意见, 记录时要字斟句酌, 以客观、精确、凝练的语句记录在案。对研究主要经济社会指标的会议, 要尽量提前索取会议材料, 熟悉数据的概念和逻辑关系。会上记录时, 要认真核对, 会后还要请相关人员再次校对核准, 确保会议决定的数据指标准确无误。

　　五、技巧要熟练。

　　会议记录包含信息量大, 熟练掌握记录技巧至关重要。记录技巧主要有四条。第一, 书写要快。平时注意练习行书, 熟练行书带笔之法, 记录时基本做到与会者发言结束就记写完成。第二, 要点突出。记录要紧跟会议主题, 主要记写观点性、结论性发言, 省略或简要记写过程性发言, 不记与会议主题无关联或关联不大的内容, 同时要保证逻辑严密、观点和论据相辅相成、语句上下连贯。第三, 以简代繁。平时要学习掌握一些通用的简化代称词语、短语或数字字母代码, 做会议记录时, 在不改变会议发言本意或没有歧义的情况下, 尽量使用简称、代码记录, 提高记录速度和效率。比如“党的群众路线教育实践活动”可以简写为“教育实践活动”, “国内生产总值”可以简写为“GDP”, “环境友好型和资源节约型社会”可以简写为“两型社会”等。第四, 使用辅助工具。根据会议实际情况, 在做会议记录时可以选择使用录音笔、录像机等辅助工具, 实时记录会议全过程, 会后根据会议录音、录像等资料, 精心整理完善会议记录。

　　六、保密要到位。

　　会议记录人作为参会人, 要增强保密意识, 严格遵守保密纪律, 做好参会者会上的发言和议定事项保密工作, 没有传达任务坚决不能对外传播, 有传达任务的也要严格按照传达范围进行传达, 决不能私自扩大传达范围。同时要保管好会议材料特别是会议记录, 实行专人管理和查阅登记制度, 不能遗失会议记录, 坚决杜绝泄密问题发生。