浅谈会议纪要的写作要领

　　会议纪要是在会议结束后, 根据会议的宗旨和目的, 对会议中形成的共识、达成的意见、决定的事项, 用精辟的语言、综合记叙的方法, 在记录的基础上进一步综合、归纳、分析、提炼、整理而成。它是用于反映会议主要情况和议定事项, 统一协调各方面步调, 要求与会单位共同遵守、执行的一种法定公文。笔者结合自身工作实践, 认为写好会议纪要除了必须具备公文写作应有的要素外, 还需在写作内容的纪实性、语言的概括性和表达的要点性等方面下功夫, 把握好以下五点要求。

　　一、要客观全面地做好会议记录

　　会议记录是将会议的组织情况和会议内容, 包括会上的报告、发言、讨论、决议等记录下来所形成的书面材料。它是会议过程和会议内容的真实凭证, 是会后了解情况、分析问题、研究工作、总结经验的依据和参考。会议纪要就是在会议记录等所提供材料的基础上, 围绕会议的中心议题和指导思想, 经过加工、整理、概括、提炼而形成的公文。由此可见, 做好会议记录是写好会议纪要的先决条件。做好会议记录一定要“求全”, 即记录必须要体现会议的实际议程、发言的主要内容和形成的表决意见, 不能有所遗漏;“求快”, 即记录时要耳灵手快, 迅速感知发言内容并尽快转换成文字形式;“求准”, 即确保会议记录内容不走样, 为撰写会议纪要提供准确依据。

　　二、要实事求是地反映会议情况

　　会议纪要中的主要情况和议定事项主要源于会议记录, 并且两者当中的“纪”、“记”还存在着一定的辩证关系。“记”是记录, 是对会议内容最直接、最初始的反映, 内容比较口语化, 语言较为随意, 强调原汁原味、真实客观;而“纪”则是在“记”的基础上的进一步升华, 加入了撰写者分析、判断等个人因素, 把口语化的语言加工成了公文语言, 强调精要凝炼、准确规范。在这个过程中, 往往会发生由于撰写人因意思不明、理解不清而扭曲真实意思的现象, 导致会议纪要内容失真。所以, 撰写会议纪要应努力做到:第一, 忠实于讲话人、发言人的原意, 尽量用原话, 保持讲话人、发言人的语言风格;第二, 力求把各项议题、要点摸清、吃透、弄明, 自始至终做到吃透精神, 讲究其实, 准确客观, 反映会议本来面貌, 把要表述的内容表述明白, 把该强调的问题强调清楚;第三, 不能夹杂撰写者主观意愿, 更不能断章取义, 扭曲他人意见, 随意篡改会议精神, 增删会议内容, 变动或更改与会者议定的事项, 修改会议达成的共识等。力求符合“必须按公文所代表的机关、单位的意志或领导的授意行文, 忠实地表达群体意志, 抑制自我意识”的公文写作要求。

　　三、要精心梳理加工会议内容

　　即围绕会议议题, 以剪裁整理每个与会发言者的讲话要点为内容, 按照由繁到简, 由表及里的写作方法, 去粗取精、层层深入, 实现会议内容由无序变有序, 由繁杂冗长变条理清晰, 进而干练地体现会议议定的事项, 集中反映会议要求贯彻的精神。要层层递进, 可按照“三步走”的方法来进行。第一步:形成轮廓。即在撰写前进行通篇考虑、全盘谋划, 以会议讨论的问题为单位, 分层次、划项目, 逐一展开, 布好写作格局。例如, ××公司召开生产调度质量分析会议, 会议议定的事项有:一、生产经营方面;二、产品质量方面;三、安全保卫方面, 等等。形成写作框架, 为进一步充实内容拟好提纲。第二步:分门归类。即根据与会者的发言顺序和实际内容, 按照发言内容的不同, 将会议中各与会者发表的看法和交流的意见, 依次分类填充到写作框架中。这样既确保了纪要内容的完整性, 又为下一步进行深入概括提供条件。第三步:去粗取精。即对纪要内容的详略取舍、文字表述等方面进行加工, 深入推敲, 使其脉络畅通、条理清晰。

　　四、要字字珠玑、深入概括

　　会议纪要是会议内容高度、集中的概括, 是与会单位下阶段开展工作的依据。其语言含糊其辞、模棱两可将会产生歧义, 势必会影响其行文效果。这就要求撰写者要在语言表达上做到简练、准确、概括。第一, 语言表述要简炼。述及会议要求的事项时, 要综合概括, 力求简洁明了、精当不繁, 能用一句话阐明的决不用多句话来陈述, 切不可你中有我, 我中有你, 叠床架屋, 车轱辘话来回说。第二, 选词炼字要准确。会议纪要作为应用语体必须要写得清楚明确、句稳词妥, 以更准确、有效地传达会议精神。第三, 要善用短句和祈使句。短句意思集中明确, 能够达到简洁而不单调, 省略而不产生歧义的目的。祈使句能够提出要求和号召, 肯定或否定, 能做什么和不能做什么, 表述十分明确。会议纪要需统一与会单位步调, 让其明白下一步要做什么和怎么做的问题。“要字句”也正是从这一实际出发, 高度概括、集中和浓缩了会议议定的事项, 将其提炼成与会者要去执行的任务。“要字句”即“执行单位+要+执行的内容”。如:生产部门要严格执行好生产网络计划, 加强生产过程中的组织协调, 确保施工周期;质管部门要积极深入生产现场, 执行好“三级检验”制度, 确保产品质量;安全部门要深入生产作业现场, 加大安全隐患排查力度;等等。可见, 这样的表述方式针对性、目的性、号召性更强, 能够增强行文的法定效力, 增强纪要内容的可操作性, 便于与会单位贯彻执行。

　　五、要突出介绍会议成果

　　会议成果是对会议讨论研究和议定事项进行归纳整理, 概括出来的要点, 是会议纪要写作的主体。写好会议纪要, 一是要善于发现要点。如:会前, 会议主持人宣布会议召开的目的和任务。会中, 凸显的新思想、新观点、新思路;讨论争议较大的问题;与会者就某些重要问题所达成的共识, 提出的解决办法, 形成的政策性规定和指导性意见。会尾, 领导所作的总结性发言;对会中提出问题的具体答复以及上级领导所作的指示, 等等。这些都是会议内容的精要, 也是介绍会议成果的关键之处。二是要集中反映要点。一方面要有的放矢, 善谋全局。撰写者要从召开会议的实质精神出发, 分析、综合会议上的各种意见, 舍弃那些琐碎枝节、与会议宗旨无关以及会议中未达成共识的零散意见。另一方面要抓住精要, 突出重点。要将会议纪要纳入整个会议过程和具体环境中去考虑, 重点反映“如何尽快把与会者的思想统一到会议精神上来;如何较好地解决现阶段工作中遇到的突出矛盾;如何科学地指导下阶段工作的开展”, 等等。三是要注意把握要点。也即把握好会议纪要撰写的“度”。撰写会议纪要既不可凌驾于会议内容之上, 夸夸其谈, 喊口号;也不可脱离会议中心, 冥思苦想, 搞创作, 要切实达到任务清楚、目标明确、责任到位。反映会议决议的时候, 要直截了当、开门见山、直言其事, 切勿含糊不清、华而不实, 尤其是对会议中未达成一致的观点或未最终形成决议的事项, 切不可任意发挥、恣意想象。明确工作目标的时候, 要切合与会单位工作实际, 符合事物发展客观规律, 切不可虚无缥缈、言之无物, 搞“超前主义”或“慢步主义”。明确责任事项的时候, 不仅要写明要办理的事项, 而且要写明办理的期限和所负的责任, 以免各单位互相推诿、扯皮, 给工作带来损失。