企业月度工作报告的写作

　　企业月度工作报告 (以下简称月报) , 是指企业单位对月度工作情况的汇报, 它是各类经济组织较为常用的一种应用文体。初入职场的不少朋友, 最易将月报与经济活动分析报告混为一谈。其实, 两种文体既有相同之处, 又有本质的区别, 它们均要分析、阐述经济活动运行效果, 但是使用场合、文体格式、写作手法各有不同。月报篇幅较短, 其主旨鲜明、重点突出、结构灵活、语言简练, 一般由文秘、财会人员合作草拟, 主要用于月例会领导发言;经济活动分析报告篇幅较长, 其主题集中、内容单一、格式规范、专业性强, 一般由专业机构进行编制, 主要用于政府或企业职能部门了解企业经营情况, 以便出台政策, 加强调控, 提高经济运行质量。

　　月报主要用于在企业的月办公会议上, 由基层单位负责人汇报当月的主要工作和下一步的工作计划。月办公会议主要有主管领导和各基层单位负责人参加, 所以月报的写作关系到企业基层单位乃至负责人的形象。本文拟结合样例, 从写作格式、写作方法和具体要求等角度, 对月报写作进行简要阐述, 以期提高企业文秘人员的基本写作技能。

　　一、标题:符合要求, 规范表述

　　月报标题, 一般由汇报单位+时限+分析内容+文种组成, 如《中国铝业集团2017年元月份党建工作报告》。作为在月办公会上出现的月报, 标题通用的写法是由例会名称+标题两部分组成, 如《××集团月度例会材料———××公司12月份经营工作报告》。

　　二、正文:围绕主旨, 说清讲透

　　月报的正文由导语、经济分析、重点工作、存在问题及工作计划组成。

　　1.导语:要简要阐述主要经济指标完成情况

　　月报的导语部分, 通常开门见山地概述主要经济指标的完成情况及经济活动的主要特点, 使上级单位领导对基层单位的经营情况有一个概括的了解和认识。如《××市电力局2005年6月份经济活动工作报告》:“6月份, ××市电力局经济态势运行良好。多项营销经济指标较之去年均有较大幅度的增长, 经济效益明显增强, 但是受各种条件的限制, 尤其是受经济环境和买方市场的影响, 我局也有部分经济指标完成较差, 未能达到预期目标”。

　　2.经济分析:要科学评价经营管理的利弊得失

　　月报的经济活动分析部分是正文的核心。财会人员要根据公司不同阶段的工作重点, 确定经济分析的对象和目的, 运用科学的方法, 从不同的角度对中心工作、经济指标完成情况和经济活动效果进行内外部因素、主客观条件的分析, 以便作出客观、恰当的评价, 为指导公司下一步经营活动提供决策依据。

　　采用何种办法, 才能确保经济活动分析思路清晰、方法科学、结论客观、指导实践呢?一是根据公司的组织架构、业务性质和产品多寡, 选择一个科学、实用的分析思路, 提高月报的质量和档次。如某公司是一个独立核算、产供销一体化的制造企业, 财会人员结合产品较多的特点, 确定经济分析思路:总体指标分析———具体产品经济指标分析;在每一部分里, 按本月分析———本年累计分析展开;再往下按盈利能力分析———销售情况分析———成本控制情况分析展开。此种分析报告, 采用的是总———分的结构方式, 符合该公司经济活动规律。二是采用比较分析法, 比历史, 反映企业生产经营动态;比先进, 正视差距, 借鉴经验;比计划, 直观反映市场变化, 分析影响因素, 制定改进措施。比如, “12月份, 销售环己酮5340吨, 比计划增加362万吨, 升幅为7.27%;同比增加412.5吨, 升幅为8.29%。”三是采取因素分析法, 抓住主要问题进行重点分析, 要捕捉带有倾向性、苗头性的问题, 进行主、客观因素分析, 找出主要原因, 制定相应对策, 改善经营水平。如, “12月份, 环己酮实现利润582.31万元, 比计划98.33万元增加483.98万元。主要原因是销量升高影响利润增加××万元, 单位成本降低影响利润增加××万元, 销价升高影响利润增加××万元;运杂费上涨影响利润减少××万元, 采暖费上涨影响利润减少××万元, 应交税费上涨影响利润减少××万元。”通过因素分析法, 能够直观地找出哪些因素是主要的, 哪些是次要的, 哪些是主观的, 哪些是客观的, 哪些是已经存在的, 哪些是不可预测的, 等等, 找出问题症结, 优化经营管理。

　　3.重点工作:要善于挖掘重点工作对经营成果的促进作用

　　重点工作是阐述经济活动成效的主要抓手。企业经营涉及产供销、人财物等方方面面的工作, 对生产组织进行二次细分, 还包括工艺控制、设备运行、安全生产、环境治理等专业管理, 所以, 要汇报的内容类别较多、事项繁杂。月报的重点工作部分, 主要应解决写作中的选材、用材问题。要选取创新管理、创新经营的亮点、重点, 必须做到“两全面、三善于”。

　　“两全面”:一是全面了解公司经营情况。只有全面掌握产量、成本、销量、销价、收入、利润的最新数据, 并通过与计划比较, 与上月计划比较, 与行业先进数据比较, 才能梳理出经营活动的新情况、新成果、新动态, 才能重点关注完成较好的、环比增幅较大的经济指标, 才能确保写作时经营中的大事、要事不缺项, 准确反映公司的经营现状。二是全面反映经济建设的最新进展和整体推进情况。只有放眼长远, 立足发展, 跟踪项目建设、升级改造、企业重组等重大决策, 才能从经济效益、决策依据、发展预期入手, 阐述实施事项对公司发展的促进作用。

　　“三善于”:一是善于从分析报告中找线索。要善于从财务部门提供的分析报告中抓取经营创新、管理创新的具体数据、写作线索。比如, 笔者在整理某年11月份月报时, 从分析报告中得知, 公司当月经营现金流为正, 在弄懂经营现金流与生产现金流、经营现金流与利润的异同后, 从原料采购、生产组织、产品销售等环节入手, 重点说明了减少营销费用、降低生产成本等措施及效果, 凸显了公司经营的重大成果和重要突破。

　　二是善于从上报材料中找重点。要善于从各部门上报的月度工作总结中抓取提产降耗、挖潜增效的鲜活事例。如, 笔者在整理12月份月报时, 选取了供货方起诉本公司未付设备质保金这个事件。我首先从设备购买、现场调试、屡次维保、设备运行不稳定方面搜集素材, 讲清事件的来龙去脉, 说明本来稳操胜券的官司, 却由于缺乏设备维保、双方书面沟通等有效证据, 反而打输了。然后重点从吸取的教训、制定整改措施等方面阐述, 用反面事例警示涉外活动的风险, 并强调经营管理离不开设备维保、运行等相关资料的完善。

　　三是善于从工作亮点中找思路。要通过多种途径, 梳理工作思路, 抓取人无我有的经营特点和管理特色, 特别是对一些独创的、具有单位特色的亮点工作, 要使用“针对”“按照”“着眼”等词语, 写活写新写亮月报重点工作。

　　目前, 在月报写作中有一种说法, 主张将素材进行分类阐述, 这当然无可厚非, 但要视具体情况灵活对待。月报, 由于受写作报告的时间限制, 能搜集到的素材并不多, 特别是能凸显经营成效、展开阐述的素材更为稀缺, 所以, 采用合并同类项、概括的手法并不适合月报这种文体。我认为, 采用一事一条的结构方式, 能够集中体现重点工作对经营业绩的促进作用。

　　4.存在的问题:要多角度说明制约经济发展的影响因素

　　问题是制约生产发展的根本因素。月报中“问题”部分的写作, 要采取抓大放小、抓实去虚的办法去展现。从影响经营业绩的主要因素等方面着手, 选择制约企业生存、发展的根本性问题, 选择企业经营的难点、焦点问题, 分析问题产生的根源, 制定行之有效的措施。落实措施要做到责权到人, 限期整改, 确保企业持续、健康发展, 完成预定的经营目标。如生产经营性的单位, 要以提高经济效益为根本, 重点应选择工艺落后、环境污染、成本攀升、产品低端、不良资产等问题, 研究方案, 安排进度, 持续推进;要前瞻性地制定公用能源供给的保证措施, 解决项目设计遗留的“老大难”问题。如果没有影响经济发展的突出问题和制约因素, 这部分内容也可以删除。

　　笔者曾根据企业蒸汽、氢气等完全依赖外购, 且供应量极不稳定的实际情况, 在整理月报时, 归纳出这样的问题:

　　公用工程频繁检修影响环己酮装置稳定运行。一是××受公司1#75T锅炉 (沸床管道爆裂、检修) 、2#75T锅炉 (省煤器漏、结疤) 、三废炉检修等影响, 环己酮装置减量运行18天, 影响产量555吨。二是本月下旬, ××市、××县政府加大了治理雾霾天气力度, ××公司锅炉系统减量, 一分厂2#系统、二分厂尿素系统全线停车, 从23日9:10时起, 停供我公司蒸汽、氢气和驰放气, 环己酮装置被迫停产8天, 影响产量1320吨……全月因公用工程检修、停运, 影响环己酮产量××吨。以加氢苯、环己酮12月份均价测算, 环己酮减少盈利××万元。下一步, 公司要临时抽调人员, 委派两名干部全天蹲守在供货方, 安排4名人员连班倒, 加强公用工程协调力量, 力争将影响台时降低到200台时以内, 为装置满负荷生产提供支撑。

　　5.工作计划:要思路清晰地体现月度计划的针对性

　　计划, 是做好一切工作的前提和保障。月报的工作计划部分, 要依据月度经营任务, 以问题整改为主线, 以工作落实、管理创新为抓手, 从重点工作、党政联席会议、领导讲话、下发文件、问题整改着手, 提出工作设想, 明确部门职责, 制定实施方案, 以确保工作计划任务明确、措施可行、切合实际, 从而为工作计划的落实、监督和考核创造条件。

　　在写作实践中, 笔者总结出一个实用、简便的工作计划编制思路, 即按照管理职能的分工, 从组织生产、设备管理、事故防范、环境治理、原料采购、产品销售、财物管理入手, 重点搜集装置运行、维修费用、大宗原料采购、直供产品销售、物资管理、税费缴纳等素材, 去伪求真, 去虚求实, 选择能量化、能细化、能硬化的事项进行重点阐述, 确保计划的科学性和针对性。否则, 工作计划容易出现内容不全、重点不突出、操作性不强的问题, 最终成为一纸空文。下面是一篇指导性很强的经营计划的例文, 写的是××公司××××年元月份工作打算:

　　1.测算苯烷差价, 确定添加时机。根据蒸汽现行价格148.65元/t、氢气价格1.28元/m3、加氢苯采购均价5815.57元/t测算, 综合考虑其他影响因素, 抓住市场利好时机, 大量采购环己烷, 并将纯苯、环己烷使用量调节到最佳比例, 确保消耗达到历史最低水平。2.组织装置检修, 确保长周期运行。利用××公司280T锅炉蒸汽管网碰口时机, 对环己酮装置氨压机润滑油更换、热烷泵泵头更换、电除尘振打补焊等26个项目进行检修, 确保关键设备长周期运行……4.做好元旦期间的加氢苯、液碱的采购工作, 确保库存能够满足10~15天的用量, 满足节日期间生产需求。5.召开公司2017年度安全工作总结大会, 下发公司一号文件, 对2018年安全工作进行全面部署, 同时完成2018年度的安全责任书签订、标准化实施方案、职业病防治、应急演练、安全包保等计划的编制工作。6.责成专人负责, 与政府职能部门联系, 做好工业产品许可证换证的复审工作。

　　7.依据××财字[2017]946号《关于印发<××集团应收款项压控工作方案>的通知》, 组织专题会议, 明确职责, 分解目标, 加大货款清欠, 完成预定工作目标。

　　三、根据需求, 妥善落款

　　月报的落款, 一般包含报告者姓名和成文时间两个要素, 凸显公文的程式化和时效性。作为供上级单位留存的月报, 还需加盖单位公章, 体现权威性和严肃性;做为发言材料的月报, 可以不署报告者姓名, 只需标注成文时间。

　　当然, 公司经营范围和业务性质不同, 月报内容自然也就不同。但万变不离其宗, 只有掌握了基本的写作方法, 才能写出切合公司实际、准确反映企业经济活动现状、令公司领导满意的企业月报。