撰写会议纪要“五注意”

　　会议纪要是记载会议主要情况和议定事项的纪实性公文。起草会议纪要，是办公室的日常工作之一，也是办公室工作人员的基本功。笔者认为，撰写会议纪要应做到“五注意”。

　　注意做好记录。会议记录是会议纪要的基础，会议纪要在会议记录的基础上整理而成。因此，做好会议记录对于写好会议纪要十分重要。会前，要详细了解会议议题、内容、目的等，熟悉有关会议资料，以便记录时心中有数。会中，要全过程、原原本本记录会议内容，对会议的一致意见、保留意见、反对意见，特别是会议的决定、会议主持人的总结性发言和结论性意见，要通过速记、录音等方式如实记录下来。会后，要及时整理会议记录，检查会议记录的内容是否完整和忠于原意，并尽快撰写会议纪要。

　　注意层级结构。会议纪要由标题和正文组成。常见的标题形式有两种，一是“会议名称+文种”，一是“发文机关+内容+文种”，如“全国安全生产会议纪要”“××省党史工作会议纪要”。正文一般由概况、主体和结尾三部分组成。概况部分包括会议时间、地点、名称、主持人、议题等内容，撰写时要从实际出发，有的内容可以省略不写。主体部分是纪要的核心，包括会议精神、会议成果、会议要求，一般采用第三人称写法，会议精神一般由“会议认为”等导语开头，写工作总体情况分析;会议成果一般由“会议指出”“会议决定”等导语开头，写工作决策部署;会议要求一般由“会议强调”“会议要求”等导语开头，写具体工作安排;撰写时要注意逻辑分明、条理清晰，突出重点、详略得当。结尾部分可以根据纪要类型列出会议出席人员、列席人员、缺席人员和分送单位、文件公开属性等，需要注意的是，结尾一般不落款、不加盖公章、不标注发文机关。

　　注意真实准确。纪实性、准确性是会议纪要的基本要求。要真实准确地反映会议内容，就不能随意增减内容或篡改原意，不能断章取义或弄虚作假，不能掺杂个人观点或意见。对会上传达重要会议和文件精神事项，一般只将会议要求写入纪要;对会上达成的共识和形成的决定，一般只将最后议定的结果写入纪要;对会议议定的重要事项，如经费来源、完成时限、牵头单位、责任人等信息，要精准记录，否则容易出现推诿扯皮的问题;对参会人员在讨论或讲话时使用的非规范化专有名词、简称，如“噪音污染”“政办”等，撰写时应注意核对订正。

　　注意概括提炼。会议纪要是根据会议记录综合整理形成的概要性文字材料。要抓住重点，善于运用“二八法则”，去粗取精，删繁就简，切忌面面俱到、眉毛胡子一把抓。要学会借用会议材料，如顺利通过的议题，其请示事项可以作为“会议决定”的内容;领导讲话的主要提纲，可以作为“会议强调”的内容。要对部分材料进行加工，如领导在会上提出要求时，可能出现内容重复、讲得过于详细等情况，要在不改变领导意图的前提下对其加工、修改;会议讨论时的口语化语言，要转化为书面语。

　　注意发挥作用。会议纪要撰写完成并报领导批准后，要做好传阅、督办、归档等工作。会议纪要通常在一定范围内传阅，要注意保密，正确确定不同纪要的传阅范围，并及时传阅。要将纪要中有关任务梳理成待办事项清单，按照会议要求交相关部门或人员认真督办。要按照公文处理规范要求，及时将会议纪要等资料归档，以便日后查阅和后续工作的跟踪、落实。