运用“加减乘除”法起草会议通知

　　《党政机关公文处理工作条例》 (中办发[2012]14号) 规定:“通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项, 批转、转发公文。”在党政机关公文文种中, 通知具有使用面广、使用频率高等特点, 其中会议通知又是通知中最为常见的一种。起草好会议通知是公文处理工作岗位必须具备的一项技能。以下, 笔者结合工作实际, 谈谈如何运用“加减乘除”法起草好会议通知。

　　一、做好“全”的加法。

　　一份高质量的会议通知, 必须具备齐全的要素。会议通知的要素需逐一列出, 缺一不可。要素的“累加”是起草高质量会议通知的基础。其中, 应特别注意以下几个方面:一要注意紧急程度和密级的标注, 需根据实际情况研究确定。二要注意标题的规范拟制。会议通知的标题由发文机关名称、事由与文种组成。事由可以根据会议的内容和参加会议的人员来确定。例如, 《××市人民政府办公室关于召开全市林业工作会议的通知》标题中事由涉及的是会议的内容, 《××市委办公室关于召开全市组织部长会议的通知》标题中事由涉及的是参会人员。另外, 还有一类特殊形式会议的通知, 如《××市人民政府办公室关于召开全市××工作视频会议的通知》。三要注意正文内容齐全。会议通知的正文一般应包括:召开会议的机关、会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、与会人员、参加人数、入场凭证、报到时间、报到地点、联系人、联系电话、所需材料、报名方法及要求等。此外, 召开视频会议的通知还要写明通讯线路、分会场设置等内容。这些内容必须要“全”, 起草者心中要有加法意识, 不能有遗漏。否则, 就会给主送机关造成困扰, 甚至影响公文的执行效力。

　　二、做好“精”的减法。

　　会议通知和其他法定公文一样, 要求语言简洁精练。起草会议通知, 心中要有“减法”意识, 应减掉一切啰嗦、繁冗的文字, 让人一目了然。具体来说, 一是要“小”。会议通知一般都篇幅短小, 不需要鸿篇巨制。我们口头常说的“小通知”, 就是“减法”理念的体现。会议通知在保证要素完整的前提下, 篇幅越小越好。二是要“少”。会议通知的文字要“少”, 不能有冗余的陈述, 一般字数都在千字以内, 更有简短的甚至在百字左右。三是要“精”。会议通知写作应力求做到表达精练, 表意清晰。一般不引申、不议论。例如:

　　××市人民政府办公室

　　关于召开全市×工作会议的通知市直有关部门、单位:

　　市政府定于×月×日上午9:00在××召开全市××工作会议。现将有关事项通知如下:

　　一、会议内容

　　传达上级××工作会议精神, 安排部署我市今年××工作任务。

　　二、与会人员

　　市××局、市××局……主要负责人。

　　三、其他事项

　　请将与会人员名单 (姓名、单位、职务) 于×月×日下午3:00前, 报市×局。联系电话:×××××××, 传真:×××××××。

　　请××日报社、电台、电视台派员报道。

　　××市人民政府办公室

　　2018年×月×日

　　该会议通知本着精简的原则, 立足“减法”做文章, 充分体现了会议通知“小”“少”“精”的写作特点, 是会议通知写作做好减法的典型实例。

　　三、做好“快”的乘法。

　　有些针对近期重要工作或突发事件需要紧急召开的会议, 必须马上制发会议通知, 因此, 对起草时效性要求较高。起草者要秉承高质高效的原则, 树立“又快又好”的“乘法”意识, 以获得事半功倍的办文效果。起草此类通知需做到“三快”:一是“快协调”。起草会议通知前, 要将会议时间、会场设置、通讯线路等事项提前与有关方面协调好, 要迅速将这些事项落实到位, 这是起草好这类会议通知的前提。二是“快起草”。要时刻绷紧“急事急办”的弦, 本着急而不乱的原则, 认真、严谨、快速地起草会议通知。会议通知标题可拟写为:“×市政府办公室关于召开×会议的紧急通知”, 紧急程度可根据实际情况标明“特急”或“加急”等。三是“快制发”。会议通知起草完成后, 要快速进入审签环节, 一般可以通过电子办公平台及时发给主送机关和有关部门。例如:

　　××市人民政府办公室

　　关于召开全市××工作视频会议的紧急通知各县市区人民政府, 市属各开发区管委会, 市直有关部门、单位:

　　市政府定于2018年×月×日 (星期六) 晚上8:30召开全市××工作视频会议, 现将有关事项通知如下:

　　一、会议内容

　　传达贯彻市领导关于加强××工作的要求, 安排部署××、××问题集中整治工作。

　　二、会场设置

　　市主会场设在市××视频会议室, 各县市区、市属各开发区设分会场 (××线路) 。

　　三、与会人员

　　市主会场:市××局、市××局主要负责人, ……分管负责人。

　　各县市区、市属各开发区分会场:各县市区政府、市属各开发区管委会分管负责人, ……主要负责人。

　　四、其他要求

　　请将市主会场和各分会场与会人员名单 (姓名、单位、职务) 于×月×日晚上7:30前报市××局办公室。联系电话:××××××, 传真×××××, 电子邮箱:×××××。

　　请各分会场于×月×日晚上7:30开机调试。联系人:××××, 联系电话:××××××。

　　××市人民政府办公室

　　2018年×月×日

　　这是一份紧急会议通知, 有很强的时效性要求。当天晚上起草审签制发会议通知, 当天晚上就召开了这次紧急会议。这份会议通知的制作发布过程正是“快协调”“快起草”“快制发”环环相扣, 做好“快”的乘法的集中体现。

　　四、做好“粗”的除法。

　　“一字入公文, 九牛拔不出。”起草会议通知最忌粗心大意, 必须有如履薄冰、慎之又慎的态度, 要时刻做好去“粗”的除法。具体应做到:一要抓细节。细节决定成败。会议通知如果不注意细节, 在会议所涉事项上哪怕是一个数字出现错误, 都会产生不良影响, 给基层执行造成困扰。起草会议通知必须注重细节, 从小处做起, 包括有无分会场、分会场线路的调试要求、是否有发言时限要求、是否需要统一组织报名、是否需要新闻报道等都要细致地表述清楚。例如, “市及各县市区、市属各开发区设分会场。市分会场设在市××局第×会议室 (专用通信线路) 。”括号里只有六个字, 但是漏掉这六个字, 基层就无法安排合适的通讯线路收看收听会议, 就会导致工作被动。二要抓关键。会议通知中会议时间、会议地点是两个最重要的关键要素, 必须要处理好, 关键要素不能缺失, 更不能出现错误。如果通知中这些关键要素出现错误, 势必会造成不良影响。三要注重文字校对。会议通知起草完毕后, 要反复进行校对, 可采取多人校对、逐字诵读等方法, 避免出现错别字、标点符号误用等低级错误, 切实提升文稿质量。