机关文稿写作“七步走”

　　曹丕在《典论·论文》中作出“盖文章，经国之大业，不朽之盛事”的论断，机关领导运筹帷幄、组织部门把关定向，多通过文稿得以实现。作为党政机关“主打产品”，机关文稿是出谋划策、上传下达的重要渠道，是各级领导机关指导、推动工作的重要方式。文稿质量是党政机关及其部门办公水平的集中体现，是衡量、检验和评价机关文稿撰写者综合能力的重要方面。保证文稿质量是党政机关职能全面发挥、运转良性高效和管理优质科学的关键。高质量文稿写作，应遵循明确主旨、理清思路、构建结构、拟定提纲、搜集素材、起草正文、核查修改七个步骤，即“七步走”。

　　一、明确主旨

　　古人说“意犹帅也”。“意”即主旨。主旨是文稿内容的基本要素，是文稿的“灵魂”与“统帅”。机关文稿是解决实际问题、处理现实事务的工具。撰写机关文稿，既要符合政策规范，又要精准把握领导意图，还要走近群众，贴近现实工作。为了明确主旨，机关文秘工作者要充分运用“查”“看”“问”“学”“想”等方式，潜心做好调查研究，把握好以下两个方面。

　　首先，要弄清楚行文的目的是什么。只有弄清文稿写作的真实意图及要达成的目标，才能做到主旨明确。这就要求机关文秘工作者在写作前要认真领会上级的“三个精神”，即政策精神、会议精神、指示精神，把握政策准绳。要主动与领导沟通，准确领会领导意图。通过沟通交流，弄清楚领导主张什么、反对什么，明确文稿写作内容以及需要突出的主题、强调的重点、部署的要求等，这样撰写的文稿才能与领导思维同步、思想统一、思路同轨。

　　其次，要掌握“活”情况，争做“有心人”，对机关工作有全面的了解。为此要做到“五多”：一是多参加会议，掌握最新信息。二是多参加活动，贴近工作实际。三是多搜集资料，占有一手材料。四是多调查研究，提供“鲜活”内容。五是多沟通群众，了解他们的期待、接受程度等。只有做到“通上情，知下情”，才能“有的放矢”，写出“让组织放心、让领导认可、让群众满意”的接地气、易落实的文稿。

　　机关文稿处理的是对公事务，要通过文稿实现上情下达，指导、推动工作。为此，在弄清写作意图后，应结合文种的特征、功用，明确所撰写的文稿是请示、报告等法定文种，还是工作总结、实施方案等事务文种，根据文稿的内容确定文稿的呈现形式，写出主旨明确、行文规范的机关文稿。

　　二、理清思路

　　所谓“思路”，即思考的线索———“从哪里出发，一步步该如何走，最终到达哪里”。理清思路是机关文稿写作的基本要求。清代陈澧说：“夫人必心有意，而后其口有言，有言而其手书之于纸上则为文。”(《东塾集》)简言之，只有“想清楚才能写清楚”。“想清楚”的过程就是构思过程，它是文稿写作必经的思维过程。

　　机关文稿往往来得急、催得紧、要得快。写作新手接到突如其来的文稿写作任务，经常会大脑空白，究其原因是文稿写作没有明确的思路。明代俞琬纶在《答友人书》中写道：“凡不得意文，皆思路不开时所作”。文稿写作思路集中体现在其内容的条理性、逻辑性上，这要求机关文秘工作者在撰写文稿前要理清写作思路，有清晰的条理脉络，具体来说就是想清楚写什么，哪些写在前，哪些放在后，哪部分需详写，哪部分要略写，以及如何按照逻辑顺序加以呈现。毛泽东同志在《反对党八股》中讲道：“一篇文章或一篇演说，如果是重要的带指导性质的，总得要提出一个什么问题，接着加以分析，然后综合起来，指明问题的性质，给以解决的办法……使大家学会……提出问题、分析问题、解决问题。”提出问题、分析问题、解决问题，即“三个问题”的逻辑是文稿写作理清思路的具体做法和文稿构思的基本模式。

　　机关文秘在文稿撰写前，要做到“胸有成竹”，即先将写作思路在头脑里酝酿成熟，形成逻辑清晰、思维缜密、条理分明的写作思路，然后循着写作思路达到文稿的指向性目标，最后使文稿富有逻辑性地跃然纸上。

　　三、构建结构

　　结构是文稿的基本要素，是文稿的“骨骼”与“框架”。东晋葛洪《抱朴子·勖学》说：“文梓干云，而不可名台榭者，未加班输之结构也”，一言以蔽之，结构是文稿各部分的搭配和排列。骨骼完整无缺，文稿才能“身姿挺拔”;结构井然有序，文稿才能“行云流水”。

　　机关文稿写作前要先构建结构，谋篇布局。全局在胸，写出的文稿才不会思路不清、结构松散、逻辑杂乱。文稿要围绕中心主旨构建结构框架，通常开头、主体、结尾三个部分“一个都不能少”，有头、有尾、有中心，形成由点到线，由线到面，点、线、面完备的结构体系。常见的文稿结构有两种：一是单线逻辑结构。根据文稿主旨和意图，按照单线逻辑，由“是什么”“为什么”“怎么办”构建而成。如通报、请示、方案等文种写作多采用单线逻辑结构。二是多线并列结构。由“做过的工作”“取得的成绩”“存在的问题”“改进的措施”等几部分并列构建而成。如工作报告、年度总结、述职报告等文稿的写作多采用多线并列结构。机关文稿结构构建方式并非千篇一律，只要搭配协调、组织严密、突显主旨就是好的文稿结构。

　　四、拟定提纲

　　提纲是文稿概括叙述性的纲目、要点。提纲的原意是提举网的总绳，有了总绳的牵引，渔网才不会凌乱。《宋史·职官》强调“提纲而众目张，振领而群毛理”，提纲是文稿构思谋篇的具体体现，是构建结构的具体落实。

　　老舍曾经说过：“尽管我们只要写两三千字，也须先写个提纲……有了提纲，心里就有了底，写起来就顺理成章”。列宁在写文章前，必要列写出详细的提纲。“磨刀不误砍柴工”，提纲拟得好，写起来就可以少返工，写作速度更快。拟定提纲主要是拟定文稿的标题、开头、主体、结尾。具体写作中，可充分利用手中收集的资料，根据主旨给文稿取个“亮眼标题”。开头和结尾部分要把关键词、核心句拟定出来。主体部分的提纲要把一级标题、二级标题、三级标题拟定出来。

　　拟定提纲的重要性，美学家朱光潜表述较为精当：“先画一个大轮廓，然后逐渐填满枝叶，显出色调线纹阴阳向背。预定轮廓之中仍可有气韵生动”。拟定提纲的好处是，不但可使文稿条理清楚，而且写作时可以有意到笔随之乐。拟定好提纲，机关文稿的轮廓也就基本成型，从而为下一步搜集素材指明了方向。

　　五、搜集素材

　　材料是文稿内容的基本要素，是文稿的“血肉”与“组织”。俗话说，“巧妇难为无米之炊”“将军难打无兵之仗”。衡量机关文稿优质与否，很大程度上取决于材料是否优质，没有好的材料，再高明的作者、再高超的技法也写不出有血有肉的文稿。

　　在明确主旨和理清思路后，不要急于动笔，而是要集中精力搜集与文稿写作相关的素材。当然搜集素材并不是盲目的，要分层次、按类别进行纵向搜集和横向搜集，主要从五个方面着手：一是搜集本单位的文稿素材;二是搜集本系统平级单位的文稿素材;三是搜集本系统上级单位的文稿素材;四是搜集系统外相关单位的文稿素材;五是搜集党报官媒、政府网站、中国知网等数字化资源库中的文稿素材。

　　机关文秘工作者要养成定期搜集素材的习惯。要博采多集、涉古论今、以十当一地搜集素材，形成“多”“全”“细”“深”的丰富素材库、资料包，如此，才能在文稿写作中取舍和运用素材得心应手。

　　六、起草正文

　　起草正文是文稿写作的中心环节和实质阶段，是动手给文稿“填肚子”“梳辫子”“戴帽子”的实施过程。由于前期已理好了路子、搭好了架子、定好了调子，起草正文便是按部就班、顺手拈来的事。起草正文常用三种方法。

　　一是“顺序填充法”。这种方法适合逻辑层次相对简单、条状结构的文稿，由于文稿是单线逻辑结构，所以注重“点”与“点”之间的关联，通常由“提出问题”“分析问题”“解决问题”或者由“是什么”“为什么”“怎么办”单线条状逻辑组成。具体到正文起草，“是什么”与现状、情况、问题相对应，反映的是事物的性质和状态;“为什么”与原因、背景、要求相对应，反映的是事物的成因和目的;“怎么办”与措施、办法、结果相对应，反映的是事物的发展和目标。例如《×××公司“11·21”特别重大火灾事故调查报告》一文，首先认定了“11·21”特别重大火灾事故的性质，即“是什么”。其次，分析了“11·21”特别重大火灾事故的直接原因，即“为什么”。最后，针对“11·21”特别重大火灾事故中暴露的问题，事故调查组提出了五个方面的整改措施和防范建议，即“怎么办”。这篇调查报告就是按照逻辑顺序，在构建的结构框架中填充搜集的素材。这种写法的好处是从头至尾一气呵成，文稿写作整体性强。

　　二是“重点浇灌法”。即理清结构中需要重点强调的部分，把搜集的素材“浇灌”进去。例如《×××先进事迹材料》，文稿内容要突显新时代消防救援先进人物×××对党忠诚、严守纪律、赴汤蹈火、竭诚为民的形象。起草正文时，需重点将搜集到×××赴汤蹈火、英勇顽强、竭诚为民、服务贡献的典型素材给“浇灌”进去。这种写法的好处是层次分明、重点突出。

　　三是“模块组合法”。即根据手中搜集的优质素材，组合成不同模块，然后将模块裁剪、拼接形成文稿。例如《××省消防救援总队2022年度工作总结》，消防救援总队年度工作涵盖思想政治工作、消防救援业务工作、后勤保障建设工作、队伍管理工作、廉政建设工作等方面，这些工作分属不同部门和科室，起草这类综合性文稿，一般按照工作内容将正文分成不同模块，分配给各部门文秘人员起草。由于部门之间的工作内容和职责不同，导致不同模块的文风特点也有差异，有的模块“务虚”，有的模块“务实”;有的模块数据多，有的模块论据多。最后，办公室综合秘书将从各部门收集到的优质材料，进行模块裁剪、拼接、融合，形成综合性年度工作总结。这种写法的好处是内容详实，针对性强。

　　以上是文稿正文常见的几种写法，文稿撰写者可以结合工作实际单独运用一种方法，也可交叉使用多种方法。

　　七、核查修改

　　核查修改是机关文稿写作的最后一步。“文章不厌百回改”，吕本中在《童蒙诗训》中说：“文字频改，功夫自出”。好文稿是改出来的，文不厌改，不改不工。一般来讲，改的次数越多，文稿质量就越高。

　　核查修改即通俗所说“磨稿子”，“磨”是继续深入修改。文稿核查修改方法通常有三种。一是自己核查修改。鲁迅曾说：“等到成稿后，搁它几天，然后再来复看，删去若干，改换几字，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”文稿撰写完成后不急于马上上交，也无需立刻改，要先“收一收”“稳一稳”“放一放”，让稿子“冷凉”后再改。文稿要“热写冷改”，隔一阵拿出来通读一遍，这样才容易发现文稿存在的问题。文稿核查修改要按照一定的顺序和步骤，一般按照先整体布局后局部枝节、先逻辑思路后结构框架、先材料内容后表现形式的顺序核查修改，合理利用“调”“补”“增”“删”“换”的修改方法。二是请同事核查修改。俗话说“当局者迷，旁观者清”，文稿撰写完成后，可以请写作经验丰富的同事帮忙修改，通常采用这种核查修改文稿的方法收效甚佳。三是请领导核查修改。领导核查修改的重点是看文稿主旨是否明确，文稿结构是否合理，文稿材料是否确凿，文稿“大路子”是否正确，文稿“小目标”是否达成。文稿的把关者是领导，请领导核查修改是一种高效的文稿核查修改方式。

　　核查修改是机关文稿从“先完成”到“再完美”的过程，是对文稿进行整合、精练的过程。唐代诗人卢延让的“吟安一个字，捻断数茎须”生动道出了成就精品文稿的不易。通过“收一收”“稳一稳”“放一放”“念一念”“帮一帮”等方法核查修改文稿，最终达到文能达意、逻辑严密、结构完整的目标。

　　俗话说“兵无常势，水无常形”，虽文无定法，但技有巧拙，运用之妙，存乎一心。对于机关文秘工作者来说，文稿写作需要勤学习、多积累、善思考、敢练笔、常总结。机关文稿写作没有捷径，亘古不变的秘诀正如欧阳修在《卖油翁》中所述“无他，但手熟尔”。