“依葫芦画瓢”：公文写作的格式规范与内容模式

　　公文是用来处理公共事务的文字工具，其结构包括外部结构和内部结构两个层面。外部结构就是公文的格式，也称形式结构;内部结构就是公文的写作模式，也称内容结构或逻辑结构。外部(形式上)有格式，内部(内容上)有模式，是公文的重要形式特征，也是公文可以照格式制作、按模式写作的依据。“照格式制作、按模式写作”即人们常说的“依葫芦画瓢”。

　　一、外部格式规范

　　格式规定了文章所包含的项目、项目的位置和标注方法，是公文写作必须遵守的形式规范，也是必须掌握的写作本领。公文的格式分为法定公文格式和非法定公文格式两大类，前者包括法定公文标准格式、法定公文特定格式两小类，后者包括非法定公文的惯用格式、无惯用格式的非法定公文格式两小类，总计四种类型。

　　法定公文标准格式是指《党政机关公文格式》(中华人民共和国国家标准GB/T9704-2012)中对决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案12种公文制定的格式;法定公文的特定格式是《党政机关公文格式》中对信函、命令(令)和纪要3种公文制定的格式。无论是标准格式还是特定格式，掌握其写法都要做到“三看”。一看《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》的规定。“条例”和“国标”尤其是“国标”对公文18个格式项目的构成要素、位置、字体字号、编排规则都做了非常详细的规定。对大多数格式项目而言，了解“条例”和“国标”的规定就基本够用了。如果遇上“条例”和“国标”规定不到的情况，该怎么办呢?答案是“二看指南，三看专家意见”。“指南”是指《GB/T9704-2012<党政机关公文格式>国家标准应用指南》，由徐成华、孙维、房庆、魏宏、李玲几位标准起草人对国标的详细解读，提供了“条例”和“国标”中没有的很多信息。“专家意见”是指如果遇到的问题“条例”“国标”“指南”都没有给出答案，就要查阅《公文写作》《应用文写作》《秘书写作》之类的教材，向专家请教。

　　非法定公文也称事务文书，是指法定公文之外的常用公文，如规定、办法、条例、章程、计划、总结等。非法定公文的惯用格式，是指某些非法定公文在长期使用过程中，行业内形成的约定俗成的格式。典型的例子是简报的格式。简报在形式上分为报头、报核、报尾三部分，每一部分都包含一些格式项目，每个项目都有格式规则要遵守。惯用格式虽不像法定公文格式那样具备法规地位，但属于行业规则，也必须遵守。惯用格式中没有规定到的部分，如正文采用什么字体字号，可以参照法定公文的格式处理。

　　无惯用格式的非法定公文的格式是指没有形成行业惯用格式的那些非法定公文的格式。这类公文很多，如计划、方案、规划、总结、讲话稿等。对待这些文件的格式，我们的建议是尽量往法定公文上靠，参照法定公文格式处理。如写作一份工作计划，其标题的构成、正文的字体字号、小标题的序号样式及字体字号、落款等等，完全可以模仿甚至“照抄”法定公文的标准格式。这样不仅不会被认为张冠李戴，还能使文面样式更加规范、庄重、美观。

　　二、内部写作模式

　　写作模式是与外在的格式相对应的内部结构，是包含公文在内的应用性文章各部分内容以科学的方式组合、排列而呈现的逻辑顺序，也可以称作内容模式、逻辑结构。

　　首先，写作模式指示了文章内容要素的性质。尽管每篇公文的内容各不相同，但就这些内容的性质或功能而言，却可以归纳为数量不多的几种内容要素类型——叙述过程、分析缘由、议论评说、说明情况或事项、希望建议、决策指令等。写作模式为不同文体规定了不同的内容要素，为选材指明了方向，解决了写什么的问题。其次，写作模式提供了基本的写作思路。写作模式为内容要素指定了位置，解决了言之有序的问题。再次，写作模式为每部分内容提供了稳定的写作方式。写作模式中的不同内容要素，都有对应的写作方法，解决了言之有法的问题。掌握了某种文体的写作模式之后，作者所要做的事情基本上是按照既定模式和方法“填入”相应内容，不需要在选材、布局、技法方面花费太多精力，提高了拟写效率。

　　要想为所写公文找到合适的模式，必须了解常见的模式类型及各自适用的文体。经过对学界相关经验和教训的总结，结合多年的思考，我们把应用文的写作模式归纳为“1+5”六种类型。“1”是基本模式，“5”是基本模式适应不同文种、功能、写作场合变化而来的篇段合一式、条款式、转文式、书信式和表格式五种变通模式。书信式就是用书信的样式进行应用文写作的模式，适用于申请书、感谢信、慰问信、表扬信、贺信、求职信、倡议书等应用文的写作。表格式就是以列表的形式进行写作，电话记录、值班记录、工作日志等内容项目固定的文书往往以表格的形式呈现。这两种模式比较简单，限于篇幅不再做详细介绍，下面介绍的是另外四种。

　　1. 基本模式

　　大多数应用文的正文内容一般按“缘由—事项—结尾”的模式展开，这就是应用文的基本写作模式。

　　缘由是开头部分，说明行文依据、原因、目的、理由。事项是文章的内容核心和主体。从逻辑关系上讲，事项的各部分之间有三种关系：一是并列式关系，称作横式结构;二是递进关系，称作纵式结构;三是混合关系，在横式结构的某一部分中包含纵向关系或者在纵式结构的某一环节存在横向关系，称作纵横交错式结构。从形式上看，有分段式或分项式两种写法。分段式即一篇文章分为若干自然段，段落之间用过渡词或过渡句衔接，一般用于篇幅较短的文章;分项式即一篇文章分成若干项，在一项里又可根据需要分为若干个小项，每项用数码或并用小标题标明，一般用于篇幅较长、内容复杂的文章。公文一般采用段落式结尾、惯用语结尾两种方式，也有些文章没有专门的结尾，称作秃尾。

　　《国务院办公厅关于推动外贸稳规模优结构的意见》(国办发[2023]10号)就是一篇用基本模式写成的公文。正文第一段写道：“外贸是国民经济的重要组成部分，推动外贸稳规模优结构，对稳增长稳就业、构建新发展格局、推动高质量发展具有重要支撑作用。为全面贯彻落实党的二十大精神，更大力度推动外贸稳规模优结构，确保实现进出口促稳提质目标任务，经国务院同意，现提出以下意见”，这是缘由部分，指明发文的意义和目的。从第二段开始，写到强化贸易促进拓展市场、稳定和扩大重点产品进出口规模、加大财政金融支持力度、加快对外贸易创新发展、优化外贸发展环境、加强组织实施六个方面，这是主体部分，逻辑上采用的是并列型结构，形式上采用的是分项式写法。该文没有专门的结尾，可视作秃尾。

　　写作实践中，基本模式中的“缘由”和“结尾”有时可以省略，呈现“缘由—事项”或“事项—结尾”两种形式。比如一些简单的任免、会议通知，或没有缘由或没有结尾。

　　2. 篇段合一式

　　篇段合一式写作模式是指一篇文章只有一个段落，一段即为一篇。这是一种极简化的写作模式，有时省略了基本模式中的缘由和结尾，只包含事项部分;有时将缘由和事项结合在一起。常用于一些批转类通知，简单的通告、命令等。如：

　　中华人民共和国主席令

　　第五号

　　《中华人民共和国青藏高原生态保护法》已由中华人民共和国第十四届全国人民代表大会常务委员会第二次会议于2023年4月26日通过，现予公布，自2023年9月1日起施行。

　　中华人民共和国主席习近平

　　2023年4月26日

　　3. 条款式

　　条款式写作模式是指文章的正文部分由层次不等的“章”“条”“款”“目”构成。这类公文的第一章或最前面的一条或数条称作“总则”，相当于基本模式中的“缘由”;最后一章或最后一条称作“附则”，相当于基本模式中的“结尾”;总则和附则之间是主体内容，称作“分则”，相当于基本模式中的“事项”。条款式模式主要用于条例、章程、规定、办法、细则等规约类文书。

　　4. 转文式

　　公文实践中的发布式行文、转发式行文、批转式行文和印发式行文，公文不是在发文机关和收文机关之间直线运行，而是在三个机关之间运行，称作“折射式”行文。转文式模式是“折射式”行文的公文所使用的写作模式。转文式模式由“批示语”“转发语”“执行要求”构成，完整地使用三部分的有批转类、印发类公文，转发类公文一般没有批示语，发布类公文一般没有执行要求。如：

　　国务院批转发展改革委等部门关于深化收入分配制度改革若干意见的通知

　　国发[2013]6号

　　各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

　　国务院同意发展改革委、财政部、人力资源社会保障部《关于深化收入分配制度改革的若干意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行。

　　国务院

　　2013年2月3日

　　(此件公开发布，《意见》正文略)

　　这是一篇批转性通知。第一句话“国务院同意发展改革委、财政部、人力资源社会保障部《关于深化收入分配制度改革的若干意见》”是“批示语”，第二句话“现转发给你们”是“转发语”，第三句话“请认真贯彻执行”是“执行要求”。多数批转性通知写到这里即可，本文后面还有四个段落，阐明被批转文件的意义，进一步提出执行要求，这种写法也常常见到。

　　三、结语

　　“文面格式化、内容模式化”是应用文包括公文的重要特征和写作方法，如此“依葫芦画瓢”写出来的文章难免形式雷同、死板僵化。由此，有人认为格式和模式是束缚思想的禁锢、阻碍创新的枷锁，“依葫芦画瓢”是对应用文写作方法的一种形象化嘲讽。

　　其实不然，文面格式是外部结构，内容模式是内部结构，都属于形式要素。应用文追求的只是形式上的规范化和统一性，而没有对内容进行死板的限定。同样的瓶子可以装盛不同的液体，形式上的规范化并不影响内容的变化和创新。形式相同的文件比比皆是，但找不出两篇内容也相同的文件。每篇应用文所针对的事务不同，读者对象也有差异，施用的行业、单位、环境等也千差万别。写作时，作者应该依据这种种差别，具体问题具体分析，不同事务给出不同对策，不同文章的内容自然各不相同;不能把应用文形式上的格式化、模式化当成观念上墨守成规、因循守旧的借口。