撰写预通知的方法和技巧

　　预通知是通知的一种, 是在正式通知发出前制发的预备通知, 以便有关人员提前做好准备, 确保活动、会议顺利进行, 取得良好效果。预通知是相对于正式通知而言的, 它与正式通知的最大区别在于通知事项的不确定性, 具有一定变数。

　　一、什么情况下需要撰写预通知

　　在日常工作中, 很多活动、会议不必发出预通知, 只需要一次性发出正式通知即可。制发预通知, 多是因为一些具体原因造成的。认真考察这些原因, 主要有以下几种:

　　一是一些重要的大型会议、活动在正式举行前, 需要做大量的准备工作, 并且这些准备工作任务量大, 需较长时间才能完成。为了充分准备、认真筹划、精心组织, 提前发出预通知, 使相关单位和人员对照要求, 可以妥善安排和部署, 提前推进工作, 能够确保会议、活动圆满举行。比如, 为了做好2015年全国职业院校信息化教学大赛相关工作, 教育部职业教育与成人教育司2015年4月15日下发了《关于举办2015年全国职业院校信息化教学大赛的预通知》, 明确了比赛大体时间、比赛项目、赛项要求、比赛内容、比赛方式、参赛要求等, 有关单位和院校收到预通知后, 便可以着手准备参赛事宜, 以便取得好的赛绩。

　　二是未知的不确定因素多, 一些重要事项无法确定。比如, 具体的会议、活动日期、活动方式、会议议程等需要进一步商定, 但为了不影响工作的整体推进, 提前发出预通知对有关事项作出安排, 稳步推进筹备工作。当这些不确定因素确定以后, 再发出正式通知。比如, 某单位发出的《关于召开2015年度工作会议的预通知》, 由于主要负责人的日程安排无法确定, 因此会议时间只能写成“2015年2月”, 并且注明了“具体会议时间另行通知”。有时, 一些面向社会公众的会议、活动, 由于担心参加人员数量不足、高级别专家和相关领导无法到场、场地不宜联系等因素, 也会发出预通知, 这些环节一一落实后, 才发出正式通知。

　　三是为了避免时间、地点等冲突, 提前发出预通知, 以便有关单位和人员可以妥善安排日程和行程, 能够按时参加会议、活动。比如, 一些面向社会的开放性会议在旅游旺季举行时, 为了规避旅游高峰, 会提前告知一个大致的时间范围和会议地点, 让与会人员提前自行调整时间安排, 如果没有冲突, 在敲定具体的时间和地点后, 发出正式通知, 予以确定。

　　四是根据工作常规和工作经验需要在未来的某个时间段开展某项工作, 但上级有关精神和要求还没有下达, 为了提前着手准备, 未雨绸缪, 而发出预通知要求相关单位做好准备工作, 以免上级新要求下达时措手不及, 或时间紧张、仓促应对。比如, 上海理工大学2015年4月20日发出的《关于开展我校2015年大学生志愿服务西部计划志愿者招募工作的预通知》, 就是“由于团中央关于《2015年大学生志愿服务西部计划实施方案》的通知尚未下发”而发出的, 并注明了“正式文件下发后将再次发布”。华南农业大学2013年3月份发出的一份《关于做好2013年度省科技奖申报工作的预通知》开篇即指出, “根据以往工作经验, 2013年度广东省科学技术奖将于4月份开始组织申报。为了做好我校省科技奖的组织申报工作, 按照‘组织’‘培育’和‘规划’申报的工作原则”, 将有关事项进行预通知。

　　二、如何撰写预通知

　　预通知的撰写和正式通知一样, 其结构都由首部、主体和尾部三部分构成, 不同之处主要体现为细节表述上的差异。

　　1. 首部。

　　首部包括标题和主送机关。通知的标题由发文机关+事由+文种组成。相应地, 预通知的标题也由这三要素组成。但预通知的标题要注明“预通知”或“预备通知”, 以示与其他类型通知的区别。比如, 《×××关于开展2014年党建年终考核工作的预通知》《黑龙江省水利厅关于召开全省水利工作会议的预通知》《共青团湖南省委组织部关于开展2015年“湖湘青年英才”支持计划工作的预备通知》等。本着改进文风的原则, 尽量不要使用类似《全国第××届××学术年会暨中国××联盟专家委员会工作会议征文通知 (预通知) 》这样繁复的标题。预通知的主送机关和正式通知一样, 只需要准确、规范即可。

　　2. 主体部分。

　　预通知的主体部分和正式通知的主体部分一样, 包括通知事由、通知事项、有关要求等内容。所不同的是, 对于一些尚未确定的事项, 一定要注明。比如, 注明“会议其他有关事项以正式通知为准”“具体时间、地点另行通知”“正式会议通知拟于10月中旬发出”等, 避免引起误解。有时, 在措辞用语上, 也需仔细推敲。比如, 教育部职业教育与成人教育司2015年4月1日下发的《关于做好首届全国职业教育活动周组织工作的预通知》, 为了突出预通知的特别属性, 在通知事项中特别选用了“拟定的时间和主题”“拟定的主要内容”等说法, 用“拟定”来表明不确定性。

　　多数预通知为了畅通联络渠道, 确保沟通方便, 需要在正文后面注明负责相关工作的联系人姓名及联系电话、电子邮箱、详细地址等。

　　3. 结尾。

　　预通知的结尾和正式通知的结尾一样, 需要注明发文机关和日期, 但要注意格式规范。《党政机关公文格式》 (GB/T9704-2012) 中关于落款位置要求和成文日期中的数字要求, 需要特别注意, 日常工作中非常容易出错。

　　有时, 根据需要, 预通知也可以有《回执单》《登记表》《报名表》《申报表》《名额分配表》之类的附件材料, 但应在正文中有所交代, 并对应地附在预通知的后面。

　　三、撰写预通知的注意事项

　　通知作为常用的一种应用文体, 在写作时, 一要层次清楚, 逻辑严密。通知的内容大多是交办或告知事项, 撰写时应从多方面、多角度提出要求或给予说明, 同时, 要按照事项的轻重主次一事一条逐层展开, 形成环环相扣、逻辑严密的结构布局。二要内容明确, 要求具体。通知所涉及的原则措施、步骤办法等要清楚明确, 符合实际情况, 具有较强的可操作性, 以便于贯彻执行。

　　预通知的撰写除了要遵守这些基本要求之外, 还要特别注意以下几点:

　　一是尽量不要频繁使用预通知。频繁使用预通知会削弱会议、活动的影响力、吸引力, 使原本打算参与的人员对会议、活动的举行信心不足, 甚至退出。另外, 还要避免发出第一轮预通知、第二轮预通知等类似的多次预通知, 这会使主办方组织能力、协调能力受到怀疑, 也会使其公信力、形象、信誉受损。

　　二是语言要简明扼要, 必要的事项要交代清楚。对一些无法确定的事项, 在预通知中可以用模糊性词语表述。比如时间, 可以用“近期”“5月上旬”“6月份”“7—8月”“6月15日前”等笼统说法, 同时还要注明“具体……另行通知”。

　　预通知作为一种特殊的通知类型, 其撰写有其自身的特别要求, 在起草前要认真预想可能会遇到的各种问题, 充分考虑各种制约因素;起草时要仔细斟酌, 语言表述准确到位, 避免歧义;发出后还要认真解答有关单位和人员的疑问, 按照预通知的要求做好工作部署和准备, 扎实推进, 为会议、活动的顺利举行奠定良好的基础。