起草通知需要把握八大事项
一是坚持一文一事。一个通知原则上就讲一件工作，把一件工作需要周知或执行的事项讲清楚，避免两个互不相干的工作混杂相互干扰、降低效率。
二是坚持层次清晰。通知内容要分成若干板块，按照轻重缓急顺序逐项叙述，做到清清爽爽。这就要求起草者必须熟悉工作，并能梳理分清轻重缓急、主次先后，列出条目提纲，否则就很难做到层次清晰。笔者建议诸位只要从事文秘工作，就要舍得花时间潜心研究琢磨工作，力求工作与自身形神合一，才能应付自如、左右逢源。
三是建立沟通窗口。内容具体并有明确落实、反馈要求的通知要标注沟通衔接方式，作为相关单位沟通咨询、工作衔接的窗口，力求避免不留联系方式让受文单位找不到对接人。
四是坚持开门办文。主动邀请直接承担文件起草任务部门的经办人员全程介入，共同协商文件修改及文稿把关，保证文件内容准确、处理高效、信息对称。这条原则对秘书经手的所有材料都很适用。对内容较为专业、个人拿不准或需要会商完善的重要材料，秘书要主动考虑邀请部门经办人员参与，既可保证办文过程高效精准，又可同时提高部门人员公文办理水平。这也是笔者长期坚持使用的公文处理经验，并经实践反复证明效果很好。
五是坚持通盘考虑。事项或繁或简都要从全局角度全过程思考，研究事项应该体现的整体内容，不能就事论事，就事论事很可能出现事项没说全、没说到位或没有立体感，放在全局工作中深思熟虑再制发文件，就能让通知有立体感。
六是平级慎用通知。尽管通知文种可以平行发文，但从受众心理舒适度及利于工作衔接看，平行单位接到通知或多或少都会感觉不太客气，认为别人在指挥自己干活，心理上多少会有些抵触。平级机关文件沟通尽量使用函件，慎用通知文种。
七是给予必要时效。对于需要下级机关落实或准备材料的通知，我们要给下级机关留出必要工作时间，避免通知刚发出去就要求下级机关报这材料、报那成果，让下级机关疲于奔命、怨声载道，当然也影响秘书在下级机关同仁中的光辉形象，让人家感觉上级机关工作缺少计划与法度。
八是标注紧急程度。对于部分落实时间较短或需要下级机关迅速贯彻落实的工作通知，要根据紧急程度标注公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。通常情况下，“特提”表示十分紧急，要求收件后即刻办理;“特急”要求2日内办理完毕，“加急”要求4日内办理完毕，“平急”要求6日内办理完毕。标注时间越紧越要慎选紧急种类，从严控制使用“特提”，避免经常使用“特提”造成下级单位时刻绷紧神经，也防止“特提”过多造成下级单位懈怠疲劳，真正遇到特别紧急事项反而可能因思想懈怠误事。
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