如何撰写产品保修证

产品保修证又叫产品保修卡, 是产品维护的凭证, 同时也是产品的身份证明。对于产品生产厂家来说, 它是对消费者做出的承诺, 同时也是生产厂家建立客户关系的重要资料, 它一般随产品销售提供给客户。在随产品销售的材料中, 厂家比较重视产品说明书的制作, 往往忽视保修证的制作。很多厂家认为, 相对于产品说明书来说, 保修证通常不被客户关注, 制作得好坏, 不会影响产品的销售, 甚至有的认为保修证制作完备, 是给自己添麻烦。尽管有相当部分消费者在购买商品时, 对产品保修证关注得少, 但作为一个负责任的产品厂家来说, 制作一份美观大方的产品保修证, 可以帮助厂家树立良好的形象。有时只从保修证制作的质量, 就能判断产品的质量, 一份印制粗糙、保修条款不清、表达不准确的保修证, 它所代表的产品难以令消费者信任。一个要发展长久的公司, 应重视保修证的写作与制作, 一方面要借助保修证展示出公司是一个负责任者的形象, 另一方面要借助保修证建立客户关系, 对产品质量进行长期跟踪, 促进产品的不断升级。

那么如何写好产品保修证呢?目前的保修证有两种形式:一种是与产品说明书整合在一起, 保修条款作产品说明书的一部分;一种是单独成为文本, 有比较完整的内容与形式。本文所讲的是指后者。下面仅从保修证写作前的相关准备、保修证的写作结构以及写作过程应注意事项等几方面来介绍产品保修证的写作。

一、写前规划

写保修证之前, 写作者需要了解国家对于该产品的“三包”政策, 以及本厂对于保修的相关规定, 重点了解产品的保修期限、保修范围以及保修约束条件。

此外, 写作前还要对保修证的版面进行规划, 因为一份保修证包含产品购买时间、消费者信息、记录保修情况等内容, 尤其是消费者信息部分, 多要求消费者填好后寄回厂家, 所以保修证版面设计要合理规划, 要保证消费者信息栏目撕去后, 不影响其他方面的内容。

二、文本结构及写作注意事项

由于产品不一及各产品生产厂家保修政策的不同, 产品保修证的写法也不相同。一般而言, 一份完整的产品保修证由标题、称谓、正文和落款组成。

(一) 标题的写作。

保修证的标题可以单用“保修证”作为标题, 也可以采用“产品+保修证”作为标题, 如《自动吸尘器产品保修证》, 但最好采用“单位+产品+保修证”的结构, 这种结构虽然比较长, 却可以进一步加深消费者对本公司名称与产品的印象。而目前很多保修证标题的制作忽视融入这种“营销”理念, 追求标题的简洁, 常常单一使用文种作为标题。

(二) 称谓的写作。面向社会销售的产品, 因用户众多, 多使用统称, 如“尊敬的顾客”“尊敬的用户”等。

(三) 正文的写作。

根据保修证正文的写作内容, 可以将它的正文分为前言、主体和结尾三个部分。下面结合××饮用水过滤产品的保修证来说明各部分的写作要点。

1.正文的前言。在前言部分, 一般先对用户选用本产品表示欢迎或感谢, 然后简要介绍公司保修的政策。如某饮用水过滤产品的前言“欢迎使用××牌产品。你所购买的产品在正常使用的情况下, 凡是有原材料或生产过程中造成的质量问题, ×× (公司名) 负责免费维修。凡是因用户不按本产品说明的要求, 自行安装、拆卸或不正确使用或因自然灾害所造成的损坏, 本单位在一年之内可提供维修, 但要适当收取维修费用和零件费用。”

2.正文的主体。主体主要是介绍保修条款, 说明产品保修的期限、保修条件、保修范围、免责声明, 提供产品信息与客户信息登记表格。

保修条款既是对消费者的承诺, 从某种程度上说, 也相当于厂家与消费者之间建立的一个保修合同。在写作思路上可以参照合同写作思路, 重点写清楚双方的职责与权利, 具体来说, 就是写清楚产品的保修期、免费维修的范围、免费维修的对象、免费维修的条件、收费维修的情况以及维修期间的免责条款等。上述饮用水过滤产品的保修条款如下:

1.本产品保修期为壹年 (以产品发票日期为准) 。

2.在保修期间, 按照使用说明书进行正常使用的状况下产生的故障 (由本公司正式工作人员判定) , 予以免费修理。

3.在保修期间, 如发生以下情况之一, 必须收费修理:

(1) 不能够提供本保证书及有效购货凭证。

(2) 使用上的错误以及自行不当的修理所造成的故障及损坏。

(3) 买入后的运送、搬动、跌落造成的故障或损坏。

(4) 其它不可避免的外来因素造成的故障及损坏。

(5) 使用不当导致设备进水或其它溶液造成的损坏。

(6) 使用指定以外的电源、电压所造成的损坏。

4.在本保证书规定期限内, 按以上约定条件进行免费修理。

5.产品外观, 易损易耗品及附件不在保修范围内。

易损易耗品及附件包括:

各炉体密封圈、规管、电接点压力表、链条、油搅拌轴及油封、车升降丝杠及铜套、碳毡、石墨绳、瓷隔条、无孔瓷管、真空阀密封圈、泵上的压差电磁阀、接触器 (含中间继电器、热继电器、电流电压表、互感器、按钮、指示灯、电磁阀线圈、气管快速插头、气缸密封圈) 。

6.本公司仅作以上保证, 不作其它任何明示或默示性的保证, 不论在合同中、民事过失上还是其它方面, 本公司不对任何特殊的、偶然的或间接的损害负责。

7.本保证书只在中华人民共和国大陆内有效。

该产品的保修条款, 首先说明了保修期限, 然后介绍了免费维修的条件, 接着用排除法列出了免费维护的范围, 最后说明了免责事项。

正如前文提到的保修证具有合同性质, 因此保修条款内容还要求符合国家对该产品的“三包”政策, 在语言表达上要做到准确、严谨。

保修证的正文除了保修条款这一核心内容外, 还会搜集客户的信息, 以便跟踪产品的使用情况和维修情况, 所以在正文中会设计信息登记的相关内容。这部分主要包括产品的信息与消费者信息, 产品信息一般包括产品的购买时间、地点、产品的型号等信息, 消费者信息主要包括客户姓名、住址和联系电话等。如上述饮用水过滤产品的“信息登记”, 就是用来收集这些信息的:

二、信息登记 (请将下面信息填好后寄回我公司)

 

 

这份保修证信息登记后面还设计有贴发票的地方, 并作了提示。这个设计和提示, 并不是保修证必须要写的内容, 但这样做说明写作者写作时能站在消费者的角度来考虑, 让消费者体会到在细节处理上的人性化设计。

3. 正文的结尾。保修证的结尾多是列出保修地址和联系电话, 如上述产品的结尾如下:

全国保修点:

上海市沧海路2号××供水设备维修点

联系电话:021-××××××××

广东省深圳市侨香路1号××供水设备维修点

联系电话:0755-××××××××

写这部分内容时, 要注意保修点地址是正确地址, 联系电话能打通, 特别要注意不能将一些撤销的保修网点罗列上去, 错误的地址和打不通的电话, 容易引起消费者的不快, 从而影响产品在消费者心中的形象。

(四) 落款的写作。保修证的落款要写单位全称, 不能写简称。

最后需要强调的是, 保修证的写作者需要了解该产品的相关知识, 写作前应熟悉该产品的说明书, 对于说明书中的技术用语要能准确把握其含义。