党政公文中标点符号规范化使用梳辨

　　标点符号是辅助文字记录语言的符号, 是书面语的组成部分, 用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用。党政公文中当然离不开标点符号的使用。与其他文体不同的是, 除了正文中需要使用标点符号外, 党政公文格式诸要素中也需要标注标点符号, 以保证行文的规范化、有序化。依据《党政机关公文处理工作条例》 (中办发[2012]14号, 以下简称《条例》) 和《党政机关公文格式》国家标准 (GB/T 9704-2012, 以下简称《格式》) 以及《标点符号用法》国家标准 (GB/T 15834-2011, 以下简称《用法》) 的相关规定, 现按党政公文格式各要素的排列顺序将标点符号的使用作一系统的梳辨。

　　一、版头部分

　　公文首页红色分隔线以上的部分称为版头, 包含份号、密级及保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人 (上行文才有) 等要素, 涉及标点符号使用的主要是“发文字号”和“签发人”这两个要素。

　　(一) 发文字号

　　涉及的标点符号是六角括号“[]”。对于发文字号, 《条例》明确指出:由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。《格式》进一步规定:年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称, 用六角括号“[]”括入。但是, 在实际办文工作中, 有许多单位将发文字号中的年份用了圆括号“ () ”或方括号“[]”括入, 还有用方头括号“【】”, 这些都是不正确的。党政公文中发文字号正确的编排方式应为:××[2017]×号。

　　(二) 签发人

　　涉及的标点符号是全角冒号“:”。《条例》规定:上行文应当标注签发人姓名。《格式》又规定:由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成, 居右空一字, 编排在发文机关标志下空二行位置。请示、报告等上行文版头部分, 在红色反线之上居右空一字是“签发人”的位置。先用仿宋体字标注“签发人”三个字, 再在其后加全角冒号“:”, 有的上行文在标注这一要素时, 在“签发人”之后没有用标点符号, 或者用的是英文半角冒号, 都是不规范的做法。另外, 需要注意的是, 《格式》指出:如有多个签发人, 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排, 一般每行排两个姓名, 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。在办文工作中, 有些联合报送的上行文标注签发人姓名时, 在两个姓名之间加了逗号“, ”或顿号“、”, 皆是对标点符号的误用。在同一行的两个姓名之间, 编排时空一格即可, 不需要添加任何标点符号。

　　二、主体部分

　　党政公文的主体指公文首页红色分隔线 (不含) 以下、公文末页首条分隔线 (不含) 以上的部分, 包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、附注、附件等要素, 大部分要素涉及标点符号的使用。

　　(一) 标题

　　涉及的标点符号:书名号“《》”, 引号““””, 连接号“—”, 圆括号“ () ”, 顿号“、”等。在现行的《条例》和《格式》中, 对党政公文标题的拟定列出了一些必须遵守的原则, 但是却没有提及标题中标点符号使用的问题。2001年开始实施的由国务院办公厅印发的《国家行政机关公文处理办法》 (国发[2000]23号, 以下简称《办法》) 却有着明确的规定:公文标题中除法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号。《办法》在2012年7月1日被《条例》取代, 但是, 《办法》中明确列出的而《条例》并没有提及的相关规定仍然在公文制发工作中发挥着重要的影响和作用。所以, 在拟定公文标题时, 如果出现了条例、办法、规定、意见等文种名称时要加上书名号, 比如《国务院办公厅印发〈关于全面推进政务公开工作的意见〉实施细则的通知》 (国办发[2016]80号) 。而在出现其他文种, 如报告、通知等狭义法定公文和规划、计划、方案、安排、简报、总结等非法定公文的名称时则不用加书名号, 如《国务院办公厅印发关于深化科技奖励制度改革方案的通知》 (国办函[2017]55号) 。

　　但是, 《办法》中“一般不用标点符号”中的“一般”一词又给我们的公文写作实践以很大的弹性空间, 它意味着并非绝对不可以使用其他标点符号。实际办文工作中, 在公文标题中可以使用标点符号的情形还有:1.用引号“”, 比如《国务院办公厅关于印发兴边富民行动“十三五”规划的通知》 (国办发[2017]50号) , 此处的“十三五”是具有特殊含义的缩略语。2.用书名号“《》”, 比如《乌苏市纪检委关于组织观看电视剧〈人民的名义〉的通知》, 《人民的名义》是一本文学著作的书名, 另外, 涉及文章、报刊名称时, 也需要加书名号。3.用括号, 常常为圆括号“ () ”, 如《国务院关于印发进一步深化中国 (上海) 自由贸易试验区改革开放方案的通知》 (国发[2015]21号) 、《民政部关于〈行政区划管理条例 (草案征求意见稿) 〉公开征求意见的通知》 (2016年4月13日印发) , “上海”“草案征求意见稿”等都属于用来注释和补充说明的词语。4.用连接号“—”, 比如《国务院办公厅关于印发中国防治慢性病中长期规划 (2017—2025年) 的通知》 (国办发[2017]12号) , 在两个年份中间使用了连接号, 形成一个时间截段。5.用破折号“———”, 例如《以十八大精神为指导开创乡镇企业工作新局面———××县乡镇工作会议纪要》, 破折号常出现在公文的正副标题中, 是对概括精神或揭示主题的正标题的解释与说明, 引出副标题起到点明文种性质的作用。6.用顿号“、”, 比如《国务院办公厅关于建立统一的绿色产品标准、认证、标识体系的意见》 (国办发[2016]86号) , 用两个顿号连缀起3个词语, 表示这些词语之间是并列关系;再如《国务院办公厅转发国务院国资委、财政部关于国有企业职工家属区“三供一业”分离移交工作指导意见的通知》 (国办发[2016]45号) , 用顿号将两个联合发文的机关连缀起来。但笔者通过考察大量的层级较高单位制发的公文后, 发现在联合行文时, 标题中的发文机关之间一般不用顿号, 而是采取空一格的做法来表示并列。如《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》 (中办发[2012]14号) 。

　　(二) 主送机关

　　涉及的标点符号:顿号“、”, 逗号“, ”, 全角冒号“:”。对于主送机关, 《条例》规定:公文的主要受理机关, 应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。《格式》又指出:编排于标题下空一行位置, 居左顶格, 回行时仍顶格, 最后一个机关名称后标全角冒号。可以看出, 两份文献对于主送机关中的标点符号只是提及“最后一个机关名称后标全角冒号”。众所周知, 上行文只有一个主送机关, 按照编排要求将其列出后, 在其后直接标注全角冒号“:”即可。但是, 某些下行公文具有多个主送机关, 除了在最后一个机关后标注全角冒号“:”外, 还会涉及顿号或逗号的使用。在公文写作实践中, 我们对此应坚持的原则是:同级同类机关之间用顿号, 同级不同类的机关之间用逗号。换言之, 顿号表示同类的并列, 而逗号则表示异类的区分。例如《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》 (中办发[2012]14号) 一文的主送机关及标点符号写为“各省、自治区、直辖市党委和人民政府, 中央和国家机关各部委, 解放军各总部、各大单位, 各人民团体:”, 其中, 省、自治区、直辖市是中央管理之下的省级行政区划单位, 所以这3个词之间用的是顿号, 而省级党委、政府与中央直接管理的部委之间是同一级但又是不同性质的单位, 所以它们之间用的是逗号, 军事机构与人民团体也是不同性质的单位, 两者之间用的依然是逗号。再如《国务院关于印发“十三五”国家食品安全规划和“十三五”国家药品安全规划的通知》 (国发[2017]12号) 一文的主送机关写为“各省、自治区、直辖市人民政府, 国务院各部委、各直属机构:”。

　　(三) 正文

　　涉及所有的标点符号。正文在公文主体中占有重要位置, 用来表述公文的内容, 所以, 正文部分标点符号的使用应该严格按照《用法》中的规定来操作。但《格式》中规定:文中结构层次序数依次可以用“一、”“ (一) ”“1.”“ (1) ”标注。专门对于正文中的结构层次序数进行了强调, 反观很多机关单位在办文过程中, 对层级序数中标点符号的使用常常随心所欲、有失规范, 主要有:将第一层级的序数写为“一, ”“一:”“第一、”等;将第二层级的序数写为“〈一〉”“ (一) 、”“ (一) :”等;将第三层级的序数写为“1、”“1:”“1, ”等;将第四层级序数写为“〈1〉”“ (1) 、”“ (1) ”等。党政公文本身具有严肃庄重的特点, 既然《格式》有着明确的规定, 就不容逾越。第一层级序数只能用汉字数字小写加顿号标注“一、”, 而不能使用冒号或逗号, 如果使用了基数词“第”, 其后应该变为逗号, 写为“第一, ”。第二层级序数用汉字数字小写外加圆括号标注, 括号外不加任何标点符号, 写为“ (一) ”, 不能改换成其他括号或者在括号外加顿号、冒号、逗号等。第三层级序数用阿拉伯数字加上小圆点进行标注, 写为“1.”, 而不能在将阿拉伯数字后加顿号、冒号、逗号等。第四层级序数为阿拉伯数字外加圆括号, 括号外不再加任何标点符号, 写作“ (1) ”, 也不能换作其他括号或画蛇添足地再在括号外加上其他标点符号。《格式》虽然只规定了四个层级的序数, 但在办文工作中, 涉及第五层级序数时, 常用阿拉伯数字外加圆圈的形式标注, 写作“ (1) ”。

　　党政公文是典型的应用文体, 写作时常采用记叙、议论和说明的表达方式, 而较少使用描写和抒情, 文风朴素平实。所以, 在公文正文中, 使用感叹号“!”和问号“?”的频率相较于文学作品要少得多。另外, 笔者关注到, 较多学者一直在讨论连用的引号和连用的书名号之间加不加标点符号的问题。笔者认为, 为了养成精简的文风, 不用为好。当然, 还存在着因一些细琐的表达要求需要变通的情况, 可以灵活作出调整。

　　(四) 附件说明

　　涉及的标点符号有全角冒号“:”和点号“.”以及圆括号“ () ”。《条例》指出, 附件说明是“公文附件的顺序号和名称。”《格式》又指出:如有附件, 在正文下空一行左空二字编排“附件”二字, 后标全角冒号和附件名称。如有多个附件, 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 (如“附件:1.××××××”) ;附件名称后不加标点符号。对于附件说明中标点符号的使用规定得十分清楚。

　　如只有一份附件, 直接在规定的位置上写成“附件:××××××”的形式, 不要在附件名称之前加“1.”, 附件名称上也不要加上书名号, 不能写为“附件:1.××××××”或“附件:《××××××》”。比如《省政府关于表彰江苏省促进义务教育均衡发展先进集体和先进个人的决定》 (苏政发[2016]30号) 一文的附件, 为“附件:江苏省促进义务教育均衡发展先进集体和先进个人名单”。如果有多个附件, 要按照《格式》的要求严格操作, 如《省政府关于表彰江苏制造突出贡献奖优秀企业先进个人和先进单位的决定》 (苏政发[2017]28号) 有3份附件, 写为:

　　附件:1.江苏制造突出贡献奖优秀企业名单 (100家)

　　2. 江苏制造突出贡献奖先进个人名单 (100名)

　　3. 江苏制造突出贡献奖先进单位名单 (50家)

　　可以看出, 公文制作者给3份附件分别标注了序号, 序号用阿拉伯数字加上小圆点组成。第二份附件的序号, 回行后与第一份附件的序号对齐, 第三份附件依此法类推。需要提醒的是, 不要把附件序号写成“1、”“1, ”, 也不要在各附件名称之间加分号、逗号或句号等。但是, 对于名单这一类的附件, 可在名称后面加圆括号“ () ”, 并在括号内注明数量。

　　(五) 发文机关署名

　　不用标点符号, 仅作反向提醒。发文机关署名, 署发文机关全称或者规范化简称, 这是《条例》中明确作出的规定。《格式》进一步规定了标注发文机关署名时必须遵循的原则, 单一机关行文时, 谈不上使用标点符号的问题。但是, 在多个机关联合行文时, 对需要加盖公章的公文, 《格式》规定:联合行文时, 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置……。在工作实践中, 3个以上的机关联合行文时, 要在版心内水平方向每行编排至多且必须编排3个机关名称, 分别加盖3个印章, 各个机关之间不用任何标点符号。对不需要加盖印章的公文, 《格式》也仅仅指出“联合行文时, 应当先编排主办机关署名, 其余发文机关署名依次向下编排。”的要求, 各机关名称之间同样勿需标注标点符号。对于需要加盖签发人签名章的公文, 无论是单一机关制发的公文还是联合行文, 都要“签名章左空二字标注签发人职务”, 但在职务后并不需要加冒号“:”, 部分基层的党政机关办文时经常出现职务后加上冒号的错误, 应当予以纠正。

　　(六) 附注

　　涉及的标点符号:圆括号“ () ”, 全角冒号“:”, 分号“;”, 逗号“, ”等。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。《格式》指出:如有附注, 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。标注附注的正确方法是加圆括号“ () ”, 但在办文实际中, 有些公文制作者虽列出了“附注”这一要素, 但并没有用圆括号括起, 而使用了方括号、六角括号或方头括号, 都是不正确的。

　　《用法》附录B“标点符号若干用法的说明”中的“B.2.2行文中括号内外的标点用法”指出:括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外, 句内括号行文末尾通常不用标点符号。句外括号行文末尾是否用句号由括号内的语段结构决定:若语段较长、内容复杂, 应用句号。句内括号外是否用点号取决于括号所处位置:若句内括号处于句子停顿处, 应用点号。句外括号外通常不用点号。

　　附注中的括号显然是句外括号, 而且附注的内容比较简洁, 语段不会太长, 所以对附注中简单的句子, 在句尾处不需要加任何标点符号。如《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》 (中办发[2012]14号) 一文的附注为“ (此件发至县团级) ”, 再如《国务院关于印发“十三五”国家食品安全规划和“十三五”国家药品安全规划的通知》 (国发[2017]12号) 的附注为“ (此件公开发布) ”。但在一些公文的附件中, 句子的内部结构较多, 常常会在中间出现标点符号, 比如需要保密的公文, 附件内容可能是“ (此件不广播、不登报、不宣传) ”;再如在请示这一文种中, 一般要求有附注的内容, 常写为“ (联系人:×××;联系电话:××××××) ”。总之, 附注中的标点符号的使用可以用两句话概括:句间正常用, 句末要抹去。

　　三、版记部分

　　公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记, 包含抄送机关、印发机关和印发日期等要素, 涉及标点符号使用的主要是“抄送机关”。

　　抄送机关涉及的标点符号:全角冒号“:”, 逗号“, ”, 句号“。”等。抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关, 应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。《格式》指出:如有抄送机关, ……。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称, 回行时与冒号后的首字对齐, 最后一个抄送机关名称后标句号。规定得特别清楚。举一例文来印证, 如《省政府办公厅关于成立省政务公开和政务服务领导小组的通知》 (苏政办发[2013]168号) 一文的抄送机关编排为:

　　抄送:省委各部委, 省人大常委会办公厅, 省政协办公厅, 省法院, 省检察院, 省军区。

　　《格式》虽仅指出了“最后一个抄送机关后标句号”, 对于各抄送机关名称之间的标点符号并未提及, 但通过上例可以看出, 在办文工作中, 各抄送机关名称之间是用逗号隔开的———这已然成为办文过程中应予恪守的法则。