如何写好法定公文

　　法定公文就是指2012年4月6日中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)中规定的15种公文​‍‌‍​‍‌‍‌‍​‍​‍‌‍​‍‌‍​‍​‍‌‍​‍‌​‍​‍​‍‌‍​‍​‍​‍‌‍‌‍‌‍‌‍​‍‌‍​‍​​‍​‍​‍​‍​‍​‍​‍‌‍​‍‌‍​‍‌‍‌‍‌‍​。包括命令、决定、决议、公报、公告、通告、通报、请示、批复、通知、报告、意见、议案、函、纪要​‍‌‍​‍‌‍‌‍​‍​‍‌‍​‍‌‍​‍​‍‌‍​‍‌​‍​‍​‍‌‍​‍​‍​‍‌‍‌‍‌‍‌‍​‍‌‍​‍​​‍​‍​‍​‍​‍​‍​‍‌‍​‍‌‍​‍‌‍‌‍‌‍​。

　　一、共性部分

　　绝大多数公文，都有结构层次​‍‌‍​‍‌‍‌‍​‍​‍‌‍​‍‌‍​‍​‍‌‍​‍‌​‍​‍​‍‌‍​‍​‍​‍‌‍‌‍‌‍‌‍​‍‌‍​‍​​‍​‍​‍​‍​‍​‍​‍‌‍​‍‌‍​‍‌‍‌‍‌‍​。结构层次是一篇公文的骨架，给人留下一个系统的印象。公文写作的第一点不在于内容多么好，而在于结构是否完整、逻辑性是否突出。如果公文结构完整、层次分明，就已经成功了一大半。

　　(一)格式

　　大标题，一般都有主送机关(纪要没有，非法定公文也没有，比如调研报告)，有正文，有落款(一般比较正式的公文都有，比如意见、通知、报告等，非正式公文可以没有，比如讲话稿、倡议书等。落款就是发文机关和发文时间，发文时间用阿拉伯数字写)。

　　(二)标题

　　发文机关+关于+事由的文种。以标明由谁发文、为什么发文和用什么文种发文。三要素缺一不可，不能随意省略。比如，省略事由的，××省人民政府决定;省略发文机关的，关于开展安全知识进校园的通知;省略文种的，××单位关于召开某某会议的有关事宜。

　　批转、转发。批转是批准转发的意思，是上级机关对下级机关的文件所采用的标题。层层转发的文件应避免“关于”“转发”“通知”这些词反复出现。比如，《市总工会关于转发省总工会关于转发<中华全国总工会关于加强某某工作的通知>的通知》，应该改为《市总工会转发<中华全国总工会关于加强某某工作的通知>》。

　　事由说明要准确，避免题大意小。比如，××单位关于加强青年工作的通知，正文只讲了要加强团组织建设这一个方面或者只讲了要加强培训，题目就太大了，应改成××单位关于加强团组织建设的通知或者××单位关于加强青年干部教育培训工作的通知。这个例子反过来道理也是一样的，要避免题小意多。总体意思就是要避免题意含糊不清，尽量准确表达正文的意思。比如，××单位关于人才问题的请示，就显得过于笼统不具体，应该有一些词来限定问题，是要申请人才培养的经费，还是要请求上级多组织活动，还是想多配备一些职数等，这都是人才问题里面的内容。另外，还要注意避免重复表述，比如，××单位关于申请××的请示，“申请”和“请示”重复。××单位关于报送××的报告，“报送”和“报告”重复。

　　除了法规、规章、办法、条例等加书名号外，其他都不加。比如，××单位关于印发××领导讲话的通知，或者转发上级的意见、通知之类的，都不要加书名号。

　　多行标题。回行时要做到词意完整，断句要断在一个短语说完的地方。

　　大标题末尾不加标点，内部除了书名号和引号，也不加标点。比如党的十八大报告标题，《坚定不移沿着中国特色社会主义道路前进 为全面建成小康社会而奋斗》结尾没标点，中间也没标点，就是空一格。

　　(三)主送机关

　　同类机关之间用顿号，不同类机关之间用逗号，写完用冒号。比如，各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

　　排序原则。先外后内(各级地方政府在前，本机关的职能部门在后)，党政军群。比如，中共中央普发文件常用主送机关为：“各省、自治区、直辖市党委，各大军区党委，中央各部委、国家机关各部委党组(党委)，军委各总部、各军兵种党委，各人民团体党组：”

　　模板如下：

　　国务院下文：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

　　中央下文：各省、自治区、直辖市党委，中央各部委、国家机关各部委党组(党委)，各人民团体党组：

　　省政府下文：各市、县、自治县人民政府，省直各委、办、厅、局：

　　市政府下文：各区、县人民政府，各委、局，各直属单位：

　　局内部下文：局属各单位、机关各处室：

　　(四)序号

　　第一级：一、二、三、

　　第二级：(一)(二)(三)

　　第三级：1.2.3.

　　第四级：(1)(2)(3)

　　其他：第一，第二，第三;首先，其次，再次;一是二是三是。

　　内部标题如果单独成行，末尾不加标点。比如，“一、总体目标”如果是两个或者更多分局构成，分局之间加逗号，末尾还是不加标点。比如，“二、要深入调研，做好基础资料搜集”如果不是单独成行，末尾用句号。

　　二、个性部分

　　(一)意见

　　1.用途

　　一般是下行文，也有用作平行文。大多是上级机关对下级机关部署工作，指导工作原则、步骤和方法，对重要问题提出指导性见解和处理办法。

　　2.框架

　　由头：写出发布意见的背景、根据、目的、意义等。不用面面俱到，最后说一句“现就××问题提出以下意见”或“特制订本意见”即可。由头就是公文的开头，实际工作中可长可短，考试中建议短点，意思写到位就行。

　　总体要求(指导思想+基本原则+总体目标)。

　　主要措施(核心部分，逐条列举对重要问题的处理方法)。

　　工作要求(贯彻执行的一些要求，这部分可有可无，可以单独作为一大点，也可以作为结尾一小段，根据实际情况决定)。

　　(二)通知

　　1.用途

　　下行文，用于发布传达要求下级机关、有关单位周知或执行的事项。下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导意见，都可以用通知。

　　2.框架

　　由头：写出发布通知的背景、根据、目的、意义等，不用面面俱到。

　　主体：所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等组成，要有条理地组织表达。

　　贯彻执行要求(如果是发布指示、安排工作的通知，结尾可以加上这一部分。如果不是，没必要写)​‍‌‍​‍‌‍‌‍​‍​‍‌‍​‍‌‍​‍​‍‌‍​‍‌​‍​‍​‍‌‍​‍​‍​‍‌‍‌‍‌‍‌‍​‍‌‍​‍​​‍​‍​‍​‍​‍​‍​‍‌‍​‍‌‍​‍‌‍‌‍‌‍​。

　　会议通知要交代清楚召开会议的目的、主持单位和会议名称、会议内容、会议安排、参加人员、参会要求。

　　(三)通报

　　1.用途

　　下行文，用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或通报有关情况。

　　2.框架

　　表彰先进：表彰由头+表彰内容+希望要求

　　批评错误：问题概况+深入分析原因或本质+处理意见或希望要求

　　传达情况：总体概况+取得成绩+存在不足+今后打算

　　(四)决定

　　1.用途

　　下行文，对重要事项或重大行动作出安排。

　　2.框架

　　由头：写出决定的原因、目的、根据、意义等，开门见山、语言简洁，最后说一句“特作如下决定”。

　　主体：写明决定事项的具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。内容短、文字少的，就不分段一口气写完;内容多的，可以列出12345点，也可以每层意思归纳一个小标题，列于每部分之前，显得条理清晰、内容突出。

　　实施要求：提出希望、号召和要求，比如“各地区、各部门接到本决定后，要立即研究、抓紧部署”等。这部分也是可有可无。

　　决定如果是内部行文就要写主送机关，如果是公开行文就不用写主送机关。比如，中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定。

　　(五)报告

　　1.用途

　　上行文，用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或答复询问。不需要上级机关回复。

　　2.框架

　　反应情况：基本概况+问题分析+意见建议

　　总结经验：基本概况+经验分析+存在不足+今后打算

　　调查事故：基本概况+原因分析+处理意见+今后打算

　　特此报告：以上报告当否，请指示。

　　(六)请示

　　1.用途

　　上行文，用于向上级机关请求对某项工作、问题作出指示、明确或批准。需要得到上级机关回复。每个请示只能送一个主送机关，不能多头请示。

　　2.框架

　　由头：交代为什么要请示。原因讲得客观、具体，理由讲得充分合理，上级机关才好及时决断和回复。

　　主体：交代要请示什么问题。提出具体请求，要写得具体、明确、清晰，便于上级机关回复。一般写一项事项，如果多项，要分条列举。

　　当否，请批示;妥否，请批复;以上请示，请予审批;以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行。等等。

　　(七)函

　　1.用途

　　平行文，不相隶属机关之间沟通工作。

　　2.框架：

　　由头：交代根据，说明缘由。复函要引用来文的标题、发文字号。正确引用做法是公文标题加发文字号，比如《关于××工作的通知》(中办发〔2012〕14号)。

　　主体：内容单一，一函一事，行文要直截了当，简洁明确。复函要注意回复问题的针对性和明确性。

　　特此函询;请即复函;特此函告;特此函复。

　　(八)纪要

　　1.用途

　　就是指会议纪要。

　　2.框架

　　会议名称+纪要，比如省长办公会议纪要，省政府常务会议纪要。

　　开头：交代会议名称、时间、地点、参加人员、主持人、会期、主要议程、会议形式等组织情况以及会议主要成果。最后说一句“现将这次会议研究的几个问题纪要如下”或“现将会议主要精神纪要如下”。

　　主体：记录会议情况和结果。会议同意……会议指出……会议强调……会议认为……会议议定……会议要求……会议决定……会议明确……

　　参加会议的还有……(可有可无，根据实际情况而定)